Создать шаблон отчета

· В окне База данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выделите в списке способов создания элемент Конструктор и нажмите кнопку ОК. Откроется окно Конструктора отчетов.

· Если необходимо, добавьте к отчету разделы верхнего и нижнего колонтитулов, раздел примечания и раздел заголовка отчета. С помощью мыши установите необходимую ширину отчета и высоту его разделов.

· Выделите весь отчет, щелкнув левой кнопкой мыши в левом верхнем углу в месте пересечения линеек либо выбрав в списке Объект панели форматирования элемент Отчет.

· На панели инструментов Конструктор отчетов  нажмите кнопку Свойства.

· В появившемся окне свойств отчета раскройте вкладку Макет. Определите на этой вкладке те значения свойств, которые должны иметь все создаваемые отчеты. Например, можно указать файл рисунка, который будет использоваться в качестве фона отчетов, определить параметры отображения рисунка, установить точную ширину отчета в сантиметрах, задать частоту сетки, по которой выравниваются объекты отчета.

· Закройте окно свойств и сохраните отчет: выберите команду Файл, Сохранить и в появившемся диалоговом окне введите название отчета, например Образец. Закройте отчет, щелкнув по кнопке с изображением крестика в правом верхнем углу отчета.

· Выберите команду Сервис, Параметры. В появившемся диалоговом окне Параметры раскройте вкладку Формы и отчеты.

· В текстовом поле Шаблон отчета укажите название созданного отчета (в нашем примере: Образец) и нажмите кнопку ОК.

Теперь при создании отчета в режиме Конструктора в качестве шаблона будет использоваться указанный отчет, т. е. по умолчанию свойства создаваемого отчета будут иметь значения, определенные в шаблоне.

Преобразовать один из отчетов в формат документов Word и Excel

· Откройте отчет в любом режиме или просто выделите его в окне базы данных.

· Выберите команду Сервис, Связи с Office, Публикация в Microsoft Word.

В результате Access 2002 создаст файл формата RTF в текущем каталоге, например в папке \Мои документы, по умолчанию используя в качестве имени файла название отчета, а затем откроет его в Word.