Анализ структуры управления персоналом

 

Для определения более подробного недостатков существующий структуры управления целесообразно провести анализ ее рациональности.

Оценка рациональности структуры управления проводилась на базе внутренней документации предприятия ООО «Миллениум» путем экспертного оценивания различных критериев рациональности. Данные, предоставленные для анализа, относятся к 2012 году. Экспертами выступали автор отчета и работники отдела кадров предприятия, оценка проводилась по шкале от 1 до 5. Для каждого критерия оценки рациональности был назначен определенный вес. Базируясь на усредненных результатах экспертного оценивания и веса критерия рациональности структуры управления, был выведен взвешенный бал оценки.

Оценка проводилась по различным направлениям структуры управления ООО «Миллениум». Так же при оценивании эффективности процесса управления были использованы количественные показатели.

 

Таблица 4.1

Интегральная оценка рациональности структуры управления и её технико-организационного уровня

Критерий оценки	Вес (значимость)	Балл, n-экспертов					Взвешенный балл
		1	2	3	4	5
1. Соответствие структуры объекту управления.	0,2	3	3	3	3	4	0,64
2. Соответствие структуры принципам управления.	0,2	4	4	4	4	4	0,8
3.Степень централизации (децентрализации).	0,1	3	4	3	3	3	0,32
4. Соответствие численности и состава работников объёму и сложности работ.	0,2	3	2	2	3	3	0,52
5. Соответствие средней норме управляемости.	0,1	4	5	5	5	5	0,48
6.Сбалансированность распределения прав и ответственности.	0,1	4	4	5	4	5	0,44
7. Уровень специализации и функциональной замкнутости.	0,1	5	4	5	4	5	0,46
Итого: интегральная оценка.	∑=1						3,66

На основе экспертного анализа была выведена интегральная оценка рациональности структуры управления и её технико-организационного уровня. Она учитывает анализ данных критериев и рассчитывает как сумма средневзвешенного балла оценки. Максимальная оценка равна 5, в данном случае интегральная оценка равняется 3,66. Это свидетельствует о недостаточности рациональности структуры, наличие в ней довольно серьезных проблем, которые могут негативно сказать на деятельности всего предприятия.

 

Таблица 4.2

Показатели, характеризующие эффективность структуры управления

Показатель эффективности	2010 г.	2011 г.	2012 г.
1. Коэффициент звенности.	1,1	1,1	1,3
2. Коэффициент дублирования функций.	1,13	1,13	1,48
3. Степень централизации функций.	0,63	0,65	0,63
4. Соотношение численности линейного и функционального персонала.	1,56	1,48	1,47

 

Коэффициент звенности рассчитывается как отношение существующего количества звеньев существующей организационной структуры к оптимальному количеству звеньев. В 2012 году коэффициент звенности возрос до 1,3 по сравнению с предыдущими годами это является отрицательным фактором, который влияет на эффективность структуры управления.

Такая же ситуация происходит с коэффициент дублирования функций оптимальная величина которого равна 1, он так же увеличился в 2012 году. Данный коэффициент представляет собой соотношения количества работ, закреплённых за несколькими подразделениями к нормативному количеству. Изменение произошло в связи с тем, что ранее был один одел маркетинга, но этого было недостаточно и в каждую бизнес единицу был введен отдельный отдел маркетинга отсюда и дублирование функций.

К числу основных принципов управления персоналом относится также выбор в организации рационального сочетания централизации. Степень централизации функций в течении рассматриваемого периода ООО «Миллениум» находится на среднем уровне.

Соотношение численности линейного и функционального персонала показывает отношение численности работников, относящихся к основной деятельности, к численности работников вспомогательной. Уменьшение это коэффициента свидетельствует о незначительных изменениях в структуре персонала ООО «Миллениум».

Далее в таблице 4.3 приведена оценка эффективности системы целей организации, также проведенная экспертным методом на базе данных о стратегическом и операционном менеджменте ООО «Миллениум».

 

Таблица 4.3

Интегральная оценка эффективности системы целей организации

Критерий оценки	Вес (значимость)	Балл, n-экспертов					Взвешенный балл
		1	2	3	4	5
1. Наличие и уровень миссии.	0,3	5	5	5	5	4	1,44
2. Наличие сформированной системы целей («дерева целей» организации).	0,3	2	5	3	3	2	0,9
3. Соответствие целей предъявляемым к ним требованиям.	0,2	2	4	3	2	2	0,52
4. Соответствие целей структуре организации.	0,2	2	4	4	5	2	0,68
Итого: интегральная оценка.	∑=1						3,54

 

На ООО «Миллениум» миссией является активное способствование техническому прогрессу. ООО «Миллениум» старается обеспечить своим сотрудникам возможность максимально развивать и реализовывать свой профессиональный потенциал.

Цель ООО «Миллениум», как и любого предприятия, это получение прибыли, для этого необходимо обеспечение организации постоянными клиентами, достижения большей долей рынка. Данные экспертной оценки свидетельствуют о недостаточно четком определении главных и второстепенных целей предприятия.

Можно сказать, что в целом все указанные цели соответствуют структуре организации. Все перечисленные цели являются достижимыми. Они являются реалистичными, не выходят за предельно-допустимые возможности исполнителей.

Экспертная оценка эффективности стратегии ООО «Миллениум» проводилась по следующим направлениям: качество работы подразделения стратегического планирования и управления, осуществимость и гибкость стратегии, ее согласованность с внутренней средой организации и внешней средой бизнеса.

 

Таблица 4.4

Интегральная оценка эффективности стратегии организации

Критерий оценки	Вес (значимость)	Балл, n-экспертов					Взвешенный балл
		1	2	3	4	5
1. Наличие и уровень работы подразделения стратегического планирования и управления в организации.	0,3	2	1	2	3	2	0,6
2. Согласованность существующей стратегии с требованиями внешней среды.	0,25	4	3	5	4	3	0,95
3. Согласованность существующей стратегии с внутриорганизационными процессами.	0,25	3	5	5	5	5	1,15
4. Осуществимость и гибкость стратегии.	0,2	4	5	5	5	5	0,96
Итого: интегральная оценка.	∑=1						3,66

 

В целом можно оценить эффективность стратегического планирования предприятия на уровне чуть выше среднего, так как данное направление на данный момент слабо развито на предприятие ООО «Миллениум». Дальнейшее развитие этого направление повысит уровень адаптации ООО «Миллениум» к изменением внешней среды.

На базе экспертной оценки состояния аппарата управления ООО «Миллениум» была выявлена довольно значительная проблема его надежности. Это свидетельствует о низкой способности обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов.

 

Таблица 4.5

Интегральная оценка эффективности работы аппарата управления организацией

Критерий оценки	Вес (значимость)	Балл, n-экспертов					Взвешенный балл
		1	2	3	4	5
1. Профессиональные и личные качества управленческих работников.	0,3	3	4	5	3	3	1,08
2. Надежность аппарата управления.	0,2	3	3	3	3	3	0,6
3. Оперативность принятия управленческих решений.	0,2	4	5	5	4	4	0,88
4. Уровень квалификации работников.	0,2	4	5	5	4	3	0,84
5. Гибкость аппарата управления.	0,1	4	5	4	4	4	0,42
Итого: интегральная оценка.	∑=1						3,82

 

Сотрудники ООО «Миллениум» имеют высшее образование, хорошие знания законодательных актов, руководящих и нормативных документов. Также есть сотрудники, которые выполняют работы, требующие аналитической оценки. Часто принимаемые решения могут иметь характер нестандартных. Весь управленческий персонал способен оперативно, самостоятельно принимать обоснованные решения и отвечать за них. Достаточно четко, быстро и правильно реагируют на возникшие ситуации, аргументировано отстаивают свою точку зрения, оперативно принимают меры по предупреждению наметившихся отклонений. Руководители часто стимулируют творческую направленность на повышение эффективности труда. Сотрудники способны к освоению новых технологий. Им присуще умение создавать морально-психологический климат, поддерживать дисциплину. организационный коммерческий конкурентный кадровый

Надежность аппарата управления находится на достаточно низком уровне. Организацию и управление работой предприятия ООО «Миллениум» осуществляет аппарат управления. На данном предприятии существует «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. При данной схеме управления конечный результат отходит на второстепенный план, в силу того, что каждая служба работает не на его получение, а на исполнение своих «механических» обязанностей. Также отсутствует подразделение по планированию производства и подготовке решений и в течение нескольких последних лет наблюдался постоянный рост управленческих расходов.

Аппарат управления обладает достаточной оперативностью в принятии решений. Быстро выявляет управленческую проблему и обеспечивает максимально быстрое ее разрешение в достижении поставленной цели. Большую помощь в оперативности принятия решения оказывают технические средства связи и коммуникации, которым аппарат управления ООО «Миллениум» обеспечен в достаточном количестве.

Для обеспечения необходимой гибкости и оперативности управления ООО «Миллениум» наделяет сотрудников правами и распределяет соответствующие обязанности с таким расчетом, чтобы возникающие вопросы решались на возможно более низкой ступени руководства. Конкретный круг прав и обязанностей работников подразделений систем управления предусматривается должностными инструкциями, которые следует иметь на каждом рабочем месте. Должностные инструкции значительно повышают ответственность работника, конкретизируют его функции и дают возможность менеджеру четко контролировать ход их выполнения.

В современных условия особое значение принимает эффективность системы информации в организации, именно она отвечает за полное и своевременное предоставление информации персоналу, ее перемещение между различными подразделениями без потерь и искажения данных.

 

 

Таблица 4.6

Интегральная оценка эффективности системы информации организации

Критерий оценки	Вес (значимость)	Балл, n-экспертов					Взвешенный балл
		1	2	3	4	5
1. Наличие системы информационного обеспечения в организации.	0,2	2	2	2	3	3	0,48
2. Уровень документооборота.	0,2	3	5	4	3	4	0,76
3. Уровень достоверности информации.	0,15	4	5	5	5	5	0,72
4. Наличие и уровень системы информационной безопасности.	0,15	4	5	5	4	3	0,63
5. Уровень информационной осведомлённости.	0,1	3	4	4	3	2	0,32
6. Уровень технической оснащённости информационных процессов.	0,2	4	5	5	5	5	0,96
Итого: интегральная оценка.	∑=1						3,87

 

В ходе анализа была выявлено, что система информационного обеспечения в ООО «Миллениум» на данный момент недостаточно развита. Это зачастую затрудняет получение полного и конкретного результата от действий тех или иных подразделений.

Информация на ООО «Миллениум» является абсолютно достоверной. Она отражает степень состояния предприятия. Скорость передачи и приема информации зависит от самого сотрудника, его квалификации. На ООО «Миллениум» коллектив дружный, очень много квалифицированных работников, поэтому информация воспринимается и усваивается достаточно быстро. Никакой особой системы для передачи информации не существует, ее разработка не планируется.

Информационная безопасность на ООО «Миллениум» охватывает все компоненты инфраструктуры, ее эффективность находится на высоком уровне. Она полностью обеспечивает конфиденциальность и целостность информации.

От руководителя подчиненным информация передается имея характер полной, за исключением редких частных случаев. Информация передается как устно, так и письменно в виде распоряжений, приказов и проч. Используются горизонтальные и вертикальные связи. Также присутствует обратная связь, это значит, что информация доходит до подчиненных и руководство видит результат от её получения. Обратная связь в информации необходима, чтобы не происходило искажения информации.

Уровень технической оснащенности информационных процессов определяет эффективность информационного обеспечения в организации. Принятие решений происходит оперативно, эффективно, обдуманно с использованием всех технических средств.

Был проведен анализ эффективности организационной культуры, который базировался на оценке системы ценности и корпоративной культуры ООО «Миллениум». Организационная культура непосредственно влияет на конечные результаты деятельности организации и, тем самым, в значительной мере определяет эффективность её функционирования.

 

Таблица 4.7

Интегральная оценка эффективности (уровня) организационной культуры

Критерий оценки	Вес (значимость)	Балл, n-экспертов					Взвешенный балл
		1	2	3	4	5
1. Наличие системы общеорганизационных ценностей.	0,2	4	5	5	5	5	0,96
2. Уровень социально-психологического климата.	0,2	5	4	5	5	3	0,88
3. Наличие элементов корпоративного стиля.	0,15	4	5	4	4	4	0,63
4. Уровень трудовой этики.	0,15	4	4	4	4	4	0,6
5. Определение «толщины» организационной культуры.	0,1	4	4	4	5	5	0,44
6. Осознание сотрудниками себя и своего места в организации.	0,1	4	5	4	3	4	0,4
7. Наличие системы коммуникаций.	0,1	3	4	3	3	3	0,32
Итого: интегральная оценка.	∑=1						4,23

 

Организационная культура находится на высоком уровне. Это можно объяснить тем, что в организации должное внимание уделяется проблемам и конфликтам, возникающим в коллективе, взаимоотношениями между сотрудниками, а также между руководителями и подчинёнными. Все сотрудники осведомлены и разделяют ценности организационной культуры.

Эффективное использование организационной культуры обеспечивает повышение результативности всего процесс при существующем ресурсном обеспечении.

В таблице 4.8 приведен анализ и экспертная оценка существующего уровня организации процесса управления ООО «Миллениум». Источником также служило мнение автора отчета и персонала самого предприятия, для большей объективности при оценке было учтено мнение работников различных дирекций.

 

Таблица 4.8

Интегральная оценка уровня организации процесса управления

Критерий оценки	Вес (значимость)	Балл, n-экспертов					Взвешенный балл
		1	2	3	4	5
1. Планирование.	0,15	3	5	4	3	4	0,57
2. Организация.	0,15	4	5	4	4	5	0,66
3. Координация.	0,15	5	4	4	3	5	0,6
4. Активизация (мотивация).	0,15	3	3	4	4	4	0,54
5. Контроль.	0,15	3	5	4	3	3	0,57
6. Аналитическая функция.	0,15	3	3	3	4	3	0,48
7. Использование современных инструментов, методов при принятии решений.	0,1	4	4	5	5	5	0,46
Итого: интегральная оценка.	∑=1						3,88

 

Планирование на ООО «Миллениум» определяет цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. На этом этапе ООО «Миллениум» старается определить, каких реальных результатов может добиться, оценивает свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в стране, правительственные акты, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, развитие технологий).

Функция организации на ООО «Миллениум» реализуется с помощью двух направлений: оперативное управление, которое обеспечивает функционирование ООО «Миллениум» в соответствии с планом, и административно-организационное управление, т.е. установление взаимосвязей между подразделениями.

Координация осуществляется путем проведения совещаний, личных контактов между руководителями, согласование рабочих планов и графиков, внесение в них корректировок, увязки работы между исполнителями.

Решения по материальному и моральному стимулированию работников принимает руководитель ООО «Миллениум». В расчет принимаются их успехи и потребности, это создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального роста. Используются стандартные приемы мотивации, при выборочной материальной мотивации руководство дает объяснение причин премирования данного сотрудника, указывает на его успехи и достижения.

При помощи контроля на ООО «Миллениум» производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей.

Взвешенное значение оценки аналитической функции составляет 0,48. Аналитическая функция находится на среднем уровне. Руководство ООО «Миллениум» анализирует всю полученную информацию о выполнении текущих задач и на этой основе предпринимает меры по повышению эффективности работы.

Инструменты и методы принятия управленческих решений на ООО «Миллениум» достаточно разнообразны. Чаще всего используется методы сбора, хранения, обработки и анализа информации, "экспертные системы". При выборе решения строится целевая функция, которую обычно надо максимизировать или, напротив, минимизировать. Благодаря такому разнообразию применяемых методов, критерий "Использование современных инструментов, методов при принятии решений" получил одни из самых высоких оценок, однако, взвешенный балл оказался равен 0,44 балла.

Оценка эффективности управления имеет большое значение для многих аспектов менеджмента организации, так как с ее помощью определяется правильность, обоснованность, действенность работы руководителя. В Данном случае для этого были использованы количественные показатели, расчет которых проведен на основе данных предприятия.

 

Таблица 4.9

Показатели, характеризующие эффективность процесса управления

Показатель эффективности	2010	2011	2012
1. Коэффициент использования средств механизации и оргтехники в управлении во времени.	0,86	0,89	0,92
2. Коэффициент качества выполнения управленческих функций.	0,92	0,87	0,82
3. Коэффициент рациональности управленческой документации	0,84	0,86	0,87

 

Коэффициент использования средств механизации и оргтехники у организации он максимально приближен к рекомендованному значению 1, это является положительной тенденцией в развитии предприятия.

Коэффициент качества выполнения управленческих функций характеризует своевременность и качество выполнения аппаратом управления своих функций. Причинами высокого коэффициента качества выполнения управленческих функций можно назвать: неправильное распределение рабочего времени, решение управленческих задач неспециалистами, неэффективные способы выполнения управленческих функций.

Коэффициент рациональности управленческой документации используется для определения уровня унификации, стандартизации, типизации и трафаретизации управленческой документации - оптимальная величина которого равна 1. На протяжение 3х лет данный коэффициент был максимально приближен к норме что свидетельствует о высокой рациональности управленческой документации.