Сопроводительное письмо

 

В последние годы рекрутеры все чаще советуют кандидатам не про-сто отправлять резюме, а писать к нему сопроводительное письмо¹. Кроме того, в технологию переписки с работодателями входит рассылка пробных, благодарственных, рекомендательных и иных писем, чтобы привлечь вни-мание работодателя или усилить впечатление о себе, а также чтобы циви-лизованно поддерживать или завершать с ним отношения. Такая переписка широко распространена у иностранных работодателей и соискателей и стано-вится весьма популярной и в российской деловой сфере.

 

В ситуации, когда на интересную вакансию откликается сразу боль-шое количество претендентов, грамотное сопроводительное письмо стано-вится весьма актуальным. Следует помнить, что это не дублирование ре-зюме, а скорее предвосхищающий анонс. Цель данного письма – объяснить HR-менеджеру, почему высылается резюме на вакансию в данной компа-нии, и поясняется, какая информация в резюме демонстрирует, что соиска-тель является подходящей кандидатурой на эту вакансию.

 

Умелое использование сопроводительного письма предоставляет кан-дидату ряд преимуществ:

 

● резюме как «презентационный материал» может указать работода-телю причины обращения именно к нему, именно на данную открытую ва-кансию, что выгодно выделит соискателя среди других претендентов;

 

 

¹ Малешин В. Г. Собеседование при приеме на работу//Портал о среднем и выс-шем образовании в России, образовании за рубежом, а таже о вопросах построения карьеры. URL: http://www.znanie.info›_portal/ec/1-letter-iskusstvo.

 

66

● достойное сопроводительное письмо – явление необычное. Грамот-но составленное сопроводительное письмо также может помочь резюме вы-годно выделиться из массы других обращений, ежедневно получаемых со-трудниками службы персонала;

 

● хорошее сопроводительное письмо сразу покажет специалисту по пер-соналу навыки письменной коммуникации соискателя, которые сегодня важ-

 

ны практически для любой работы. Также оно может послужить свидетель-ством высокой культуры общения и признаком знания делового этикета¹.

 

Прежде чем писать такое письмо в компанию, необходимо тщатель-но изучить всю доступную об этой компании информацию, пользуясь сле-дующими ресурсами: веб-сайтом, новостной летной компании, объявления-ми о других вакансиях данной компании, информацией о ней в прессе.

Сопроводительное письмо состоит из четырех обязательных частей

 

(рис. 5).

 

 

Рис. 5. Сопроводительное письмо

 

Сопроводительное письмо не должно быть длиннее страницы (вклю-чая контакты). Рекомендуется придерживаться следующей структуры.

 

Вступление – письмо следует начинать с приветствия к тому челове-ку, с которым соискатель хотел бы встретиться, от кого может зависеть решение о его приеме на работу, или к тому, кто будет фактически руково-дить им на начальном этапе работы. Поэтому необходимо уточнить, на чье имя следует посылать письмо. Контактную информацию этих сотрудников часто можно найти на корпоративном сайте или узнать у секретаря, позво-нив по общему телефону компании.

 

Далее следует сообщить об источнике информации о компании (рек-ламное объявление в печатном издании, интернет-сайт и т. д.), и о причинах, по которым решено претендовать на данную вакансию.

 

Рекламное предложение – основная часть письма.Представляет со-бой обоснование того, почему кандидатура соискателя является наилуч-

 

¹ Искусство переписки с работодателем. URL: http://www.znanie.info›_portal/ec/ 1-letter-iskusstvo-perepiski.pdf.

 

67

шей для этой компании. Здесь описывается опыт соискателя применитель-но к запросам работодателя, указанным в вакансии, который должен быть лаконично изложен в определенной последовательности. Например:

 

У меня … лет опыта ( следует указать опыт работы ).

 

Я работал в … / Основные знания и навыки получены в … ( необходи - мо назвать область, в которой соискатель компетентен ).

 

Наиболее важный опыт был накоплен мною в течение … лет рабо - ты в … ( привести название компании ).

 

Эта работа включала в себя …( рекомендуется перечислить свои долж - ностные обязанности на прежнем месте работы ).

 

Меня интересует позиция … ( следует указать, на какую позицию пре - тендует кандидат ).

 

Информация о компании. Лучший способ привлечь внимание и интерескадрового сотрудника – продемонстрировать свое знание особенностей бизне-са компании, ее достижений и стратегических целей. На основе этой инфор-мации как нельзя лучше можно соотнести свой опыт с потребностями компа-нии, что покажет полезность соискателя для компании на данной должности.

 

Здесь же можно указать профессиональные и личные качества, при-влекательные для компании и необходимые для выполнения обязанностей по выбранной вакансии, а также привести показательные примеры из сво-его профессионального или учебного опыта (« На предыдущем месте ра -

 

боты мне удалось …»).

 

В письме не следует пересказывать информацию из резюме. Лучше ис-пользовать письмо как возможность обратить на себя внимание, сделать акцент на причинах приглашения соискателя на личное собеседование. Например:

Более подробную информацию о моем опыте Вы найдете в прикреп - ленном резюме.

 

Могу себя охарактеризовать, как … ( следует кратко указать свои про - фессиональные и деловые качества ).

 

Контакты – заключительная часть письма,в которой обычно соиска-тель просит о встрече для собеседования, указывает желательное для него время встречи, сообщает, что для уточнения времени встречи он позвонит секретарю. Письмо завершается стандартной фразой, например: « С надеж -

 

дой на сотрудничество », « С уважением » или « С наилучшими пожеланиями »

 

и т. п., тремя-четырьмя строчками ниже следует подпись, а затем – фамилия, инициалы и, наконец, адрес и номер телефона автора письма.

 

 

68

Приведем стандартные фразы, которые можно использовать в заключи-тельной части сопроводительного письма.

 

Буду рад встретиться в любое удобное для Вас время и ответить на все Ваши вопросы.

 

Спасибо за Ваше внимание к моему письму.

 

С Вашего позволения, я позвоню Вам на следующей неделе.

 

Буду благодарен, если Вы сможете позвонить мне.

 

С уважением ,…! Подпись.

С наилучшими пожеланиями ,…!

 

Подпись, контактные данные ( телефон, e-mail).

 

К необязательным, но возможным частям сопроводительного письма можно отнести приложение. Оно может содержать перечень документов, при-

лагаемых к письму.

 

Требования к содержанию сопроводительного письма:

 

● точность и ясность изложения мыслей, четко сформулированные ко-

 

роткие фразы, короткие абзацы;

 

● максимальная доступность текста для понимания, употребление про-

 

стых фраз, точно и однозначно выражающих суть письма;

 

● лаконичность (краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз);

 

● грамотность – соблюдение норм грамматики и правописания, а так-

 

же требований делового этикета;

 

● корректность – деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке¹.

 

Использование данного вида письма может оказать соискателю до-полнительную помощь в сегодняшней гонке за вакансией своей мечты, где побеждает тот, кто более настойчив, максимально использует все возмож-ности и не сидит на месте, просто выслав свое резюме потенциальному ра-ботодателю, ожидая приглашения.