Отметка о заверении копии

       Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.)

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

       При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно:

Секретарь  

(подпись) М.К.Сидорова

12.04.97

 

       В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

       При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче её на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью.

       Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителем руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.)

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.)

 

Отметка об исполнителе

       Этот реквизит проставляется при подготовке исходящих документов (писем, справок, заключений и т.д.) и содержит инициалы и фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

В.Ю.Кротова       

52 12 34

 

ИЛИ              

 

Кротова Вера Юрьевна

52 12 34

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

       Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения предприятия, в котором исполнен документ, например:

 

Вопрос решен по телефону

с гл.бухгалтером фирмы

"Маяк"

В дело 18-12

(подпись делопроизводителя)

18.09.2006

 

       Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию

       Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Отметка проставляется в нижнем правом углу первого листа входящего документа и содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

В регистрационный штамп входят: наименование организации-получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:

 

Канцелярия ОГУ 13.04.2004 № 356

АО "Маяк" Вх.№___________ «__»_________20___г.

 

       При отсутствии такого штампа от руки пишутся дата получения и индекс документа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. В организациях с большим объемом документооборота при обработке поступающих документов могут использоваться другие штампы, например: «Документ получен в поврежденном виде».

Идентификатор электронной копии документа

       Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

       Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации. Например,

С:\Отдел кадров \ Приказы \ Увольнение \ Петров

2

III. Организационно-распорядительная документация (ОРД). Документы по профессиональной деятельности