2020-07-12
728
Рассмотрим, каким образом изменится исследуемая предметная область при внедрении разрабатываемой информационной системы. На контекстной диаграмме видны следующие изменения: добавлен механизм «ИС», то есть все функции будут автоматизированы, а также управляющее воздействие «Правила работы в ИС», ведь для работы в разрабатываемой информационной системе понадобится соблюдение определенных правил. Две новых стрелки на диаграмме выделены красным цветом. Описанные выше изменения представлены на рисунке 5.
Рисунок 5 – Контекстная диаграмма функциональной модели «Как должно быть»
Основным процессом по-прежнему будет учет и сопровождение заказов клиентов. Для выполнения этого процесса в систему будут поступать следующие данные и документы:
− заказ клиента (заполняется в электронном виде);
− справочник клиентов (все необходимые данные о впервые обратившихся клиентах, либо вносятся в справочник зарегистрированных клиентов, либо данные об обращавшихся ранее клиентах подбираются из него);
− справочник услуг (полный перечень услуг с описанием и стоимости);
− справочник продукции (полный перечень продукции с описанием и стоимости);
− данные об оплате;
− цены и условия скидок.
Эти данные (и документы) являются входами функционального блока. В результате выполнения процесса будут получены следующие данные и документы, которые являются выходными данными функционального блока:
− договор с клиентом (передается клиенту);
− оформленный заказ. Хранится в электронном виде, доступ к нему получает производственный цех, для изменения статуса заказа;
− отчетность (формируются всевозможные отчеты по ходу и результатам завершения заказа);
− итоговый пакет документов для клиента.
В качестве управления используются следующие механизмы:
− должностная инструкция работника;
− нормы ведения документации;
− нормативно-правовые акты РФ;
− правила работы в разрабатываемой информационной системе.
Механизмом реализации рассматриваемого процесса является менеджер отдела сбыта, а также информационная система, с которой работает менеджер, и к которой имеют доступ работники других отделов.
Однако, контекстная диаграмма отражает лишь общий процесс, поэтому для понимания того, как функционирует отдел сбыта необходимо выполнить декомпозицию контекстной диаграммы. Для этого разработаем функциональную модель «Как должно быть». Изменения в диаграмме первого уровня можно рассмотреть на рисунке 6.
Рисунок 6 – Функциональная модель первого уровня «Как должно быть»
Рассмотрим, какие изменения будут происходить при внедрении информационной системы.
В результате декомпозиции основного процесса было выделено пять подпроцессов: ввод данных о клиенте, оформление заказа, формирование документации по заказу, отслеживание хода выполнения заказа, закрытие заказа.
Рассмотрим, как изменились основные подпроцессы.
1) Ввод данных о клиенте. Следует отметить, что все данные клиента вносятся в клиентскую базу. Если клиент обращается в организацию повторно, то его данные уже имеются в базе, производится только их обновление при необходимости.
2) Оформление заказа. После того, как клиент определился с выбором продукции и подбором необходимых услуг и материалов, происходит заполнение необходимых данных о заказе. На основании этого выполняется расчет стоимости и подготовка договора с клиентом.
3) Отслеживание хода выполнения заказа. Оно включает также формирование документации заказу) хранится в электронном виде. На разных этапах выполнения заказа в системе изменяется его статус. Исходя из полученных данных, в системе формируются отчеты для клиента по ходу выполнения работ.
4) Закрытие заказа. По результатам приемки заказа формируется весь пакет документов для клиента.
Проанализируем, как изменятся потоки данных при внедрении информационной системы. Все поступающие данные будут сохраняться в единой базе данных, затем они будут обрабатываться по определенным алгоритмам, а результат обработки – также сохраняться в базе данных.
Отдельно выделим такую составляющую, как справочники базы данных. В них будет храниться условно-постоянная информация, которая может быть использована при решении текущих задач. Также на основе имеющихся данных по определенным правилам будут формироваться необходимая документация[7]. Все это существенно сократит количество потоков информации, а также количество хранилищ данных (рисунок 7).
Рисунок 3.3 – Модель потоков данных «Как должно быть»
Таким образом, основой разрабатываемой информационной системы должна стать единая база данных, содержащая справочную, входную и выходную информацию.
Прежде чем начинать проектирование базы данных, необходимо как следует разобраться, как функционирует предметная область, для отображения которой создается БД. Для успешной реализации информационной системы объект проектирования должен, прежде всего, быть адекватно описан[8].
Целью информационного моделирования является определение сущностей, или объектов, составляющих рассматриваемую предметную область, а также определение связей между этими сущностями. Объекты информационной модели описываются через их имена и имена их атрибутов. Под атрибутом сущности понимается любое свойство, которое позволяет уточнить, идентифицировать состояние сущности.
Основными объектами предметной области, о которых должна храниться информация, будут: клиент, заказ, услуга, продукция, скидка, проектная документация, ход выполнения, стоимость, оплата. Следующим шагом проектирования является определение связей между объектами. Наличие связи, как правило, определяется природой реальных объектов, процессов и явлений, отображаемых этими информационными объектами.
Пример информационной модели данных уровня сущностей для рассматриваемой предметной области показан на рисунке 3.4.
Рисунок 3.4 – Информационная модель уровня сущностей
В качестве среды разработки информационной системы для учета и сопровождения заказов отдела сбыта предприятия выбрана система комплексной автоматизации «1С: Предприятие 8.3»[9].
За счет своей универсальности система «1С: Предприятие» может быть использована для автоматизации самых разных участков деятельности предприятия. Основной ее особенностью является ее конфигурируемость. Собственно, система «1С: Предприятие 8.3» представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система «1С: Предприятие 8.3» выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.
Для автоматизации учета и сопровождения заказов отдела сбыта предприятия можно выделить следующие объекты конфигурации, которые представлены в таблице 1.
Таблица 1 – Объекты конфигурации
| Тип объектов | Объекты |
| Подсистемы | Заказы |
| предприятие | |
| отчеты | |
| Роли | Менеджер |
| мастер | |
| бухгалтер | |
| экономист | |
| администратор | |
| Общие модули | РаботаСДокументами |
| РаботаСоСправочниками | |
| Константы | НаименованиеОрганзации |
| ФИОГенДиректора | |
| АдресОрганизации | |
| ФИОГлБухгалтера | |
| ИНН | |
| Телефон | |
| ОГРН | |
| КПП | |
| РассчетныйСчет | |
| КорСчет | |
| БИК | |
| Банк | |
| Справочники | Клиенты |
| Сотрудники | |
| Номенклатура | |
| Склады | |
| Единицы | |
| Поставщики | |
| Должности | |
| Файлы | |
| Документы | ПриходнаяНакладная |
| Заказ | |
| Договор | |
| Счет | |
| ТоварныйЧек | |
| Акт | |
| ТоварнаяНакладная | |
| Перечисления | ВидыНоменклатуры |
| УровеньОбразования | |
| ТекущееСостояниеЗаказа | |
| ВидКлиента | |
| СтатусОплатыЗаказа | |
| СтутусКлиента | |
| Пол | |
| СемейноеПоложение | |
| ДаНет | |
| Скидки | |
| Отчеты | ОстаткиНаСкладе |
| ЗаказыПоСтатусу | |
| РейтингУслуг | |
| Выручка | |
| РейтингКлиентов | |
| РейтингКамня | |
| СтатусКлиента | |
| ЗаказыПоОплате | |
| Регистры сведений | Цены |
| Регистры накопления | ОстаткиМатериалов |
| СтоимостьМатериалов | |
| Продажи | |
| ОстаткиПродукции | |
| СтоимостьПродукции |
В представленной таблице желтым цветом выделены стандартные объекты конфигурации (42 объекта), зеленым – частично доработанные (3 объекта), красным – уникальные (16 объектов). Рассмотрим подробно каждую группу созданных объектов.
Для логической структуризации конфигурации по видам решаемых с ее помощью задач в системе «1С:Предприятие» используется объект «Подсистемы». При создании новых объектов конфигурации можно «привязать» их к подсистемам в зависимости от их предназначения. Использование подсистем облегчает работу с большими конфигурациями. В ходе разработки конфигурации были созданы три подсистемы, а именно: «Заказы», «Предприятие», «Отчеты».
В подсистеме «Заказы» расположены объекты конфигурации, относящиеся к заказам. В подсистеме «Предприятие» – объекты, необходимые для организации работы, а соответственно в третьей подсистеме расположены все созданные отчеты.
Роли в системе «1С:Предприятие» – это объект 1С, который выступает в качестве групп, для которых назначаются права. Далее пользователь включается или исключается из этой группы. В разработанной конфигурации было создано пять ролей:
менеджер (имеет доступ ко всем объектам системы, ведет базу данных);
мастер (изменяет состояние выполнения заказа, ведет учет материалов и продукции);
бухгалтер (отслеживает оплату заказа);
экономист (ведет учет цен и скидок);
администратор (занимается администрированием системы).
В системе было создано пять пользователей, которым назначены соответствующие роли. Общие модули в системе «1С:Предприятие» содержат процедуры и функции, доступные из других объектов. В данных модулях нельзя определять переменные. В конфигурации были созданы два общих модуля. Один модуль разработан для работы со справочниками, в котором создана функция вычисления розничной цены. Другой модуль – для работы с документами, в котором создана процедура для автоматического вычисления суммы.
Для работы с постоянной и условно постоянной информацией, имеющей единственное значение, в системе используются объекты типа «Константа». Информация, хранящаяся в константах, редко меняется, но часто используется в работе.
«Перечисление» – это объект конфигурации, который позволяет задать список предопределенных значений, которые пользователь сможет использовать, выбирая то или иное значение. Перечисление пользователь не сможет изменить, а также перечисление можно использовать в тексте программы.
Рассмотри некоторые из представленных выше перечислений. Перечисление «ТекущееСостояниеЗаказа» содержит набор состояний заказа, которые используются для отслеживания хода его выполнения. На рисунке 8 представлен результат создания данного перечисления в режиме конфигурации.
Рисунок 8 – Перечисление «ТекущееСостояниеЗаказа»
С помощью данного перечисления мастер меняет статус выполнения заказа. Перечисление «ВидКлиента» используется для определения, каким является клиент: физическим или юридическим лицом, ведь у них разные реквизиты и договора. На рисунке 9 представлен результат создания данного перечисления в режиме конфигурации.
Рисунок 9 – Перечисление «ВидКлиента»
С помощью данного перечисления уменьшается громоздкость табличных форм, путем исключения лишних полей, при ведении базы клиентов.
Перечисление «Скидки» содержит набор скидок. На рисунке 10 представлено данное перечисление в режиме конфигурации.
Рисунок 10 – Перечисление «Скидки»
С помощью данного перечисления устанавливается размер скидки для конкретного статуса клиента. Размеры скидок определяет экономист. Объект «Регистры сведений» позволяет хранить в прикладном решении произвольные данные в разрезе нескольких измерений. Например, в регистре сведений можно хранить цены предприятия в разрезе номенклатуры и типа цен.
Объект конфигурации «Регистры накопления» предназначен для хранения данных в разрезе нескольких измерений, а также поддерживает получение информации об остатках и оборотах хранимых величин. Объект «Регистры накопления» – прикладные объекты конфигурации в системе «1С:Предприятие», которые используются для накопления информации о наличии и движении средств - товарных, денежных и других. Информация о хозяйственных операциях в регистры накопления вводится с использованием документов (регистраторов) и используется, например, для получения отчетных форм. Список созданных регистров накопления представлен на рисунке 11.
Рисунок 11 – Список созданных регистров накопления
Справочники в различных конфигурациях играют роль «накопителя», предназначенным главным образом для хранения и выбора из него информации. Например, созданные нами справочники содержат списки номенклатуры, клиентов, поставщиков, сотрудников и т.д.
Каждый объект «Справочник» в конфигурации имеет гибкую настройку хранения информации. Для этого предназначены реквизиты и табличные части, тип хранения информации в реквизитах определяется на стадии разработки конфигурации. Для облегчения поиска и отображения данных у справочников есть предопределенные реквизиты «код» и «наименование». Длину и тип данных реквизитов можно настроить на вкладке «данные». Код главным образом нужен для «уникализации» записей, для стандартных задач автоматизации обычно код является уникальным полем.
Этапы создания справочников рассмотрим, на примере доработанных и уникальных справочников. Справочник «Клиенты» необходим для внесения и хранения данных о клиентах организации. Существуют два вида клиентов (юридические и физические лица), у которых различные реквизиты для заполнения при ведении карточки клиента. Справочник «Клиенты» является уникальным, так как при его разработке были добавлены три поля со ссылочными типами данных, а именно: ЮридическоеФизическоеЛицо, Статус и Скидка. Справочник «Клиенты», где вид клиента – физическое лицо, представлен на рисунке 12.
Рисунок 12 – Справочник «Клиенты» – Физическое лицо
Из рисунка, расположенного выше, видно, что ввод данных разделен на три страницы в зависимости от тематики. На рисунке 12 представлен справочник «Клиенты», где вид клиента – юридическое лицо.
Рисунок 13 – Справочник «Клиенты» – Юридическое лицо
Из рисунка 12 и рисунка 13 видно, что один и тот же справочник имеет разные поля ввода, при изменении вида клиента. Это было организовано при помощи настройки видимости конкретных полей, при заданных условиях, с помощью процедур, программный код которых указан в Приложении А. Справочник «Номенклатура» необходим для хранения списка данных о перечне номенклатуры. Так как ассортимент производимого камня разнообразный, то при оформлении заказа наглядно изображение номенклатуры улучшило работу.
Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе «1С:Предприятие» документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции. Документы выступают в качестве электронных налогов первичных учетных документов. В разрабатываемой системе создано семь документов.
Во всех разработанных документах в печатных формах был автоматизирован ввод реквизитов, а также автоматический подсчет сумм. Центральным документом информационной системы является «Заказ». На основании данного документа организован ввод на основании всех необходимых документов.
Объект конфигурации «Отчет» является прикладным объектом и предназначен для описания средств и алгоритмов, при помощи которых пользователь сможет получать необходимые ему выходные данные. Алгоритм формирования выходных данных описывается при помощи визуальных средств или с использованием встроенного языка. Все отчеты являются уникальными объектами. Список созданных отчетов представлен на рисунке 14.
Рисунок 14 – Список созданных отчетов
Все отчеты были созданы с помощью схемы компоновки данных конструктором запроса.
В Отчете «СортировкаЗаказовПоОплате» организовано разделение заказов на группы по статусу.
Такое разделение заказов удобно для выявления неплательщиков, также в отчете применено условное оформление по цвету, а именно: красный – заказ не оплачен, желтый – внесена предоплата, зеленый – оплачен полностью.
Можно сделать вывод о том, что основная особенность работы информационной системы для учета и сопровождения заказов — необходимость иметь быстрый доступ к данным о заказах, клиентах, выпускаемой продукции и оказываемых услугах, ценах, скидках поставщиках и материалах. Такая информация должна храниться в базе данных, быть актуальной и легкодоступной.
Таким образом, разработанная информационная система решает все поставленные задачи для автоматизации учета и сопровождения заказов отдела сбыта предприятия.
Заключение
Таким образом, для отдела сбыта предприятия была разработана конфигурация для учета и сопровождения заказов, организующая динамическое обновление информации, а также удобный ввод и хранение информации в виде, позволяющем анализировать деятельность отдела сбыта за любой промежуток времени.
Разработанная конфигурация позволяет сотрудникам:
− эффективно использовать время при организации рабочего процесса;
− удобно работать с данными по заказам;
− удобно вести клиентскую базу;
− своевременно получать актуальную информацию по декоративному камню, материалам и оказываемым услугам, не тратя это дополнительное время на поиск необходимой информации в разных отделах;
− производить сортировку и группировку данных по различным параметрам.
Результатом работы является разработанная информационная система, охватывающая основные бизнес-процессы отдела сбыта предприятия.
В качестве перспективы развития этой системы можно предложить дальнейшее расширение ее функциональных возможностей и постепенный охват остальных процессов.
