2020-06-12
87
165. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 21 к настоящим Правилам.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:
приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
личные карточки работников;
лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
личные дела работников;
невостребованные трудовые книжки;
документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;
документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
документы об аттестации рабочих мест по условиям труда иподтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.
Личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников выделяются в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий.
Например:
1. Приказы № 1–102 директора института о приеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу и др. Том № 1
2. То же. № 103–202. Том № 2
3. Личные карточки работников института. А – М. Том № 1
4. Личные карточки работников института. Н – Ф. Том № 2
5. Лицевые счета работников института. А – М. Том № 1
6. Лицевые счета работников института. Н – Ф. Том № 2
Личные дела работников
7. Александров Анатолий Кириллович
8. Богуш Нина Михайловна
…
Невостребованные трудовые книжки
89. Климович Николай Петрович
90. Протоколы заседаний аттестационной комиссии института
При необходимости заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу могут систематизироваться по подразделам по структурному принципу.
Заголовки дел по личному составу, образующихся в организации в больших объемах, могут включаться по видам дел в самостоятельные годовые разделы, формирующие отдельные сводные описи (сводная опись личных дел, сводная опись невостребованных трудовых книжек и т.п.).
166. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел по личному составу, нумерации, заполнения граф годового раздела определяется в соответствии с требованиями пунктов 115–116 настоящих Правил.
Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Например, если приказ об увольнении работника был издан 28 декабря 2010 г., а работник на основании этого приказа был уволен 20 января 2011 г., то личное дело данного работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в годовой раздел сводной описи дел за 2011 год.
При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. В графе 3 годового раздела сводной описи «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.
При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу невостребованных трудовых книжек в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 3 годового раздела сводной описи «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.
167. Итоговая запись и заверительная надпись к годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляются в соответствии с требованиями пунктов 117–119 и 127 настоящих Правил.
168. При необходимостик годовому разделу сводной описи дел по личному составумогут составляться оглавление, список сокращений, указатели в соответствии с требованиями пунктов 122, 124, 125 настоящих Правил.
К первому годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляется титульный лист, оформляемый в соответствии с требованиями пунктов 136–142 настоящих Правил.
169. Листы годового раздела сводной описи дел по личному составу и справочного аппарата к нему нумеруются в порядке, установленном для нумерации листов годового раздела сводной описи дел постоянного хранения в соответствии с требованиями пункта 126 настоящих Правил.
170. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах. Годовые разделы сводной описи дел по личному составу в иных организациях составляются в двухэкземплярах.
171. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам) и согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации.
Если организация является источником комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу должен быть представлен на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации в трех экземплярах не позднее чем через два года после завершения дел, включенных в него, делопроизводством. После согласования годового раздела сводной описи дел по личному составу ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации он утверждается руководителем организации.
172. После утверждения годового раздела сводной описи дел по личному составу руководителем организации на обложках внесенных в него дел чернилами или шариковой ручкой проставляется архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела по описи).
173. Годовые разделы сводной описи дел по личному составу не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с клапанами или завязками.
174. Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел по личному составу, число заголовков дел в которых достигло тысячилибо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел по личному составу. Количество заголовков в законченной описи дел по личному составу может быть менее тысячи с учетом того, что заголовки дел, составляющих один годовой раздел сводной описи, должны быть включены в одну законченную опись. Физический объем законченной описи дел по личному составу вместе со справочным аппаратом к ней и листом-заверителем не должен превышать 250 листов.
К законченной описи дел по личному составу составляются титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись в соответствии с требованиями пунктов 135–142 настоящих Правил.
Справочный аппарат (оглавление, список сокращений, указатели) к законченным описям дел по личному составу составляются при необходимости в соответствии с требованиями пунктов 144, 146, 148 настоящих Правил.
175. В организациях, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, к законченной описи дел по личному составу составляется предисловие.
В предисловии к законченной описи дел по личному составу указываются сведения, аналогичные сведениям, указываемым во второй части историко-архивной справки, составляемой к сводной описи дел постоянного хранения в соответствии с требованиями пункта 264 настоящих Правил.
Предисловие подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
Предисловие помещается после титульного листа и оглавления (при его наличии).
176. Листы законченной описи и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней – валовая.
177. После истечения установленных сроков хранения дела, включенные в сводную опись дел по личному составу, уничтожаются в порядке, установленном главой 13 настоящих Правил.
Сведения о выбытии дел фиксируются в сводной описи дел по личному составу в соответствии с требованиями пункта 119 настоящих Правил.
РАЗДЕЛ VI
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 18
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
178. Под классификацией документов в пределах архива организации понимается их распределение по архивным фондам и архивным коллекциям.
179. Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации или гражданина, составляет ее (его) документальный фонд. В состав документального фонда организации входят все документы, хранящиеся в структурных подразделениях организации, в архиве организации и в государственном архиве (если организация является источником комплектования такого архива) независимо от их ценности.
Часть документального фонда организации, прошедшая в установленном порядке экспертизу ценности и поступившая на хранение в архив организации и (или) в государственный архив (если организация является источником комплектования такого архива), составляет ее архивный фонд.
180. Разновидностями архивного фонда являются: архивный фонд организации; объединенный архивный фонд; архивный фонд личного происхождения.
Наряду с архивным фондом (фондами) в архиве организации может создаваться и храниться архивная коллекция (коллекции).
181. Организация или гражданин, в деятельности которой (которого) образуется документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.
Отнесение обособленного подразделения или структурного подразделения с правами юридического лица к категории фондообразователей осуществляется архивом организации, а в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, – соответствующим государственным архивом.
182. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов и архивных коллекций.
Работы по фондированию осуществляются в делопроизводстве и в архиве организации. Фондирование в делопроизводстве осуществляется при формировании дел, отборе их для передачи на хранение в архив организации. Фондирование в архиве организации осуществляется при описании принятых необработанных документов, переработке старых неудовлетворительно составленных описей дел, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, а также при отборе документов для передачи на хранение в государственный архив, если организация является источником комплектования такого архива.
Архив организации проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, источником комплектования которого он является.
183. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего фондообразователя.
Определение фондовой принадлежности проводится на основе изучения документов, в результате которого устанавливается, относятся ли они к составу документации данного фондообразователя.
184. Архивный фонд организации состоит из архивных документов, образовавшихся в процессе ее деятельности.
Фондовая принадлежность документов устанавливается по наименованию организации, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности организации, обозначению адресата, подписям, резолюциям, оттискам регистрационных штампов, иным делопроизводственным отметкам.
При определении принадлежности документов к фонду организации соблюдаются следующие правила:
входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Копии исходящих документов и внутренние документы относятся к фонду той организации, в которой они составлены;
дела, которые велись в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством;
документы организации и ее первичных организаций (профсоюзных, молодежных и других) могут составлять единый архивный фонд;
при реорганизации организации в форме слияния законченные делопроизводством дела включаются в фонды реорганизованных организаций, а незаконченные – в фонд вновь возникшей организации;
при реорганизации организации в форме присоединения законченные делопроизводством дела присоединенной организации включаются в ее фонд, а незаконченные – в фонд организации, к которой она была присоединена. Если организация присоединена на правах обособленного структурного подразделения или не обособленного структурного подразделения с правами юридического лица, ее документы, законченные и не законченные делопроизводством, могут образовывать отдельный (самостоятельный) фонд;
при организациив форме разделения законченные делопроизводством дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные – в фонды вновь возникших организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;
при реорганизации организациив форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные – в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;
при реорганизации организациив форме преобразования ее документы, образовавшиеся до и после реорганизации, составляют единый фонд;
при реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее документы, образовавшиеся в организации после такого преобразования, составляют новый фонд;
при переименовании, изменении подчиненности, местонахождения, структуры организации, не сопровождающиеся изменениями ее первоначальных функций, прав и обязанностей, а также при временном прекращении деятельности организации ее документы составляют единый фонд;
при измененииадминистративно-территориального деления документы вновь образованных органов местного управления и самоуправления составляют новые фонды;
при измененииадминистративно-территориального деления документы органов местного управления и самоуправления города, поселка, села и других населенных пунктов, а также иных организаций, продолживших действовать на территории соответствующих административно-территориальных единиц, новые фонды не образуют;
при сохранении имеющихся административно-территориальных единиц в составе новой административно-территориальной единицы, переименовании или преобразовании административно-территориальной единицы без изменения ее внутреннего деления документы органов местного управления и самоуправления составляют единые фонды.
185. При определении хронологических границ фонда организации соблюдаются следующие правила:
хронологическими границами фонда организации являются официальные даты ее создания и ликвидации или реорганизации, повлекшей образование нового фонда в соответствии с требованиями пункта 184 настоящих Правил;
при отсутствии документов начального или завершающего периодов деятельности организации, а также при наличии в составе фонда более ранних документов хронологические границы фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда.
186. В архиве организации могут создаваться объединенные архивные фонды. Объединенный архивный фонд формируется из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.
Объединенный архивный фонд может быть сформирован из документов:
однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших и (или) действующих на определенной территории;
руководящего органа (вышестоящей организации) и подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций, действовавших на определенной территории;
последовательно сменявших друг друга организаций, если функции, права и обязанности предшественников полностью или частично передавались их правопреемникам.
187. Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются:
для созданного по признаку однородного целевого назначения организаций – даты создания наиболее ранней и ликвидации поздней по времени деятельности организаций;
для созданного по признаку подчиненности организаций – даты деятельности руководящего органа (вышестоящей организации);
для созданного по признаку преемственности функций, прав и обязанностей организаций – даты деятельности каждой организации.
Создание объединенного архивного фонда предполагает размещение его документов в одном месте хранилища, перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, пересистематизацию и переработку дел и описей дел, а также внесение изменений в топографические указатели, составляемые в соответствии с требованиями пункта 306 настоящих Правил.
188. В архиве организации могут создаваться архивные коллекции, представляющие собой совокупность отдельных разрозненных архивных документов, как правило, образовавшихся в деятельности различных фондообразователейи объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, объектному, хронологическому). Архивная коллекция может пополняться новыми документами.
Коллекции могут поступать в архив в виде сложившихся комплексов документов. Архивные коллекции, поступившие в архив организации из других архивов, от организаций или граждан, расформированию не подлежат.
Хронологическими границами архивной коллекции, сформированной в архиве организации, является год создания коллекции; сформированной гражданином (гражданами), – даты жизни коллекционера (коллекционеров).
Создание коллекций в архивах организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, осуществляется по согласованию с соответствующим государственным архивом.
189. Каждому архивному фонду и архивной коллекции присваивается название.
Название архивного фонда организации состоит из официального наименования организации (полного и сокращенного) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения.
Название объединенного архивного фонда, созданного:
из документов однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, представляет собой обобщенное наименование организаций;
из документов руководящего органа (вышестоящей организации) и подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций, состоит из наименования руководящего органа (вышестоящей организации) и обобщенного наименования подчиненных ему (входящих в состав, систему)организаций;
из документов последовательно сменявших друг друга организаций, состоит из перечисления в хронологической последовательности всех наименований организаций.
В названии архивной коллекции, как правило, указываются вид (виды) документов, тема, период, при необходимости – ее составитель (организация или гражданин) и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции.
190. Номер архивному фонду и архивной коллекции присваивается в случаях и в порядке, определенных пунктом 139 настоящих Правил.
191. Фонд представляет собой основную классификационную и учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.
Если среди документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные в него документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.
Из фондов личного происхождения документы государственных организаций могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц-руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.
ГЛАВА 19
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА
192. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде.
193. Учетно-классификационной единицей архивного фонда является единица хранения (дело) – совокупность документов (или документ), сформированных по одному или нескольким признакам (видам документов, вопросам, корреспондентам и др.) и помещенных в отдельную обложку.
Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
194. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией. Систематизация включает группировку и расположение дел в пределах архивного фонда согласно схеме систематизации.
Работы по систематизации дел осуществляются в делопроизводстве организации и в архиве организации. Систематизация в делопроизводстве осуществляется при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче в архив организации, составлении описей дел структурных подразделений. Систематизация в архиве организации осуществляется при составлении и переработке сводных описей дел, создании объединенных архивных фондов, архивных коллекций, а также при подготовке дел к передаче на хранение в государственный архив, если организация является источником комплектования такого архива.
Архив организации проводит систематизацию дел по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, источником комплектования которого он является.
195. Схема систематизации дел является основанием для внутренней организации делархивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.
В зависимости от признака группировки дел схема систематизации архивного фонда может отражать структуру организации, ее функции, права, обязанности, состав документов фонда (виды и разновидности документов), важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах.
196. Построение схемы систематизации и распределение дел внутри архивного фонда организации проводится на основе следующих признаков:
структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям организации);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
функционального (с учетом функций, направлений деятельности организации);
номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов).
При построении схемы систематизации и распределения дел внутри объединенного архивного фонда, архивной коллекции дополнительно применяются следующие признаки:
тематический (в соответствии с тематикой содержания документов);
корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
географический (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторский (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
197. При построении схемы систематизации дела организации группируются, как правило, по нескольким признакам, последовательное применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда:
197.1. на основе сочетания хронологического и структурного признаков формируются хронологически-структурная или структурно-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда.
При систематизации дел по хронологически-структурной схеме дела группируются по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.
Например:
2009 год
Общий отдел
Отдел экономического прогнозирования
Производственно-технологический отдел
Отдел капитального строительства
Служба главного механика и энергетика
Финансовый отдел
Бухгалтерия
Отдел организации труда и заработной платы
Отдел кадров
Юридический отдел
Архив
Профессиональный союз
2010 год
Общий отдел
Отдел экономического прогнозирования
Производственно-технологический отдел
Отдел капитального строительства
Служба главного механика и энергетика
Финансовый отдел
Бухгалтерия
Отдел организации труда и заработной платы
Отдел кадров
Юридический отдел
Архив
Профессиональный союз
При систематизации дел по структурно-хронологической схеме дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени их создания.
Например:
Канцелярия
2009 год
2010 год
Отдел финансирования и бухгалтерского учета
2009 год
2010 год
Отдел организации труда и заработной платы
2009 год
2010 год
Отдел кадров
2009 год
2010 год
Принадлежность документов и дел к структурному подразделению устанавливается по наименованию структурного подразделения, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности подразделения, индексу, присвоенному структурному подразделению, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, иным делопроизводственным отметкам;
197.2. на основе сочетания хронологического и функционального признаков формируются хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда.
При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме дела группируются по времени их создания, а затем по функциям (направлениям деятельности) организации.
Например:
2009 год
Руководство
Бухгалтерский учет и финансирование
Работа с кадрами
2010 год
Руководство
Бухгалтерский учет и финансирование
Работа с кадрами
При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются по функциям (направлениям деятельности) организации, а затем по времени их создания.
Например:
Руководство
2009 год
2010 год
Бухгалтерский учет и финансирование
2009 год
2010 год
Работа с кадрами
2009 год
2010 год
При систематизации дел по хронологически-функциональной или функционально-хронологической схеме группы (подгруппы) дел располагаются с учетом значимости функций (направлений деятельности) организации: руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадровая работа, материально-техническое обеспечение и т.д.;
197.3. на основе сочетания хронологического, структурного и функционального признаков формируются хронологически-структурно-функциональная или структурно-функционально-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда;
Например:
2009 год
Руководство
Бухгалтерия
Работа с кадрами
Профессиональный союз
2010 год
Руководство
Бухгалтерия
Работа с кадрами
Профессиональный союз
197.4. на основе сочетания хронологического и номинального признаков формируются хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда.
При систематизации дел по хронологически-номинальной схеме дела группируются по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы – по номинальному признаку.
Например:
2009 год
Приказы
Протоколы
Планы
Отчеты
2010 год
Приказы
Протоколы
Планы
Отчеты
При систематизации дел по номинально-хронологической схеме дела группируются по номинальному признаку, а затем по времени их создания.
Например:
Приказы
2009 год
2010 год
Протоколы
2009 год
2010 год
198. При выборе классификационных признаков для проведения группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами архивного фонда, а также для создания наиболее удобной в целях использования документов системы их организации.
199. Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
Для систематизации дел по личному составу применяется хронологически-номинальная схема систематизации, согласно которой в пределах каждого годового (хронологического) раздела сводной описи дел дела систематизируются по номинальному признаку в последовательности, установленной пунктом 165 настоящих Правил.
