Работа с исходящими документами

 

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые

из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены:

•     по почте;

•     курьером;

•     по факсу;

•     электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов:

•     составление проекта документа исполнителем;

•     проверка правильности оформления проекта документа;

•     согласование проекта документа;

•     подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

•     регистрация документа;

•     отправка документа адресату;

•     подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется работником службы делопроизводства или секретарем-референтом. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.).

Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов".

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего

документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

 

 

 

Работа с внутренними документами

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

•     составление проекта документа исполнителем;

•     проверка правильности оформления проекта документа;

•     согласование проекта документа;

•     подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях);

•     регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

•     передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

•     контроль исполнения документа;

•     исполнение документа;

•     проставление отметки об исполнении;

•     подшивка исполненного документа в дело.