Информационно-справочные документы

 

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

 На предприятиях, в организациях составляются протоколы:

•     заседаний совета директоров (учредителей);

•     общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов и т. п.

Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение.

Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).

 Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Протокол должен иметь:

•     наименование организации;

•     наименование вида документа;

•     дату;

•     номер;

•     указание места издания (Москва);

•     заголовок к тексту;

•     текст;

•     подписи.

Датой протокола является дата проведения собрания.

Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия.

Текст протокола состоит из двух частей:

1) вводной;

2) основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2004 г.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

 

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

•     акт приема работ по договору;

•     акт приема-передачи документов;

•     акт списания материалов;

•     коммерческий акт;

•     акт проверки и т. д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения. но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности и т. п.).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

 Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке.

Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен иметь:

•     наименование организации (структурного подразделения);

•     наименование вида документа;

•     дату;

•     номер;

•     заголовок к тексту;

•     текст;

•     подписи;

•     печать (для важных и внешних актов);

•     приложения (при наличии копий подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например "Акт о недостаче ТНП" или "Акт приема-передачи документов с грифом "Конфиденциально".

В основной части акта излагаются:

•     цели и задачи;

•     сроки проведенной комиссией работы;

•     результаты (выводы, заключения, предложения).

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми липами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка "С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты".

 

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

По содержанию и назначению письма могут быть:

•     инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);

•     гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т. п.);

•     информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

•     рекламные (рекламирующие товары и услуги);

•     коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

•     рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

•     письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

•     письма-приглашения и др.

В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения.

В сопроводительном письме указывается:

•     с какой целью направляется основной документ;

•     что с ним необходимо сделать;

•     в какие сроки.

Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то составлять его не рекомендуется.

  Подготовка письма включает следующие стадии:

1) изучение существа вопроса;

2) сбор необходимых сведений, в т. ч. из предыдущей переписки;

3) подготовка проекта письма;

4) согласование проекта (при необходимости);

5) подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.

Письма оформляются на бланке письма. Письмо должно иметь:

•     дату;

•     номер;

•     ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

•     адресат;

•     заголовок (отвечающий на вопрос "о чем?");

•     текст;

•     отметку о наличии приложений;

•     подпись;

•     отметку об исполнителе.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

 В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п).

 

Докладная записка — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.

Служебная записка - документ, официально не принятый, т. е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка — документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.

Внутренняя докладная (служебная) записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.

Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя — на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.

Докладная (служебная) записка должна иметь:

•     наименование структурного подразделения - автора документа;

•     наименование вида документа;

•     дату;

•     номер (не обязательный реквизит);

•     заголовок к тексту;

•     текст;

•     подпись.

Датой докладной записки является дата подписания ее автором.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и отвечающий на вопрос "о чем?".

Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.

Во вводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.

В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы подписываются руководителем предприятия, внутренние — автором.

 

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Справки бывают двух основных видов:

•     справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т. п., составляемые по запросам граждан;

•     справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Справки по производственным вопросам могут быть:

•     внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации;

•     внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации,

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь:

•     наименование вида документа;

•     дату;

•     номер (при необходимости);

•     текст;

•     подпись;

•     печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например: "отделение милиции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Текст справки состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, то ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй — подшивается в дело.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Справки по производственным вопросам (внутренние):

•     составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4;

•     имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати;

•     подписываются составителем.