Регистрация документа — фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.
Регистрация необходима:
• для обеспечения сохранности документов;
• для удобства поиска документов;
• для учета и контроля исполнения документов.
Формы регистрации документов
• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
|
|
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• договоры (контракты) коммерческие;
• документы, имеющие гриф ограничения доступа.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
• 72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;
• 1-5 — номер дела по номенклатуре.
Виды регистрации:
• журнальная;
• карточная;
• компьютерная.
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов.
Журналы регистрации включают следующие графы:
• номер документа;
• дата документа;
• дата поступления;
• автор документа (внешняя организация-отправитель) - для входящих документов;
• адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;
• количество листов документа;
• резолюция;
• исполнитель;
|
|
• подпись исполнителя;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела (папки);
• имя файла;
• примечание.
Регистрацию коммерческих договоров (контрактов) можно проводить в журнале, имеющем небольшие отличия.
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.
В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток — возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.
Система регистрации на ПК может быть создана:
• в среде систем управления базами данных (Access);
• с помощью электронных таблиц (Excel,Lotus);
• в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы;
• другими программными средствами.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).
Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.), определяется специальными инструкциями.
Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов включает:
• поздравительные письма;
• приглашения;
• рекламные письма, прайс-листы, каталоги;
• печатные издания (журналы, брошюры);
• извещения, сообщения о встречах, переговорах;
• письма с пометкой "лично";
• программы конференций, совещаний и т. п.