2020-06-12
56
Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.
77. При нумерации листов дела соблюдаются следующие правила:
77.1. если дело состоит из нескольких томов (частей), листы каждого тома (части) дела нумеруются отдельно;
77.2. сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;
77.3. чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
77.4. лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно;
77.5. документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
|
|
|
77.6. подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело;
77.7. при наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.
Например: 15а, 15б и т.п.
78. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела) составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам.
Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, названия и (или) заголовки документов, номера листов дела, на которых расположен каждый документ.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
|
|
|
79. При составлении внутренней описи документов дела соблюдаются следующие правила:
79.1. во внутренней описи дел, содержащих обращения граждан и юридических лиц и документы по их рассмотрению, сформированных по алфавитному принципу, графы «Дата документа», «Индекс документа», «Название и (или) заголовок документа» допускается объединять в одну графу «Первые буквы фамилий авторов обращений»;
79.2. во внутренней описи дел, сформированных по номинальному принципу, названия документов допускается не указывать;
79.3. во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка документа указывается предписываемое действие (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилии, собственного имени, отчества конкретного работника. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным номером. Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества во внутренней описи допускается не указывать;
79.4. внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела;
79.5. изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая внутренняя опись и (или) итоговая запись к внутренней описи. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.
80. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела согласно приложению 11 к настоящим Правилам и помещается в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, носохраняется в деле.
81. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам. Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.
82. При оформлении обложки дела соблюдаются следующие правила:
82.1. наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указываются полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках.
|
|
|
Например:
Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь
(МНС)
Если в период формирования дела наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения изменялись или при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение, прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование;
Например:
Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь
(МНС)
(Государственный налоговый комитет Республики Беларусь)
82.2. индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации. При пересоставлении номенклатуры дел в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним;
82.3. если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается его номер;
Например:
Дело № 1–2. Том № 1
82.4. в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.
Например:
Приказы № 1–30 директора института по основной деятельности
В заголовках дел с личными карточками или лицевыми счетами, состоящих из двух и более томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.
Например:
Дело № 3–31. Том № 1
Лицевые счета по начислению заработной платы работникам предприятия за 2010 год. А – М
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
Например:
Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;
82.5. на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело).
Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами.
Например:
Начато: 06.01.2010
Окончено: 15.12.2010
Датой дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
|
|
|
Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами включают только год.
Датой дела, содержащего один документ, является дата этого документа, указываемая в заголовке дела.
Например:
Доклад министра на заседании межведомственной рабочей группы 19.06.2009 «О распоряжении государственным имуществом, привлечении инвестиций в созданные в процессе приватизации открытые акционерные общества»
Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.
Если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)».
Если дело было начато в одной организации, а окончено в другой, на обложке проставляют три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления в другую организацию и дату окончания дела во второй организации.
Например:
Начато: 06.01.2010
17.06.2010
Окончено: 15.12.2010
Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, в том числе на основании анализа содержания документов дела, то при оформлении на обложке они заключаются в квадратные скобки;
Например:
[Не ранее 21].08.1998
или:
[Не позднее 2005 г.]
или:
[20.08.2003]
82.6. количество листов в деле выносится на обложку из листа-заверителя дела;
82.7. срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после сверки его с перечнем документов с указанием сроков хранения. На обложках дел постоянного хранения указывается: «Хранить постоянно»;
82.8. при внесении дела в опись на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи) в соответствии с требованиями пунктов 94 и 130 настоящих Правил;
82.9. на обложке дела, подлежащего передаче в государственный архив, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива. Наименование государственного архива на обложке оформляется в государственном архиве после передачи-приема дела.
ГЛАВА 11
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ
83. Опись дел – это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета.
84. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.). В описи включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.
85. Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) (далее – описи дел структурных подразделений) и в архиве организации (далее – сводные описи).
86. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам.
87. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности).
88. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения – «в».
Например:
12/2008в, 2/2008лс
89. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел, при котором проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность группировки документов, включенных в дело, нумерация листов в деле, наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела в случаях, определенных пунктом 78 настоящих Правил, наличие и правильность оформления заверительной надписи, качество подшивки или переплета дела. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то составляется справка с изложением причин отсутствия необнаруженных дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.
90. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие правила:
заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения того года, в котором они были начаты делопроизводством или поступили в организацию для продолжения делопроизводством;
заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;
заголовки дел с планами, отчетами, сметами включаются в опись дел структурного подразделения того года, на который или за который указанные документы были составлены независимо от даты их составления;
заголовки дел с планами, программами, рассчитанными на несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по начальному году действия указанных документов; дела с итоговыми отчетами о выполнении таких планов, программ включаются в опись по последнему году действия плана, программы;
заголовок каждого дела (тома, части) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
заголовки дел вносятся в опись в последовательности, установленной схемой систематизации дел фонда, как правило, согласно систематизации дел в номенклатуре дел;
в опись дел структурного подразделения по личному составу заголовки дел вносятся и систематизируются в соответствии с требованиями пунктов 165 и 166 настоящих Правил;
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью;
Например:
Документы о строительстве Ледового дворца в г. Барановичи Брестской области (финансовый отчет, сметы, справки и др.)
То же в г. Молодечно Минской области
на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;
при внесении в опись дел копий документов в заголовках соответствующих дел указывается копийность документов;
переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены;
Например:
Документы за 2010 год см. также в описи № 3/2009 за 2009 год, дела № 10, 15
графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.
91. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной статьей) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
92. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.
93. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения – в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.
94. На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом проставляются временные шифры дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.
95. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются годовые разделы сводных описей дел.
96. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее документы включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.
ГЛАВА 12
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
97. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив организации.
Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 11 настоящих Правил.
98. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном главой 13 настоящих Правил.
Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по описям или по номенклатуре дел.
99. Дела передаются в архив организации по графику. График составляется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
100. При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. Во всех экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляется отметка о наличии или отсутствии дела. При отсутствии дел, включенных в опись дел структурного подразделения, в отметке о приеме-передаче дел дополнительно указываются номера отсутствующих дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
101. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.
ГЛАВА 13
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
102. Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.
103. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.
Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
104. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2013 г.
105. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам. В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;
Например:
План работы отдела документоведения
или:
Планы работы структурных подразделений института
дата или крайние даты дел;
Например:
2001
или:
2001–2005
номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;
индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;
количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);
сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.
Например:
5 л., п. 461
106. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел (годовыми разделами сводных описей дел), оформляемыми в соответствии с требованиями глав 14–17 настоящих Правил.
Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
107. Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в соответствии с требованиями пункта 106 настоящих Правил.
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
108. Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой или иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
РАЗДЕЛ V
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ
ГЛАВА 14
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
109. Заголовки поступивших в архив организации дел постоянного хранения включаются в сводную опись дел постоянного хранения. Сводная опись дел постоянного хранения формируется из годовых разделов, составляемых в архиве организации на основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений.
В архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (далее – годовой раздел сводной описи) составляется под методическим руководством соответствующего государственного архива.
110. Годовой раздел сводной описи составляется ежегодно. Годовой раздел сводной описи дел должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.
В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел постоянного хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за пять лет.
111. В годовой раздел сводной описи включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК».
112. Перед внесением заголовков дел в годовой раздел сводной описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации за соответствующий год. Производится полистный просмотр дел, при котором проверяется правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях в соответствии с требованиями пункта 89 настоящих Правил, а также проверяется правильность систематизации и описания дел в описях дел структурных подразделений.
Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются.
113. При обнаружении отсутствия дел, не включенных в справки структурных подразделений, составляемых в соответствии с требованиями части второй пункта 89 настоящих Правил, или при отсутствии указанных справок, а также при отсутствии дел, включенных в описи дел структурных подразделений, архив организации составляет справку об отсутствии дел. Архив организации организует розыск отсутствующих дел, включенных в справки структурных подразделений и архива организации, совместно со службой ДОУ и структурными подразделениями, к которым относятся отсутствующие дела. Обнаруженные дела включаются в годовой раздел сводной описи в соответствии с установленной схемой систематизации.
Если розыск не даст результатов, архив организации составляет акт об отсутствии дел по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам.
В организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, справка и акт об отсутствии делсоставляются в двух экземплярах, в иной организации – в одном. Один экземпляр справки и акта хранится в архиве организации, второй экземпляр представляется на рассмотрение соответствующего государственного архива или вышестоящей организации вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел.
