Постановка целей деловых контактов

В каждой ситуации делового общения решаются конкретные задачи, однако в сознании любого предпринимателя, бизнесмена всегда главенствует цель – изменить ситуацию в свою пользу. Общение на стадии подготовки – это согласование организационных моментов в ведении переговоров, учет и фиксация объективных фактов и изменяемых факторов в поведении сторон, отбор поведенческих приемов и речевых средств воплощения предметов переговоров. Предметом переговоров, как правило, выступают проблемы, выносимые на обсуждение, их тематические границы, перечень рассматриваемых предложений и т. п. Между участниками переговоров возможны три вида отношений: враждебные, дружеские и партнерские. Последний вид считается более конструктивным, так как предполагает поиск и нахождение совместных решений проблем. Отношения между участниками переговоров формируются как на основании знаний репутации, так и при непосредственных контактах, предшествующим переговорам. Манера поведения участников переговоров всегда связана с принятой ими в этой ситуации объективной ролью и индивидуальной ролью, детализирующей объективную. Переговоры можно вести: по джентельменски, по-рыцарски, по правилу «на войне, как на войне», наконец по «ситуации».

 Иногда победа в коммерческих сделках достигается с помощью авторитарной манеры разговора, психологических уловок неэтического характера. Однако в продуктивных переговорах, предполагающих нормальные партнерские отношения сторон, разговор ведется по существу предмета в дружественно-деловой манере.

Решение организационных вопросов

Началом переговорного процесса можно считать момент выступления одной стороны с конкретным предложением о проведении переговоров. Принятие этого предложения, сопровождаемое уточнением деталей и условий взаимодействия, является как бы сигналом к подготовке основных моментов переговоров. От тщательности этой подготовки зависят ход и результаты, длительность и качество переговоров. Стоит обратить внимание, что место для проведения переговоров предлагает инициатор, но не настаивает на своем предложении, а сопровождает его репликами: Если у вас не других предложений, Если вы не возражаете.

Временные рамки переговорного процесса – полтора-два часа. Начинать переговоры лучше всего в 9.30 - 10.00, а если невозможно, то в любом случае закончить не позднее 17.00 - 17.30. День, выбранный для переговоров, - не понедельник (до обеда) и не пятница (после обеда), хотя, конечно, прежде всего, нужно учесть срочность решения проблемы.

Отбор и систематизация актуальной информации

 Актуальную информацию, использование которой повысит эффективность делового общения, обычно получают из четырех источников: чтение специальной литературы и периодики по данной теме, наблюдения и размышления, предыдущие ситуации общения по аналогичным темам, личный опыт. Установка – оформить идеи, доводы, факты в соответствующие речевые формулы информационного или убежденного характера. Опосредованное общение с авторами источников информации обуславливает вашу роль, как роль союзника, наблюдателя, оппонента или нейтрального адресата информации. Речевые компоненты – это формулировки, термины, стилистические обороты, экспрессивные обороты, при помощи которых актуальной информации, подготовленной для проведения переговоров, придается необходимая значимость. Речевые действия и речевые средства, используемые для оформления деловой коммуникации, должны соответствовать мотивам и целям взаимодействия партнеров по общению, ролевым установкам каждого. Основной проблемой устной коммуникации нередко становится отсутствие умений построения и оформления информационно-речевых произведений. Чаще всего необходимые в делово общении речевые обороты, выражений и формулировки мы черпаем из тех материалов, в которых заключена актуальная для нас информация. Поэтому на первое место среди четырех приведенных источников это информации справедливо поставить ''чтение специально литературы и периодику по вопросу''. При этом целесообразно руководствоваться советами Поля Л. Сопера:

1. Читайте больше, чем практически нужно.

2. Читайте без предубеждения и критически.

3. Читайте с пользой.

4. В процессе чтения ведите записи.

Чтобы подобрать актуальную информацию, следует использовать каталоги библиотек, справочники, проспекты и другие издания, а также информацию компьютерной сети Интернет.

Процесс систематизации отобранных материалов, разделяется на следующие этапы:

1. Суммирование всей информации по интересующей теме;

2. Выделение тех информационных блоков, которые наиболее соответствуют нашим собственным представлениям;

3. Выбор наиболее убедительных, доказательных примеров;

4. Включение собранного материала, оформление в виде реферата, конспекта, набора цитат и тезисов, в продуманную заранее структуру переговоров. Ответ на вопросы: все ли наши предложения подтверждены анализом, оценкой фактических материалов?