Документы по внешнеэкономической деятельности

Успех предпринимательской деятельности в значительной степени зависит от способности учредителя быстро и компетен­тно подготовить учредительские документы, зарегистрировать субъект деятельности, грамотно составить договор, разобраться в сути партнерских предложений, наладить деловые контакты, не упустить свою выгоду.

Правильно составленные документы помогут предприятию избежать мелких потерь и крупных просчетов, уверенно добиться намеченного результата, сберечь материальные и финансовые ре­сурсы, ускорить оборот, укрепить реноме в деловом мире. Наобо­рот, пренебрежительное отношение к «формальностям» способно пагубно отразиться не только на состоянии предприятия, но и на престиже, восстановить который подчас труднее, чем финансо­вый баланс.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее при­нимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных си­туациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Предприятия несут множество убытков из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов.

В процессе работы коммерческая деятельность предприятия мо­жет быть отражена

в следующих видах коммерческих документов:

· коммерческие письма (предложение-оферта, запросы и т.д.);

· коммерческие договоры;

· протоколы разногласий к коммерческим договорам;

· коммерческие акты о приемке товаров, услуг по качеству, ко­личеству и т.д.;

· претензии (рекламации);

· исковые заявления;

· кассационные жалобы.

Рассмотрим коммерческие письма. Коммерческие письма составляются от имени юридичес­кого лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

По своему функциональному назначению они разделяются на два следующих вида:

-письмо-запрос и ответ на него;

-письмо-предложение (оферта) и ответ на нее.

Письмо-запрос — это документ, представляющий собой обра­щение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара, т.е. сформулировать коммерческое предложе­ние. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

В запросе, как правило, указываются наименование товара условия, на которых импортеру желательно получить товар (количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа и др.).

Отвечаяна запрос, надо выяснить возможности поставки ин­тересующего покупателя товара с учетом изменения цены, объ­емов поставки, моделей, марок, сроков и др. Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие и заключает договор (контракт, соглашение). О своем несогласии с условиями предложения или незаинтересованности в закупке предлагаемого товара покупатель обязан сообщить про­давцу.

При ответе на запрос в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

· принятие запроса к рассмотрению;

· выяснение возможности поставки интересующего покупателя товара;

· отказ поставить интересующий покупателя товар;

· изменение условий запроса;

· обещание направить предложение на поставку интересующе­го покупателя товара.

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).

Письмо-предложение (оферта) представляет собой заявление продавца, экспортера желание заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено покупателю, импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе продавца, экспортера.

В коммерческом предложении обычно указываются наимено­вание предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При ответена предложение в случае, если покупатель согла­сен со всеми условиями предложения, он подтверждает его при­нятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Приня­тием предложения является выдача заказа или заключение конт­ракта.

Если покупатель не согласен с условием предложения или не заинтересован в закупке данного товара, он отклоняет его при­нятие.

Если покупатель не согласен с каким-либо условием предло­жения, он сообщает об этом продавцу, и между ними устанавли­вается переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах — предмете сделки качестве товара, цене и т.д.