2020-06-12
78
200. Выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи истории болезней в организациях здравоохранения, отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах и т.п.
201. При систематизации дел объединенного архивного фонда прежде всего учитывается признак, в соответствии с которым было проведено объединение документов. Дела, вошедшие в объединенный архивный фонд, могут группироваться по значимости фондообразователей, алфавиту названий, хронологическому и географическому признакам.
202. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используются одинаковые схемы систематизации.
203. Систематизация документов архивной коллекции определяется ее тематикой и составом документов.
В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп наименований организаций или фамилий авторов в алфавитном порядке.
В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по наиболее общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документов.
204. При систематизации дел в пределах архивного фонда учитываются требования, установленные пунктами 90 и 115 настоящих Правил.
РАЗДЕЛ VII
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ГЛАВА 20
ПРИНЦИПЫ И ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
205. Учет документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.
Учет документов является средством обеспечения сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля за их наличием, состоянием и движением, обеспечивает поиск документной информации.
206. Учет документов основывается на принципах централизации, преемственности учетных документов, динамичности.
Принцип централизации предполагает, что все учетные документы архива должны быть сосредоточены в специализированном подразделении архива или у специально назначенного лица, ответственного за ведение этого учета.
Принцип преемственности достигается путем строгой регламентации и унификации системы учетной документации и требований к ее ведению на всех стадиях работы с документами (в делопроизводстве, в архиве организации, в государственном архиве, если организация является источником комплектования такого архива).
Принцип динамичности заключается в своевременном и оперативном внесении изменений в учетные документы или составлении новых учетных документов.
207. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе необработанные и непрофильные, описи дел, а также копии документов страхового фонда и фонда пользования (при их наличии).
Необработанные документы учитываются подокументно или из расчета 250 листов в одной условной единице хранения. Поступление в архив необработанных документов возможно только вследствие возникновения чрезвычайных ситуаций.
208. Основными единицами учета документов в архиве являются:
архивный фонд (объединенный архивный фонд);
архивная коллекция;
единица хранения (дело).
209. Учет документов осуществляется путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Под архивным шифром понимается обозначение, наносимое на каждую единицу учета (единицу хранения) с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров архивного фонда или архивной коллекции, описи, единицы хранения.
210. Учетная документация архива организации хранится в опечатываемых изолированном помещении, сейфе или металлическом шкафе.
ГЛАВА 21
ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
211. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам, в которых фиксируется поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов.
Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива организации, если иное не установлено настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь. Необходимость ведения, состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.
212. Основными учетными документами архива организации являются:
книга учета поступления и выбытия документов согласно приложениям 22, 23 к настоящим Правилам – для учета каждого поступления и выбытия документов, их количества;
список фондов согласно приложениям 24, 25 к настоящим Правилам – для индивидуального и суммарногоучета принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций и присвоения им номеров по мере поступления*;
лист фонда согласно приложению 26 к настоящим Правилам – для отражения изменений в названии, составе и объеме архивного фонда, архивной коллекции в целом и по каждой описи в отдельности; учета количества описей и присвоения им номеров; учета документов, отражающих изменения в составе и объеме архивного фонда, архивной коллекции;
сводные описи дел согласно приложениям 16, 20, 21 к настоящим Правилам – для поединичного и суммарного учета дел, закрепления их систематизации;
описи дел структурных подразделений согласно приложению 13 к настоящим Правилам – для поединичного и суммарного учета дел структурных подразделений (до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел);
реестр описей согласно приложениям 27, 28 к настоящим Правилам – для регистрации описей дел, учета их количества;
номенклатура дел организации согласно приложению 7 к настоящим Правилам – для поединичного и суммарного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
лист-заверитель дела согласно приложению 11 к настоящим Правилам – для учета количества листов в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, особенностей их формирования и физического состояния;
внутренняя опись документов дела согласно приложению 10 к настоящим Правилам – для учета документов в делах постоянного хранения и по личному составу в случаях, определенных пунктом 79 настоящих Правил;
паспорт архива организации согласно приложению 4 к настоящим Правилам – для отражения состояния архива организации на 1 января каждого года;
паспорт архивохранилища согласно приложению 29 к настоящим Правилам – для суммарного учета фондов и дел и отражения состояния каждого хранилища архива организации на 1 января каждого года**;
карточка архивного фонда согласно приложению 30 к настоящим Правилам – для учета и систематизации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь;
опись особо ценных дел – для поединичного и суммарного учета особо ценных дел;
опись микрофотокопий страхового фондасогласно приложениям 60–63 к настоящим Правилам – для поединичного и суммарного учета единиц хранения копий особо ценных документов;
книга учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользованиясогласно приложениям 34–37 к настоящим Правилам –для учета каждого поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования.
______________________________
*Ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.
**Составляется в архиве организации, имеющем два и более архивохранилища.
213. Вспомогательными учетными документами архива организации являются: карточки и книга учета движения фондов, описей, дел, книга учета дел по личному составу, книга учета документов, переданных в другие архивы, книга учета дел, выделенных к уничтожению, и другие.
ГЛАВА 22
УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
214. Учет поступления и выбытия документов в архиве организации ведется по книге учета поступления и выбытия документов по форме согласно приложениям 22, 23 к настоящим Правилам.
В книгу учета поступления и выбытия документов вносятся все первичные и повторные поступления и выбытия описанных и неописанных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве организации дела.
Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если документы фонда поступают в архив организации впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов только после присвоения ему номера по списку фондов.
Если поступившие документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении в архиве организации, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.
На 1 января каждого года в книге учета поступления и выбытия документов составляется итоговая запись с указанием количества дел, поступивших в архив организации и выбывших из него в течение года.
215. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов, по формесогласно приложениям 24, 25 к настоящим Правилам.
В список фондов сведения о каждом архивном фонде (архивной коллекции) вносятся при первом поступлении документов этого фонда в архив организации.
Каждому архивному фонду (архивной коллекции) присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра дел данного фонда.
Если организация является источником комплектования государственного архива, то номер ее архивному фонду присваивается с учетом требований части третьей пункта 139 настоящих Правил. В списке фондов номер, присвоенный фонду государственным архивом, проставляется через дробь (первое число – номер по списку фондов, второе – номер, присвоенный государственным архивом).
До присвоения номера фонду организации, являющейся источником комплектования государственного архива, номер фонда в архивном шифре, указываемом на обложках дел, проставляется мягким черным графитным карандашом. После присвоения государственным архивом номера фонду организации, являющейся источником комплектования такого архива, данный номер проставляется в годовом разделе сводной описи и (или) в законченной описи, а также на титульном листе чернилами или шариковой ручкой. Номер фонда, присвоенный государственным архивом, проставляется также в архивном шифре, указываемом на обложках дел в соответствии с требованиями пункта 130 настоящих Правил.
Объединенному архивному фонду, созданному в архиве организации, присваивается номер архивного фонда из его состава, как правило, наиболее крупного по объему дел.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется буквенный индекс «ОЦ».
При внесении в список фондов в графе 4 «Название фонда (коллекции)» указывается:
для архивного фонда действующей организации – ее наименование, существующее на момент поступления фонда в архив организации;
для архивного фонда ликвидированной организации – ее последнее наименование;
для объединенного архивного фонда, сформированного по признаку преемственности функций, прав и обязанностей последовательно сменявших друг друга организаций, – наименование последней организации;
для архивной коллекции, созданной в архиве организации, – обобщенное название включенных в нее документов;
для архивной коллекции, сформированной коллекционером, – ее название.
В случае передачи архивного фонда (архивной коллекции) в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. В отметке о выбытии в списке фондов указывается наименование архива, в который выбыл фонд (в случае включения фонда в состав объединенного архивного фонда – название этого фонда), а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается количество поступивших и выбывших в течение года фондов и общее количество хранящихся фондов.
216. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд (архивную коллекцию) при первом поступлении документов фонда (коллекции) в архив организации по форме согласно приложению 26 к настоящим Правилам.
Лист фонда состоит из трех основных разделов: «Общие сведения о фонде», «Учет неописанных документов», «Учет описанных документов».
Раздел «Общие сведения о фонде» включает наименование организации, в которой хранится фонд, дата первого поступления документов фонда, крайние даты каждого названия фонда и название фонда.
В строке «Дата первого поступления документов фонда» указывается дата первого поступления документов архивного фонда или архивной коллекциив архив организации. Сведения, вносимые в эту строку, должны соответствовать записи в книге учета поступления и выбытия документов. Для объединенного архивного фонда и архивной коллекции, созданных в архиве организации, датой первого поступления документов будет являться дата их создания в архиве организации.
В графе 1 «Крайние даты каждого названия фонда» указываются хронологические границы каждого наименования организации независимо от наличия документов за этот период.
Хронологические границы объединенного архивного фонда, архивной коллекции вносятся в лист фонда в соответствии стребованиями пунктов 186–188 настоящих Правил.
В графе 2 «Название фонда» указывается название архивного фонда (архивной коллекции) в соответствии с требованиями пункта 138 настоящих Правил.
Все последующие изменения в название фонда вносятся в лист фонда по мере поступления в архив организации документов фонда.
В разделе «Учет неописанных документов» фиксируются сведения о неописанных документах фонда, о документах, поступивших в архив организации, но не включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи), в том числе о документах, не прошедших научно-техническую обработку, документах, включенных в описи дел структурных подразделений, документах, хранящихся в россыпи.
После научно-технической обработки фонда и утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи) указанные документы снимаются с учета как неописанные и учитываются в следующем разделе листа фонда.
Основанием для снятия с учета документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, принятых в архив по описям дел структурных подразделений и включенных затем в сводную опись (годовой раздел сводной описи), является соответствующая сводная опись (годовой раздел сводной описи).
В разделе «Учет описанных документов» отражаются сведения о поступлении и выбытии документов по каждой описи дел фонда.
При поступлении документов указываются дата записи, номер сводной описи дел, в которую включены поступившие документы, крайние даты дел, включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи), название сводной описи и аннотация документов, количество поступивших дел.
Для объединенного архивного фонда, имеющего обобщенное название, наименования всех организаций-фондообразователей, из документов которых он создан, перечисляются в графе «Название описи дел и аннотация документов» раздела «Учет описанных документов».
При выбытии документов указывается дата записи, номер сводной описи дел, название, дата и номер документа, на основании которого выбыли документы, в соответствии с пунктом 221 настоящих Правил, количество выбывших дел, в том числе отдельно – количество выбывших дел, включенных в сводные описи, утвержденные ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).
Для фиксации наличия (остатка) дел после внесения сведений о поступлении и выбытии документов в лист фондаподсчитывается их общее количество по каждой сводной описи и по фонду в целом.
В случаях, когда в листе фонда не остается места для очередной записи, заводится лист-продолжение, в верхнем правом углу которого указывается: «Продолжение. Ф. … Л. 2». В нижней части заполненного листа фонда делается запись: «См. продолжение, л. 2 (3, 4 и т.д.)». Листы-продолжения помещаются вслед за основным листом фонда. Лист фонда и его продолжениянумеруются отдельно по каждому фонду.
Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он неисправимо поврежден. При этом в правом верхнем углу старого и нового листов фонда делается запись «Лист пересоставлен», указываются дата пересоставления, наименование должности и подпись работника, пересоставившего лист. Старый лист фонда помещается в дело фонда.
Листы фондов и их продолжения не подшиваются, хранятся в папке с клапанами в порядке номеров фондов. Если листы хранятся в нескольких папках, то папки нумеруются в валовом порядке. К каждой папке составляется лист-заверитель с указанием начального и конечного номеров листов фондов и общего количества фондов, листы которых включены в данную папку.
Например:
В папке хранятся листы фондов с № 1 по № 5, всего 5 (пять) фондов
217. Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Поединичный учет дел в описи осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера, а суммарный – составлением итоговой записи к описи в соответствии с требованиями пунктов 91, 117–119, 135 настоящих Правил.
Описи дел структурных подразделений являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел. Описи дел структурных подразделений хранятся в деле фонда. После утверждения годового раздела сводной описи дел соответствующие описи дел структурных подразделений уничтожаются в установленном порядке. Описи дел структурных подразделений организации, являющейся источником комплектования государственного архива, хранятся в деле фонда до передачи документов за эти годы на хранение в государственный архив.
Каждое изменение объема дел в годовом разделе сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в итоговой записи к годовому разделу сводной описи в соответствии с требованиями пунктов 118, 119 настоящих Правил.
Законченная сводная опись, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам. Каждое изменение объема дел в законченной сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в общей итоговой записи к законченной сводной описи дел.
Например:
Дела с № 112 по № 116 исключены из описи. Основание: акт от 12.03.2012 № 3 «О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны».
В опись внесено 1023 (одна тысяча двадцать три) дела с № 1 по № 1027, в том числе:
литерные номера: 75а, 75б
пропущенные номера: 544
выбывшие номера: 112–116
| Наименование должности работника архива организации, внесшего запись | Подпись | Расшифровка подписи |
| 14.03.2012 |
| Наименование должности руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи |
| 14.03.2012 |
При выбытии всех дел законченной сводной описи, ее номер другим описям не присваивается.
При переработке законченной сводной описи составляется переводная таблица шифров дел. Старая опись после ее пересоставления сохраняется и учитывается по новой описи на правах дела и помещается в конце новой описи за последним номером под своим заголовком с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп. № ___».
Номер сводной описи (годовому разделу сводной описи дел) присваивается по листу фонда. Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу присваиваются в пределах каждого вида описи отдельно. Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения и сводным описям дел (годовым разделам сводных описей) по личному составу присваиваются с учетом требований пунктов 154 и 164 настоящих Правил.
218. Для поединичного и суммарного учета сводных описей в архиве организации ведется реестр описей дел по форме согласно приложениям 24, 25 к настоящим Правилам.
Каждой сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, кроме номера описи по листу фонда, присваивается номер по реестру описей, который проставляется в верхнем левом углу обложки описи.
При выбытии всех дел описи ее номер по реестру описей другим описям дел не присваивается, а в графе «Отметка о выбытии» указывается дата выбытия и основание выбытия.
На 1 января каждого года к реестру описей составляется итоговая запись, в которой указывается количество поступивших и выбывших в течение года описей и общее количество описей, учитываемых по реестру описей.
219. Номенклатура дел организации является учетным документом для поединичного учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, сформированных в делопроизводстве организации и подлежащих передаче на хранение в архив организации.
Номенклатура дел организации является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения, поступивших в архив организации. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации.
Для суммарного учета дел всех категорий к ней составляется итоговая запись в соответствии с требованиями пункта 41 настоящих Правил.
220. Карточка фонда составляется в архиве организации и представляется в республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела делопроизводства для формирования Государственного фондового каталога Национального архивного фонда в случаях и в порядке, установленных законодательством Республики Беларусь.
221. Основанием для внесения изменений в учетные документы архива организации являются:
акт приема-передачи документов и дел на постоянное хранение в государственный архив (если организация является источником комплектования такого архива), иной организации согласно приложению 31 к настоящим Правилам;
акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, согласно приложению 14 к настоящим Правилам;
акт об отсутствии делсогласно приложению 15 к настоящим Правилам;
акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 58 к настоящим Правилам;
акт о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 57 к настоящим Правилам;
акт о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 55 к настоящим Правилам;
акт о создании объединенного архивного фонда согласно приложению 32 к настоящим Правилам;
акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 33 к настоящим Правилам;
акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных дел согласно приложению 56 к настоящим Правилам.
После внесения изменений в учетные документы в актах делается отметка «Изменения в учетные документы внесены», ставится подпись работника, внесшего изменения, и дата. Акты помещаются в дело фонда, формируемое в соответствии с требованиями главы 23 настоящих Правил, и нумеруются по видам в пределах каждого фонда в валовом порядке.
ГЛАВА 23
ДЕЛО ФОНДА
222. На каждый архивный фонд (архивную коллекцию), хранящуюся в архиве организации, ведется дело фонда.
В дело фонда включаются документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, его истории: историко-архивная справка или предисловие, методические пособия по обработке документов фонда,описи дел структурных подразделений организации до составления и утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи), старые листы фондов после их пересоставления, акты и листы проверки наличия и состояния дел, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в соответствии с пунктом 221 настоящих Правил.
Документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации (список фондов, лист фонда, опись дел).
223. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности.
Все листы документов, включенных в дело фонда, нумеруются.
На документы дела фонда составляются внутренняя опись и заверительная надпись. По мере включения в дело фонда новых документов внутренняя опись и заверительная надпись дополняются.
224. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в архиве организации в порядке возрастания номеров фондов.
ГЛАВА 24
УЧЕТ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ
225. В архиве организации могут проводиться работы по отнесению хранящихся в нем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь к категории особо ценных или уникальных документов.
Отнесение документов к категории особо ценных или уникальных осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
226. На выявленные особо ценные документы создаются страховой фонд и фонд пользования в соответствии с требованиями главы 40 настоящих Правил.
227. Особо ценные документы подлежат специальному учету. Учет особо ценных дел ведется:
по списку фондов, содержащих особо ценные дела;
по описям особо ценных дел;
по реестрам описей особо ценных дел.
Во всех учетных формах особо ценных дел сохраняются прежние архивные шифры.
Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива организации. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года.
Опись особо ценных документов составляется на дела одной или нескольких описей каждого отдельного фонда в необходимом для архива организации количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.
Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. К ней составляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой копии. Сведения о копировании особо ценных дел в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи по мере проведения их страхового копирования. В итоговой записи указывается общее количество особо ценных дел, включенных в опись. По завершении копирования всех дел данной описи в итоговой записи указывается: «Все дела по данной описи микрофотокопированы», дата, должность, подпись.
Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел, оформляемых в соответствии с требованиями пункта 218 настоящих Правил. В реестре описей особо ценных дел отражаются сведения о порядковых номерах записей, номерах фондов и описей, количестве дел и листов, количестве экземпляров описей. Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество особо ценных описей, дел.
228. В учетных документах, на обложках особо ценных дел, на ярлыках коробок и связок, в топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные документы, проставляется буквенный индекс «ОЦ».
ГЛАВА 25
УЧЕТ МИКРОФОТОКОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
229. Учет микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке и микрофишах, отснятых с документов на бумажной основе, ведется раздельно.
Учет ведется по книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, описям микрофотокопий страхового фонда.
Учет поступления микрофотокопий осуществляется на основании заказов на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на хранение в архив организации в книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложениям 34, 35 к настоящим Правилам и (или) в книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложениям 36, 37 к настоящим Правилам.
К книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись о количестве поступивших за год страховых копий.
Описи микрофотокопий страхового фонда составляются в трех экземплярах, один из которых передается в специальное хранилище. Второй экземпляр описи микрофотокопий страхового фонда является в архиве организации контрольным, третий – рабочим.
