2020-06-12
71
Входящий документ - документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.
Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены:
• по почте;
• курьером;
• по факсу;
• электронной почтой.
Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется работником службы делопроизводства или секретарем-референтом.
Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение (разметку);
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов в дела.
При первичной обработке осуществляют:
• проверку правильности доставки (адресования);
• проверку количества листов поступившего документа;
• проверку наличия приложения.
При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе"). При отсутствии листов документа или приложения: ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").
Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом ставится в известность отправитель.
При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки.
Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма:
• имеющие пометку "Лично"
• имеющие пометку "Конфиденциально", если не имеет допуск к ним.
При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:
• на регистрируемые;
• нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит:
• входящий номер документа;
• дату поступления;
• время поступления (при необходимости).
Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.
Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты, нормативные документы и т. д.).
Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" -отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения.
Без разметки передаются по назначению документы:
• имеющие в адресе указание структурного подразделения;
• фамилию работника предприятия.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.
При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.
Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:
• определить исполнителя;
• дать конкретные указания по исполнению документа;
• указать сроки исполнения.
Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям.
Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.
Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.
После исполнения на документе проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело".
Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком "Переписка с внешними организациями за 20…. г. по вопросам... (входящие)".
