Оформление частных деловых бумаг

Частные деловые бумаги -- это заявление, автобиография, расписка, доверенность, объявление, отчет о практике, докладная, объяснительная записка, т.е. то, что приходится писать каждому.

При написании деловых бумаг нужно помнить, что:

- они составляются строго по определенной форме,

- каждая новая мысль начинается с красной строки,

- все слова пишутся полностью, кроме общепринятых сокращений (ИрГТУ, МГУ, РФ, ЛДПР, АО, г, кг, руб., и.о. и т.д.)

- точки в аббревиатурах (сокращенных словах) не ставятся,

- в названиях учреждений с большой буквы пишется только первое слово (Иркутский государственный технический университет), кроме названий высших организаций и учреждений (Государственная Дума, Российская Федерация).

Рассмотрим правила составления некоторых наиболее актуальных документов.

ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу. Помните, что приятнее удовлетворить просьбу грамотного (!) человека.

Части заявления располагаются следующим образом:

· «шапка» пишется в правом верхнем углу с отступом в треть строки (чтобы вошло 2 слова). При этом, если вы адресуете заявление должностному лицу - используйте дательный падеж: ректор у, декан у, председател ю, начальник у отдела и пр. Если организации – падеж винительный: во втор ой отдел, в бухгалтер ию фирмы, в декана т, в объединени е, в ГАИ и т.д .,

· название документа ЗАЯВЛЕНИЕ пишется посередине, ниже «шапки»,

· текст пишется с красной строки, при этом просьба (первая часть заявления) выражается формулами:

Прошу + инфинитив (допустить, разрешить);

Прошу Вашего разрешения /согласия на что? (на отпуск, поездку),

¨ аргументировать просьбу (вторая часть заявления) можно с помощью следующих конструкций: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что),

¨ если к заявлению прилагаются какие-либо документы (справки, выписки из приказа и пр.), об этом должно быть сказано в третей части.

· дата – внизу слева, подпись – справа (не расшифровывается).

Например: Директору автобазы N 2

треста Воссибуголь

Скворцову В.И.

от водителя первого класса

Сизых Н.Ю.

Заявление

Прошу Вас с 10 по 25 мая 2003 года освободить меня от работы на дальних рейсах в связи с необходимостью проведения лечения в поликлинике.

Медицинская справка прилагается.

5.05.03 НСизых

По данному же образцу пишутся и ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ записка (содержащая, как правило, оправдания) и ДОКЛАДНАЯ записка (информативная или инициативная).

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ записка должна состоять из констатации факта, объяснения, почему так произошло, и (необязательно) заверения, что в дальнейшем такого не повторится.

Например: Коменданту общежития №2 ИрГТУ

И.А. Ивановой

от студента гр. МПР 02-2

Петрова Ивана Васильевича,

проживающего в комнате №56

Объяснительная записка

20 мая 2003 года в моей комнате действительно было шумно после 23 часов. Дело в том, что в этот день у меня был день рождения, друзья пришли меня поздравить, и нам не удалось разойтись до 23 часов.

Обещаю впредь не нарушать правил проживания в общежитии.

25 мая 2003 года. ИПетр …

В ДОКЛАДНОЙ записке обычно ниже заголовка в скобках указывается ее тема. Информативная докладная просто сообщает о каком-либо факте, инициативная докладная состоит из описания существующей ситуации, предложений по её изменению, аргументации необходимости этих изменений.

Например: Ректору ИрГТУ

проф. И.М.Головных

от студента гр. МПР 02-2

Петрова Ивана Васильевича,

Докладная записка

(о переносе зимней сессии)

В настоящее время в ИрГТУ зимняя сессия начинается после Нового года. Праздники мешают полноценно готовиться к экзаменам, экзамены не дают возможности иногородним студентам встретить Новый год в кругу семьи.

В связи со всем вышесказанным, предлагаю перенести зимнюю сессию на декабрь по примеру некоторых других вузов Иркутска. Это будет способствовать улучшению результатов сессии и значительно снизит количество ЧП в общежитиях в праздничные дни.

25 мая 2003 года. ИПетр…

АВТОБИОГРАФИЯ начинается с заголовка (следует помнить, что АВТО- значит СВОЯ, следовательно, не следует писать АВТОБИОГРАФИЯ кого?). Текст начинается со слова Я, после которого идут фамилия, имя и отчество, взятые в запятые с обеих сторон.

Этапы жизни автора перечисляются в хронологическом порядке, в отдельных абзацах, причём в каждом подчеркиваются достижения автора на данном этапе.

В конце обязательно указываются следующие данные:

- семейное положение (женат/не женат, замужем/не замужем, есть ли дети),

- отношение к военной службе,

- дата, подпись.

Например:

Автобиография

Я, Левкин Иван Петрович, родился 1 января 1980 года в Иркутске. С 1987 по 1997 г. учился в средней школе N 62. (Во время учебы в школе занимался боксом, получил второй юношеский разряд, окончил музыкальную школу по классу баяна, участвовал в олимпиадах по математике и физике).

В 1997 году поступил в Иркутский государственный технический университет на строительный факультет. (Во время обучения в университете продолжал заниматься боксом, получил звание мастера спорта. Участвовал в факультетской команде КВН. Кроме того, получил диплом переводчика в сфере профессиональной коммуникации, окончил курсы пользователя ПК).

В 2002 году, защитив диплом на тему «Реставрация ТЮЗа», окончил университет с присвоением квалификации «инженер-строитель». (Производственную и преддипломную практику проходил в тресте Иркутскстроймонтаж, выполняя обязанности прораба. При этом овладел рабочими профессиями электромонтажника, каменщика, штукатура-маляра).

С 2002 г. работаю в Иркутском строительном управлении N4. В настоящее время выполняю обязанности мастера участка СУ N3.

Женат, детей не имею.

Военнообязанный, имею звание лейтенанта запаса.

12.08.03 ИЛевк….

Примечание: Информация, данная в скобках, указывается только в том случае, если после окончания школы или вуза прошло немного времени и она ещё сохраняет актуальность.

ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет полномочия другому лицу предпринять за него какие-либо действия (чаще всего - получить что-либо).

- Наименование документа пишется с большой буквы в центре строки,

- форма: Я, Иванов Иван Иванович, паспорт №….., выдан (когда?кем?), доверяю Петрову Петру Петровичу,паспорт №….., выдан (когда?кем?), что сделать.

- дата - слева, подпись - справа,

- под датой и подписью предусмотреть место, чтобы документ заверить,

Например:

Доверенность.

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 3333333, выдан 20.09.00 Свердловским РОВД г. Иркутска, доверяю Петрову Петру Петровичу,паспорт №8888888, выдан 4.12.99 Кировским РОВД г. Иркутска, получить причитающуюся мне заработную плату за сентябрь 2003 года в кассе ИрГТУ.