double arrow

Характеристика комплекса задач необходимости автоматизации

1

РЕФЕРАТ

Разработка модели данных для реализации бизнес-процесса в информационной системе (на примере функциональной модели процесса «Учет и сопровождение заказов» отдела сбыта предприятия)

Студент БПИ175

Двалашвили Торнике

Содержание

   
Введение……………………………………………………………………. 3
1. Структурно-функциональная диаграмма организации бизнеса «Как есть» и ее описание………………………………………………………… 4
· 2. Характеристика комплекса задач необходимости автоматизации....... 10
· 3. Разработка информационной системы процесса «Учет и сопровождение заказов» отдела сбыта предприятия……………………... 14
Заключение……...………………………….................................................. 30
Список использованной литературы……...…………………………......... 31

 

Введение

Новые материалы, технологии и инструменты приводят к увеличению темпов выполнения работ в различных отраслях и появлению конкурентов среди фирм. Для того, чтобы выжить на рынке и получить хорошую прибыль, необходимо не только отлично выполнять работы по основному виду деятельности, но и отладить сопутствующие функции – учет материалов, обслуживание и учет клиентов, своевременное формирование отчетности.

От скорости получения нужной информации по материалам, клиентам и заказам зависит выбор верных решений в управлении фирмой. Необходима автоматизация этих операций путем разработки информационной системы, которая обеспечит ввод, хранение, редактирование и получение необходимой информации.

Целью реферата является автоматизация учета и сопровождения заказов отдела сбыта предприятия, что позволит существенно сократить время бумажного учета, обеспечить легкость и быстроту работы в вычислении стоимости заказов, а также оформлении заказа и получении информации о необходимых заказах. З

Задачами выпускной квалификационной работы являются: 

- построение модели «Как есть»; 

- анализ существующего состояния и создание модели «Как должно быть»;

 - проектирование информационной системы учета и сопровождения заказов; 

разработка информационной системы учета и сопровождения заказов.

Объектом исследования является отдел сбыта предприятия.

Предмет исследования – процесс автоматизации учета и сопровождения заказов в отделе сбыта.

 

 

1. Структурно-функциональная диаграмма организации бизнеса «Как есть» и ее описание

Модель «Как есть» — это модель уже существующего процесса или функции. Исследование процессов является обязательной частью любого проекта создания системы[1].

Построение структурно-функциональной модели позволяет выяснить, какие процессы выполняются на предприятии, а также какие используются информационные объекты при выполнении различных функций. Структурно-функциональная модель «Как есть» является начальной точкой для выявления потребностей и проблем предприятия, а также разработки проекта автоматизации бизнес-процессов.

Для реализации структурно-функциональной модели была использована программа AllFusion Process Modeler. Модели, построенные в данной программе, являются основой для осмысления бизнес-процессов, а также описывают взаимосвязь потоков информации и процессов в организации. AllFusion Process Modeler — это программный продукт для реализации средств CASE-технологий, позволяющий проводить анализ, моделирование и описание бизнес-процессов[2].

Выбранное программное средство очень востребовано. В настоящее время его распространяет компания Computer Associates на коммерческой основе. Содержит три стандартные методологии: функциональное моделирование (IDEF0), моделирование потоков данных (DFD) и моделирование потоков работ (IDEF3).

Каждая методологии уникальна по-своему и может быть отдельно выполнена, однако их совокупность представляет аналитику полную картину предметной области клиента. В IDEF0 система — это совокупность взаимодействующих между собой функций или работ.

Более четко смоделировать взаимодействие и логику бизнес-процессов организации позволяет чисто функциональная ориентация, при которой происходит анализ функций системы независимо от объектов, которыми они оперируют[3].

Контекстная диаграмма функциональной модели процесса «Учет и сопровождение заказов» «Как есть» представлена на рисунке 1.2. 

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма «Учет и сопровождение заказов»

 

Из контекстной диаграммы, представленной выше, видно, что механизмом реализации данного процесса является менеджер. По построенной диаграмме нельзя понять, как работает отдел сбыта, следовательно, необходимо провести декомпозицию контекстной диаграммы, что предусматривает выделение основных функций, способствующих реализации учета и сопровождения заказов.

Результат представлен на рисунке 2.

 

Рисунок 2 – Декомпозиция функциональной диаграммы

 

Отметим, что в результате декомпозиции процесса учета и сопровождения заказов были выделены следующие подпроцессы:

1) Ввод данных о клиентах. При первичном обращении клиента для заказа выпускаемой продукции или материала, а также оказания предоставляемых услуг, его основные данные вносятся в общую клиентскую базу (файл Excel). Соответственно при повторном обращении клиента его данные уже хранятся в базе. Примененная автоматизация рассматриваемого подпроцесса сокращает время оформления принятого заказа, что облегчает работу менеджера. Однако, использование электронных таблиц недостаточно удобно, так как не всегда обеспечивается скорость выполнения работы.

2) Оформление заказа. После определения клиентом с составом заказа, происходит его регистрация. Заполняется основная информация, на основании которой рассчитывается стоимость и подготавливается договор с клиентом. На сегодняшний день для частичной автоматизации рассматриваемого подпроцесса используется файл Excel, связанный с файлом клиентской базы. Необходимые расчеты обеспечиваются по формулам, что облегчает работу менеджера. Следует отметить, что при такой автоматизации возникают некие

трудности при поиске конкретных данных, а также их использовании для вывода на печать. 

3) Формирование документации по заказу. При ведении заказа формируется гарантийные документы, а также товарные накладные.

4) Отслеживание процесса выполнения заказа. На данном этапе составляются и предоставляются клиенту отчеты о степени готовности его заказа. Сформированные отчеты хранятся на бумажных носителях. При этом существенно увеличивается количество бумаг, что усложняет ведение документации.

5) Закрытие заказа. После приема клиентом выполненных работ формируется акт сдачи-приемки, а также подготавливается полный пакет документов.

Исходя из полученных данных, следует вывод, что лишь часть функций системы автоматизирована и облегчает только процесс ввода и хранения информации. Остальные подпроцессы не автоматизированы, некоторые из них выполняются вручную с присутствием рукописной документации, что вызывает затруднения при работе.

Для анализа информационных потоков необходимо разработать диаграмму потоков данных (DFD), которая представляет иерархию функциональных подпроцессов, связанных потоками данных.

С помощью данной диаграммы выявляются отношения между подпроцессами, а также рассматривается, как они преобразует свои входные данные в выходные. Диаграмма модели потоков данных по учету и сопровождению заказов рассмотрена на рисунке 3.

 

Рисунок 3 –Диаграмма потоков данных

 

Представленная выше диаграмма отражает взаимодействие рассматриваемого процесса с внешней средой. На ней представлен клиент и внешние сущности – отделы, с которыми происходит обмен данными.

Для более детально рассмотрения процесса использования информации для реализации отдельных подпроцессов, необходимо провести декомпозицию контекстной диаграммы модели потоков данных. Документооборот отдела сбыта при решении задачи учета и сопровождения заказов представлен на рисунке 4.

Рисунок 4 – Декомпозиция диаграммы потоков данных

 

На диаграмме голубым цветом выделены хранилища данных, для ведения которых применяются электронные таблицы Excel, желтым цветом – хранилища бумажных документов, зеленым цветом – справочники, оставшиеся – смешанные (применение как электронных, так и бумажных документов). Также на диаграмме серым цветом выделены процессы с применением какихлибо компьютерных систем обработки данных. При рассмотрении модели можно сделать вывод, что процент автоматизации отдела сбыта невелик, а качество автоматизации оставляет желать лучшего. Также очень велик процент документов на бумажных носителях, что существенно затрудняет работу сотрудников.

 

 

Характеристика комплекса задач необходимости автоматизации

На сегодняшний день среди коммерческих организаций все больше и больше растет конкуренция, следовательно, для успешного функционирования предприятия необходимо применять автоматизацию бизнес-процессов.

Современные разработки в области информационных технологий позволяют автоматизировать бизнес-процессы практически на всех уровнях предприятия. Основной задачей, которую необходимо решить руководству, является автоматизация деятельности[4].

Рассмотрим основные бизнес-процессы при формировании и сопровождении заказа: 

- прием заявки клиента менеджером, уточнение и выявление существенных нюансов; 

- формирование и пересылка заявки менеджером начальнику технологического отдела и специалисту; 

- подтверждение специалистом о получении заявки;

- отслеживание менеджером сроков и условий исполнения заказа; 

- мониторинг начальником отдела условий, сроков и качества выполнения заказа; 

- оповещение специалистом менеджера и начальника соответствующего отдела о готовности исполнения заказа, в случае неготовности заказа – указание объяснительных причин; 

- оповещение менеджером клиента о статусе заказа, а также результате его выполнения;

- при неудовлетворительном согласовании результатов выполнения заказа решение возникших проблем менеджером; 

- формирование и отправка клиенту менеджером документов на оплату заказа;   

- контроль менеджером факта оплаты заказа клиентом;  

- предоставление бухгалтерии менеджером первичных документов;  

- составление отчетов по заказам;  

- закрытие заказа.

Разрабатываемая информационная система должна решать задачу автоматизации учета и сопровождения заказов и выполнять следующие функции: 

· возможность ведения заказов с указанием следующих характеристик: содержание заказа, сумма, клиент, дата исполнения, статус заказа;

·   система должна позволять вести справочник оказываемых услуг с подробным описанием; 

· ведение справочников выпускаемой продукции и материалов с подробными характеристиками; 

· система должна позволять вести справочник клиентов организации. Он должен содержать все необходимые поля для описания клиента. Для физических лиц – фамилия, имя, отчество, адрес регистрации, фактический адрес, контактный телефон. Для юридических лиц – полное и краткое наименование, фактический и юридический адрес, контактный телефон, ИНН, ОГРН, номер расчетного счета и т. д.;

·   система должна предоставлять возможность фильтрации клиентов по различным параметрам: по характеристикам клиентов, их дополнительным свойствам; 

· возможность составления отчетов по задаваемым параметрам.

Задача автоматизации учета и сопровождения заказов состоит из следующих основных подзадач:

· создание базы данных с удобным хранением данных; создание удобных методов ввода информации в базу данных; 

· ввод информации в базу данных должен иметь удобный и понятный интерфейс; 

· создание удобных методов получения информации из базы данных; 

· основным путем получения данных из базы данных должны являться предварительно сформированные документы, формы и отчеты; 

· организация удобной структуры для ведения базы клиентов; 

· разработанная информационная система должна предоставлять полные возможности ведения базы заказов организации.

Для эффективной работы разрабатываемой информационной системы необходимо обеспечить такие требования к архитектуре и параметрам технических средств, которые позволили бы эффективно функционировать самой операционной системе[5].

Информационная система учета и сопровождения заказов предназначена для функционирования на компьютере типа IBM PC с техническими характеристиками не менее: процессор Intel Core i3-7320; оперативная память: 256 Mb; 2500 МГц; OЗУ - 16 ГБ; видеокарта MSI GeForce 210 [N210-TC1GD3H/LP] (1024 Мб); HDD-1024 GB; ЖК – мониторы; мышь; стандартная клавиатура.

Для выводов и выходных документов отчетов на печать необходим принтер, который совместим с компьютером вышеперечисленной комплектации.

Разрабатываемая информационная система для учета и сопровождения заказов предназначена для функционирования в операционной системе семейства Windows. Это объясняется тем, что данная операционная система популярна на российском рынке и обладает развитым удобным графическим пользовательским интерфейсом, а также имеет очень большой набор служебных программ и утилит, которые предназначены для администрирования, управления и диагностики прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционной среде.

Программное обеспечение включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. В качестве специального программного обеспечения используется система «1С: Предприятие 8.3».

В настоящее время информационные системы играют большую роль в успешном функционировании организаций. При их внедрении происходит автоматизация как отдельных бизнес-процессов, так и работы предприятия в целом, что существенно упрощает работу персонала, а также сокращает временные затраты при выполнении должностных обязанностей[6].


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  


1

Сейчас читают про: