Организация документооборота

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

       Документооборот - движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.

Объем документооборота зависит:

•     от значимости организации;

•     от ее функций и уровня решаемых задач;

•     от связей с внешними организациями.

       В документационном обеспечении существуют три группы документов:

•     входящие (поступающие в организацию документы);

•     исходящие (отправляемые из организации документы);

•     внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

•     первичную обработку;

•     предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

•     составление проекта документа исполнителем;

•     проверка правильности оформления проекта документа;

•     согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции:

•     рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов и резолюция - для входящих документов);

•     регистрация документов;

•     передача документов исполнителям;

•     контроль исполнения документов;

•     исполнение документов;

•     подшивка исполненных документов в дела;

•     использование документов в справочно-информационных целях;

•     подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

Основными принципами работы с документами являются:

•     единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

•     четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

•     современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

•     целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

•     умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

•     инструкция по делопроизводству предприятия;

•     образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;

•     номенклатура дел предприятия с указанием сроков хранения документов;

•     должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

•     техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;

•     методическое руководство службой делопроизводства работ с документами в структурных подразделениях предприятия;

•     информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;

•     назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.