Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации

Необходимо отметить, что Законом N 58-ФЗ внесены изменения и в статью 252 НК РФ. Они коснулись порядка документального подтверждения произведенных налогоплательщиком расходов. С 1 января 2006 года в качестве подтверждающих документов смогут выступать документы, оформленные в соответствии с требованиями иностранного государства (если расходы произведены за пределами территории РФ) и (или) документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в том числе таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором).

Первичными оправдательными документами для операций в общественном питании служат унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132. Указанным постановлением утверждено более 20 форм первичного учета операций в общественном питании.

Обязанность по ведению этих форм возникает с момента возникновения той или иной операции в учете. В то же время часть из этих форм применяется в ограниченном числе случаев.

Среди указанных форм наиболее важными, по нашему мнению, являются:

форма N ОП-7 "Опись дневных заборных листов";

форма N ОП-2 "План-меню";

форма N ОП-9 "Ведомость учета движения посуды";

форма N ОП-20 "Заказ-счет".

Прежде чем говорить об этих и других формах первичного учета в общественном питании, хотелось бы напомнить о том, что сказано в пункте 7 ПБУ 1/98. Учетная политика должна обеспечивать рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности). Это означает, что даже документооборот должен быть построен таким образом, чтобы расходы по созданию первичного документа не превышали бы доходов от реализации товаров (работ, услуг).

Теперь перечислим и прокомментируем формы первичного учета, которые следует применять в общественном питании.

Форма N ОП-7 "Опись дневных заборных листов (накладных)" является сводным документом. В этой форме собирается информация о стоимости отпущенных через буфеты и мелкорозничную сеть блюдах на основании данных, содержащихся в форме N ОП-6 "Дневной заборный лист". В свою очередь дневной заборный лист должен составляться в обязательном порядке, если реализация блюда осуществляется не через кухню (ресторан), а через буфет, бар или любую другую точку реализации, которая отделена от производства (кухни). Таким образом, при составлении и дневного заборного листа, и описи двойной работы не избежать.

Форма N ОП-2 "План-меню". Форма N ОП-2 является плановым документом, который применяется для определения меню на каждый день. Составляется план-меню с учетом спроса покупателей, наличия продуктов на складе и т.д. В современных условиях данная форма практически не применяется, поскольку заранее узнать потребности посетителей в тех или иных блюдах не представляется возможным. Как правило, необходимый минимум продуктов (неснижаемый остаток продуктов) хранится на складе кухни ресторана, а в случае потребности в продуктах, отсутствующих на кухне, они выдаются со склада на основании требования или накладной на отпуск товара (формы N ОП-3, ОП-4).

В то же время, если ресторан гостиницы работает, например, по системе "шведский стол", то без плана-меню не обойтись. Ведь в этом случае шеф-повар всегда знает, сколько примерно будет посетителей (тем более, если стоимость питания входит в стоимость проживания) и какое будет меню. Наличие плана-меню в данном случае не будет являться формальностью, поскольку именно на его основании составляются требования и накладные на отпуск со склада товаров (формы N ОП-3, ОП-4). В результате списание стоимости продуктов по "шведскому столу" будет подтверждаться как выручкой от его реализации, так и документами, подтверждающими обоснованность произведенного списания.

Форма N ОП-9 "Ведомость учета движения посуды и приборов". Посуда относится к товарно-материальным ценностям и учитывается в бухгалтерском учете по счету 10 "Материалы". Информация о ее движении, порче или утрате фиксируется в требовании-накладной по унифицированной форме N М-11 и в Акте о бое, ломе и утрате посуды и приборов по унифицированной форме N ОП-8. В результате та информация, которая собирается в форме N ОП-9, фактически дублирует информацию, содержащуюся в указанных выше документах. Таким образом, по нашему мнению, составление ведомости учета и движения посуды при наличии указанных документов, приводит к дополнительным трудозатратам со стороны бухгалтерии гостиницы, которые не всегда оправданы.

Форма N ОП-20 "Заказ-счет" применяется ресторанами гостиниц при организации торжеств и банкетов. Необходимо отметить, что в данной форме максимально подробно предусмотрены необходимые реквизиты для отражения полной информации о проведенном банкете. Например, указывается наименование блюда, его стоимость и количество, а также из какого цеха оно было подано. Более того, заказ-счет служит расчетным документом, в котором фиксируется поступление аванса и окончательный расчет. В получении денег расписывается кассир ресторана.

Однако в настоящее время в ресторанах при гостиницах достаточно высокого уровня стоимость банкета включает не только стоимость блюд. Организовывая банкеты, рестораны предлагают своим клиентам дополнительные услуги, например транспортное обслуживание, аренду зала, музыкальное сопровождение и т.п. В этом случае уже не обойтись только формой N ОП-20. Как правило, в такой ситуации заказ-счет заменяется договором или каким-либо другим документом, который содержит информацию как о самом банкете, так и о дополнительных услугах, которые оказываются в рамках банкета. Договор должен быть подписан двумя сторонами и содержать порядок расчетов за банкет. Информация о заказанных блюдах и о дополнительных услугах должна быть подробной. Необходимо отметить, что если гостиница оформляет банкет не по унифицированной форме, тогда этот первичный документ должен быть утвержден приказом в приложении к учетной политике гостиницы.

Итак, применение или неприменение того или иного документа в общественном питании должно быть обусловлено его необходимостью с точки зрения формирования достоверной информации в бухгалтерском учете и отчетности, подтверждения произведенных расходов в налоговом учете с учетом трудозатрат производимых на создание этого первичного документа.

В то же время есть формы, неприменение которых может существенно исказить данные о себестоимости списываемого сырья при реализации блюд как для целей бухгалтерского учета, так и для налогообложения. К таким формам в первую очередь относятся:

Калькуляционная карточка по форме N ОП-1;

Акт о реализации и отпуске изделий кухни по форме N ОП-10;

Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет) по форме N ОП-14;

Акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни по форме N ОП-15;