2020-06-12
70
По мере копирования документов и передачи микрофотокопий в специальное хранилище к описям микрофотокопий страхового фонда составляются новые итоговые записи с указанием включенных в них дел страхового фонда, скопированных дел и отснятых кадров.
В сводныхописях в графе «Примечание» напротив заголовков скопированных дел проставляется буквенный индекс «СФ». Если скопированы все дела, включенные в опись, индекс «СФ» проставляется только на обложке и титульном листе описи.
Объем страхового фонда в разрезе сводных описей отражается в листе фонда. Общий объем страхового фонда и фонда пользования указывается в паспорте архивохранилища.
230. За единицу учета и единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма, за единицу измерения страхового фонда – кадр микрофильма.
Каждая единица хранения страхового фонда вносится в валовом порядке в книгу учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (независимо от фондовой принадлежности) с присвоением ей учетного номера.
|
|
|
На все микрофотокопии страхового фонда вне зависимости от фондовой принадлежности составляется опись микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке.
Архивный шифр единицы хранения страхового фонда включает наименование архива организации*, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением буквенного индекса «СФ».
Архивный шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на этикетке верхней крышки коробки, в которой хранится копия, а также на боковых стенках.
В качестве вспомогательной формы учета микрофотокопий страхового фонда архив организации может вести лист (карточку) учета микрофотокопий по каждому фонду, документы которого копировались.
______________________________
*В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, не оформляется.
231. За единицу учета страхового фонда на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, изготовленный из химически инертной бумаги. Съемка нескольких дел на одну микрофишу не допускается.
За единицу хранения страхового фонда на микрофишах принимается микрофиша, за единицу измерения – кадр.
В книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер.
|
|
|
Описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, на одну или несколько архивных описей.
Учетным номером единицы учета страхового фонда на микрофишах является учетный номер отснятого дела.
В каждом конверте размещается одна единица учета страхового фонда на микрофишах. Архивным шифром единицы учета соответственно является архивный шифр отснятого дела, который проставляется в верхнем правом углу конверта.
В левом углу конверта проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге учета поступлений с добавлением буквенных индексов «СФ» – для страхового фонда и «П» (позитив), «Д» (диазокопия) – для фонда пользования.
Конверты с микрофишами размещаются в специальных ящиках в порядке номеров фондов, описей, дел.
РАЗДЕЛ VIII
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
ГЛАВА 26
СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТЫ
232. Система научно-справочного аппарата (далее – НСА) архива организации представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемыхархивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее – АИПС) о составе, содержании и местонахождении архивных фондов и (или) архивных документов.
Система НСА архива организации создается в целях оперативного поиска документов, наиболее полного и эффективного использования содержащейся в них информации.
Система НСА архива организации разрабатывается на единой научно-методической основе с учетом принципов преемственности с учетно-справочным аппаратом, создаваемым в делопроизводстве организации, и совместимости с системой НСА государственного архива, источником комплектования которого является организация.
233. Элементами системы НСА архива организации являются описи дел, номенклатуры дел (для документов временного (до 10 лет) хранения), списки фондов, архивные каталоги, архивные картотеки, указатели, обзоры архивных документов и АИПС, выполняющие функции этих архивных справочников.
Выбор состава архивных справочников и АИПС в архиве организации определяется видом архива, количеством хранящихся в нем фондов, составом и содержанием архивных документов, характером и задачами поиска документов, интенсивностью их использования.
ГЛАВА 27
СВОДНЫЕ ОПИСИ ДЕЛ И НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
234. Сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) являются обязательными элементами системы НСА архива организации.
В архиве организации сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) составляются при поступлении документов из структурных подразделений и в процессе усовершенствования или переработки сводных описей. Виды и содержание описей дел, порядок их составления и оформления определяются в соответствии с требованиями глав 11, 14–17 настоящих Правил.
На основании сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) в архиве организации разрабатываются все иные виды архивных справочников и АИПС. При их разработке используются поисковые данные, закрепленные описью дел: номера фонда, описи, дела, листов дел (при необходимости).
235. Номенклатуры дел организации используются в архиве организации для определения, состава, содержания и местонахождения документов временного (до 10 лет) хранения в случае их передачи в архив организации в соответствии с требованиями пункта 98 настоящих Правил.
При необходимости создания архивных справочников и (или) АИПС к документам временного (до 10 лет) хранения используются сформированные в делопроизводстве справочные картотеки, связанные поисковыми данными с номенклатурами дел, заменяющими в архиве организации описи.
|
|
|
ГЛАВА 28
АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ И АРХИВНЫЕ КАРТОТЕКИ
236. Архивный каталог (архивная картотека) – это архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о содержании документов архива, расположенные в соответствии с принятой в нем схемой классификации документной информации.
Архивные каталоги (архивные картотеки) создаются на документы наиболее часто используемых фондов или их частей (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу, научно-техническая документация и т.д.).
Необходимость создания архивных каталогов (архивных картотек) и выбор их видов определяются потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива.
237. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению архивных каталогов (архивных картотек) называется каталогизацией документов.
Каталогизация в архиве организации может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).
238. Архивные картотеки могут полностью создаваться в архиве организации, или их основой могут служить справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в архив организации вместе с документами.
При построении архивных картотек на основе справочных картотек, сформированных в делопроизводстве организации, производится их обработка, которая включает: отбор карточек из картотек на документы, вошедшие в дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу; проставление на карточках архивных шифров (вынесение на карточку поисковых данных о деле или документе, на которые составлена данная карточка); систематизацию отобранных карточек в соответствии с принятой схемой систематизации.
239. В зависимости от задач по использованию документов и содержания документов архива организации могут создаваться предметные, тематические и другие картотеки.
240. В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.
|
|
|
Разновидностями предметной картотеки являются именная (по личному составу), географическая и другие.
Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о периоде работы (трудовом стаже), размере заработной платы и других сведений социально-правового характера. Карточки содержат информацию: фамилию, собственное имя, отчество работника; ссылки на номера фонда, описи, дел, листов, в которых имеются сведения о работнике. Карточки систематизируются по фамилиям в алфавитном порядке, в пределах одинаковых фамилий – по алфавиту собственных имен, отчеств.
В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.
241. В тематической картотеке карточки группируются внутри тем (в соответствии с содержанием документов или направлением деятельности, к которой относятся документы).
Разновидностями тематической картотеки являются картотека по истории организаций и картотека названий фондов.
Картотека по истории организаций создается, как правило, в архиве организации, имеющем большую сеть источников комплектования. Она содержит информацию о создании, реорганизации, ликвидации организаций, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, передающих документы в данный архив, со ссылками на соответствующие правовые акты, явившиеся основанием для их создания, реорганизации, ликвидации.
Картотека названий фондов создается, как правило, в архиве организации, хранящем значительное количество фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.
242. Несколько архивных картотек одного вида могут объединяться в архивный каталог.
243. Архивные каталоги могут полностью создаваться в архиве организации или их основой могут служить архивные картотеки.
При создании архивных каталогов используются каталожные карточки согласно приложениям 38, 39 к настоящим Правилам.
244. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
245. В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и направлениям деятельности общества, содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются связи между событиями и явлениями.
Систематические каталоги строятся на основании схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах архивов.
К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.
246. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.
Самостоятельный тематический каталог создается в архиве организации в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
Разновидностями тематического каталога являются каталоги по истории организаций, по истории административно-территориального деления и др.
В каталоге по истории организацийдокументная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности (подчиненности), а далее – по типам организаций в алфавитном порядке.
В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по видам административно-территориальных единиц в алфавитном порядке.
247. В предметном каталоге документная информация классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.
Разновидностями предметного каталога являются именной, географический и другие.
В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому признакам.
В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических названий. Основой классификации может являться административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.
248. Объектом описания в каталоге, картотеке может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).
Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную информацию по нескольким вопросам. Каждый документ или его часть описывается на отдельной карточке.
Поединичный прием описания применяется при каталогизации дел, сформированных по одному вопросу. Заголовок дела вносится на одну карточку.
Групповым способом описываются однотипные дела или группа документов одного дела по одному вопросу (предмету). На них составляется одна карточка.
ГЛАВА 29
УКАЗАТЕЛИ
249. Указатель – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень предметных понятий, сведения о которых содержатся в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Указатели могут разрабатываться в качестве самостоятельных архивных справочников (архивный указатель) либо являться частью других элементов системы НСА архива организации (указатели к описям дел, каталогам, обзорам архивных документов).
250. Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.
В архиве организации указатели составляются, как правило, к описям дел. Указатели к описям дел составляются, если фонд имеет сложную структуру, описи содержат большое количество дел, а документы – многостороннюю информацию.
251. Указатели могут быть глухими (содержат предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (содержат предметные понятия с пояснениями и их поисковые данные).
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой (не имеет подрубрик) и сложной (имеет подрубрику или определение понятия).
252. Указатели могут составляться к делам или документам одной описи, нескольких описей фонда, всего фонда (пофондовый указатель), нескольких фондов (межфондовый указатель).
Поисковые данные указателя к делам одной описи включают номера дел, к делам нескольких описей фонда – номера описей и дел, к делам нескольких фондов – номера фондов, описей и дел.
Поисковые данные указателя к документам одного фонда содержат номера описей, дел, листов дел, к документам нескольких фондов – номера фондов, описей дел, дел, листов дел.
253. Основными видами указателей являются предметный и хронологический.
Предметный указатель может быть общим и специальным. Общий предметный указатель включает разнородные предметные понятия различного характера, специальный – однородные предметные понятия. Общий предметный указатель по структуре рубрик может быть только глухим, специальный – глухим или аннотированным. Связь между близкими понятиями в предметном указателе осуществляется путем применения общих («см.») и частных («см. также») ссылок (отсылок).
Разновидностями предметного указателя являются тематический, именной, географический.
В тематическом указателе предметные понятия располагаются в алфавитном порядке, названия рубрик указываются в именительном падеже.
Например:
Аварии на производстве – дд. 118, 320
Медицинское обслуживание на предприятии – дд. 38, 39, 114
Служба охраны труда – дд. 19, 34, 103
Состояние охраны труда и техники безопасности – дд. 24, 50, 96
Спецодежда – дд. 62, 221
Условия труда – дд. 21, 48, 94
Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, собственные имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, биографические справки). Именной указатель может быть глухим или аннотированным.
Например:
Горбачев Г.Л. – дд. 8, 12, 44
Жумарь С.В. – дд. 9, 14, 47
или
Горбачев Геннадий Леонидович – дд. 8, 12, 44
Жумарь Сергей Владимирович – дд. 9, 14, 47
или
Горбачев Геннадий Леонидович, заведующий отделом автоматизированных архивных технологий Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела – дд. 8, 12, 44
Жумарь Сергей Владимирович, заместитель директора по научной работе Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела – дд. 9, 14, 47
Географический указатель строится по алфавитному признаку и включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических объектов.
Например:
Борисов, г. – дд. 5, 13, 99
Боровая, дер. – д. 64
Логойск, г. – дд. 5, 13, 72
Орша, г. – дд. 11, 54
Острошицкий городок, п.г.т. – д. 84
или
Борисов, г. Минской обл. – дд. 5, 13, 99
Боровая, дер., Минского р-на Минской обл. – д. 64
Логойск, г. Минской обл. – дд. 5, 13, 72
Орша, г. Витебской обл. – дд. 11, 54
Острошицкий городок, п.г.т. Минского р-на Минской обл. – д. 84
Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации в том виде, в каком они названы в заголовках дел или в архивных документах.
Например:
Витебщина – дд. 15, 44
Полесье – дд. 15, 37, 52
Приграничные регионы – дд. 17, 54, 79
Центральный регион – д. 80
Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов. Указатель составляется глухим.
Например:
2005 г. – оп.1, дд. 3, 5, 17–21
2006 г. – оп.2, дд. 1–9
ГЛАВА 30
ОБЗОРЫ АРХИВНЫХДОКУМЕНТОВ
254. Обзор архивных документов (далее – обзор) – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа.
Видами обзоров являются обзор фонда и тематический обзор.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.
255. Обзоры строятся по структурной, отраслевой, тематической или хронологической схемам.
Обзор состоит из аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата.
256. Аннотации могут быть групповыми или индивидуальными.
Основой обзора являются групповые аннотации. В групповых аннотациях излагается краткое содержание групп дел, указываются основные разновидности включенных в них документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность и поисковые данные.
Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значительных документов.
В обзоре фонда и тематическом обзоре, содержащем сведения о составе и содержании документов одного фонда, поисковые данные состоят из номеров описей, дел, листов дел. В тематическом обзоре, содержащем сведения о составе и содержании архивных документов нескольких фондов, поисковые данные дополняются номерами этих фондов.
257. В состав справочного аппарата обзора фонда входят титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. В состав справочного аппарата тематического обзора, содержащего сведения о составе и содержании архивных документов нескольких фондов, дополнительно включается список фондов, информация о которых включена в обзор.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составу справочного аппарата.
ГЛАВА 31
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА К ФОНДУ
258. Историко-архивная справка – документ, содержащий сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им.
Историко-архивная справка к фонду составляется одновременно с составлением первого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения в ходе научно-технической обработки дел фонда и вместе с указанным разделом описипредставляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации.
259. В заголовке историко-архивной справки указывается полное наименование организации в родительном падеже, хронологические рамки справки, номер фонда (если имеется).
При составлении историко-архивной справки ко второму и последующим годовым разделам сводной описи в ее заголовке после названия в скобках помещается слово «продолжение» и указывается год, за который она составлена.
Например:
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА (продолжение)
к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 2009 год
Фонд № 326
260. Историко-архивная справка состоит из двух частей: исторической и архивной.
261. В первой части историко-архивной справки раскрывается история организации. В ней в хронологической последовательности указываются следующие сведения:
дата создания организации (со ссылкой на соответствующие правовые акты);
подчиненность, задачи, функции, направления деятельности организациив соответствии с ее уставом или положением о ней, их изменения;
структура организации и сеть подчиненных (входящих в состав, систему) организаций на момент создания;
изменения в структуре организации (создание, реорганизация, переименование, ликвидация структурных подразделений, в деятельности которых образовались документы постоянного хранения, включенные в опись) с указанием дат и ссылками на правовые акты;
реорганизация организации, изменения сети подчиненных (входящих в состав, систему) организаций с указанием дат и ссылками на правовые акты;
причина, основание и дата ликвидации организации со ссылкой на правовой акт; указание нового места хранения дел постоянного хранения и по личному составу.
262. Если организация имеет сложную структуру, в историко-архивной справке дается общая характеристика ее функций с последующей детализацией по структурным частям. Сведения о структуре организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций могут оформляться как приложения к историко-архивной справке в виде списка структурных подразделений и (или) подчиненных (входящих в состав, систему) организаций по состоянию на определенную дату.
263. При составлении исторической части историко-архивной справки используются правовые акты о создании, реорганизации, переименовании, ликвидации организации, устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, приказы по основной деятельности, штатные расписания, иные правовые акты, учетные, финансовые и прочие документы, справочная литература.
В историко-архивной справке обязательны ссылки на источники опубликования правовых актов, архивные документы (с указанием номеров фонда, описи, дела, листов), использованные при составлении историко-архивной справки. Ссылки помещаются в нижней части соответствующего листа под основным текстом.
264. Во второй части историко-архивной справки раскрывается история фонда и дается характеристика его состояния. В ней указываются следующие сведения:
время поступления документов фонда в архив организации и место их прежнего хранения;
наличие других сводных описей дел фонда (указываются их хронологические рамки, количество дел, наличие справочного аппарата);
перечень структурных подразделений, документы которых включены (не включены) в сводную опись;
принципы построения сводной описи;
краткая аннотация состава и содержания дел, включенных в опись (перечисление наиболее типичных групп дел по их содержанию, видам и разновидностям документов);
особенности формирования и систематизации нетипичных дел (сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда, делах, сформированных из документов за два года или более лет, и т.д.);
полнота состава дел, включенных в сводную опись, причины отсутствия тех или иных документов и дел;
изменения в составе и объеме фонда, причины изменений;
сведения о документах организации (в том числе по личному составу), хранящихся в составе других фондов, о месте их хранения;
особенности формирования, систематизации и хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота состава указанных дел и включенных в них документов;
сведения о выделении документов временного хранения с отметкой «ЭПК» к уничтожению;
особенности физического состояния документов и дел (удовлетворительное, неудовлетворительное);
сведения о научно-справочном аппарате к фонду.
265. Сведения по истории организации, ее фонда, характеристика состояния фонда, отраженные в историко-архивной справке, составленной к первому годовому разделу, в продолжениях историко-архивной справки излагаются только при наличии соответствующих изменений (подчиненности, задач, функций и т.д.).
266. Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) подписывается составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления.
Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров годовых разделов сводной описи, установленных пунктом 128 настоящих Правил.
Если организация является источником комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, историко-архивная справка (продолжение историко-архивной справки) передается на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации одновременно с годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения.
267. К законченной описи дел постоянного хранения составляется единая историко-архивная справка, в которую включаются все сведения, содержащиеся в историко-архивной справке и ее продолжениях, составленных к годовым разделам сводной описи. Хронологические рамки, отражаемые в заголовке такой историко-архивной справки, должны соответствовать крайним датам дел, включенным в законченную опись дел постоянного хранения.
Например:
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА
к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 2005–2009 гг.
Фонд № 326
К первому годовому разделу новой сводной описи составляется новая историко-архивная справка.
Например:
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА
к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 2010 год
Фонд № 326
268. Историко-архивная справка к законченной описи составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров законченной описи дел, и подшивается (переплетается) вместе с ними в соответствии с требованиями пункта 145 настоящих Правил.
РАЗДЕЛ IX
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
ГЛАВА 32
СИСТЕМА МЕР ПО СОЗДАНИЮ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
269. Обеспечение сохранности документов – это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.
270. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
строительством, реконструкцией и ремонтом заданий и(или) помещений архива;
оборудованием рабочих помещений и хранилищ архива средствами пожаротушения, охраны и сигнализации, применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в здании и помещениях архива;
применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки).
271. Под организацией хранения документов понимается система проводимых в архиве мероприятий, обеспечивающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
