double arrow

Регистрация документов

Регистрация документа — фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

•     для обеспечения сохранности документов;

•     для удобства поиска документов;

•     для учета и контроля исполнения документов.

Формы регистрации документов

•     централизованная;

•     децентрализованная;

•     смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

•     входящие документы;

•     исходящие документы;

•     внутренние документы;

•     договоры (контракты) коммерческие;

•     документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

•     72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

•     1-5 — номер дела по номенклатуре.

 

Виды регистрации:

•     журнальная;

•     карточная;

•     компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Журналы регистрации включают следующие графы:

•     номер документа;

•     дата документа;

•     дата поступления;

•     автор документа (внешняя организация-отправитель) - для входящих документов;

•     адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;

•     количество листов документа;

•     резолюция;

•     исполнитель;

•     подпись исполнителя;

•     срок исполнения;

•     отметка об исполнении;

•     номер дела (папки);

•     имя файла;

•     примечание.

       Регистрацию коммерческих договоров (контрактов) можно проводить в журнале, имеющем небольшие отличия.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток — возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Система регистрации на ПК может быть создана:

•     в среде систем управления базами данных (Access);

•     с помощью электронных таблиц (Excel,Lotus);

•     в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы;

•     другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.), определяется специальными инструкциями.

 Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов включает:

•     поздравительные письма;

•     приглашения;

•     рекламные письма, прайс-листы, каталоги;

•     печатные издания (журналы, брошюры);

•     извещения, сообщения о встречах, переговорах;

•     письма с пометкой "лично";

•     программы конференций, совещаний и т. п.

 


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: