double arrow

Работа с входящими документами


 

Входящий документ - документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.

Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены:

•     по почте;

•     курьером;

•     по факсу;

•     электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется работником службы делопроизводства или секретарем-референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

•     первичную обработку;

•     предварительное рассмотрение (разметку);

•     регистрацию;

•     рассмотрение документов руководством;

•     направление на исполнение;

•     контроль исполнения;

•     исполнение документов;

•     подшивку документов в дела.

При первичной обработке осуществляют:

•     проверку правильности доставки (адресования);

•     проверку количества листов поступившего документа;

•     проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе"). При отсутствии листов документа или приложения: ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").




Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки.

Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма:

•     имеющие пометку "Лично"

•     имеющие пометку "Конфиденциально", если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:

•     на регистрируемые;

•     нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит:

•     входящий номер документа;

•     дату поступления;

•     время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты, нормативные документы и т. д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.



На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" -отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения.

Без разметки передаются по назначению документы:

•     имеющие в адресе указание структурного подразделения;

•     фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:

•     определить исполнителя;

•     дать конкретные указания по исполнению документа;

•     указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.



С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям.

Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

После исполнения на документе проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком "Переписка с внешними организациями за 20…. г. по вопросам ... (входящие)".

 







Сейчас читают про: