Формирование и оформление дел

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное формирование дел способствует:

•     оперативному поиску необходимых документов;

•     обеспечивает их сохранность;

•     устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

•     в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

•     документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

•     документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

•     документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

•     в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

•     каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

•     в дело формируются, как правило, документы одного года;

•     в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, неподписанные или не утвержденные руководителем;

•     документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху.

 

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

•     протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

•     приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

•     документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

•     документы ограниченного доступа с грифом "Коммерческая тайна"

или "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;

•     переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;

•     если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2004 г." и составляют внутреннюю опись дела.

При выдаче документа, подшитого в дело, на его место закладывается лист-заместитель, в котором указано когда, кому и на какой срой выдан документ. При необходимости дело может быть выдано во временное пользование. На его место помещается карта-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, лица, которому выдано, даты возвращения, росписи в получении и приеме дела.

 

Оформление дел

       Уточнив сроки хранения документов и разделив их на дела постоянного, долговременного и временного хранения, приступают к их оформлению.

Дела временного характера (до 10 лет включительно) обрабатываются упрощенно. Они остаются в скоросшивателях, не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Основное внимание обращается на материалы постоянного и долговременного хранения. Их обработка производится в соответствии с требованиями, изложенными в Основных положениях ЕГСД.

       Дела постоянного хранения и материалы по личному составу подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) по 3-4 протокола или переплетаются. Металлические скрепления (булавки, скрепки) из дел должны быть удалены. Дела нумеруются, и в конце дела на отдельном листе ставится заверительная подпись.

       Закончив подшивку и нумерацию, оформляют обложку дела по единой установленной форме.

       На обложке указываются:

       - полное общепринятое название учреждения, его непосредственная подведомственность;

       - название структурного подразделения;

       - индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре дел, а также номер тома (если дело имеет несколько томов);

       - заголовок (название) дела;

       - дата (год) завершения дела или крайние даты (начало и окончание дела) для некоторых категорий документов;

       - срок хранения (для дел долговременного хранения) или надпись "Хранить постоянно" (для дел постоянного хранения);

       - количество листов в деле;

       - номер фонда, описи и дела по описи.

       Ряд сведений выносится на обложку в момент заведения дела по номенклатуре, а при сдаче в архив лишь уточняется.

       Название учреждения пишется полностью с указанием подчиненности в именительном падеже в верхней части обложки дела. Поскольку вышестоящее ведомство часто имеет принятое сокращенное наименование, это наименование может употребляться при описании.

       После названия учреждения с новой строки пишется название структурного подразделения.

       Если название учреждения или структурного подразделения менялось в течение периода, охватываемого документами дела, то на обложке приводится последнее название. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела.

       Заголовок на обложку дела обычно переносится из номенклатуры дел, согласованной с местным архивным учреждением. При подготовке дела к сдаче в архив заголовок может быть уточнен в ходе полистного просмотра документов.

       Если дело состоит из нескольких томов (чаще всего переписка), то заголовок каждого тома уточняется путем указания корреспондентов, место нахождения адресата и т.д. Для каждого тома указываются даты (число, месяц, год) его начало и окончание.

       На обложке дела пишется дата (год) его заведения в делопроизводстве. Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, тогда на обложке под датой с новой строки делается оговорка: “Имеются документы за такие-то годы".

       Для годовых планов, отчетов, смет и других видов документов, составленных сразу на год, дата указывается в заголовке дела и отдельно на обложку не выносится. Например: “Отчетность о работе за…….. год".

       Если дело формировалось несколько лет, на обложке указываются годы начала и окончания его в делопроизводстве. Данные заверительной надписи о количестве листов в деле цифрами выносятся на обложку. Обложка оформляется четко, светостойкими чернилами и тушью.

       Оформив и описав дела на обложках, проводят их систематизацию, которая заключается в расположении их в строго определенном порядке. Систематизация обеспечит быстрый поиск и использование документов в научных и практических целях. Если учреждение имеет номенклатуру дел, согласованную с архивным учреждением, то для систематизации можно пользоваться ею. Дела надо расположить в соответствии с номенклатурой в порядке возрастания их индекса. Если номенклатуры нет, то дела сначала нужно разложить по годам, а в пределах года по структурным подразделениям в той последовательности, которая указана в штатном расписании или положении об учреждении.

       На дела, систематизированные и подготовленные к постоянному и долговременному хранению, составляются описи. Описи представляют собой систематизированные перечни заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Они служат учетным и справочным пособием как в делопроизводстве, так и в архиве. Описи составляются раздельно на дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу