Ввод документов методом копирования

Пока введен только первый документ из трех однотипных документов по приходу денежных средств от установщиков.

Введение нового документа может быть осуществлено путем копирования существующего документа, что позволит сократить объем введенной информации. Для этого необходимо обратиться в журнал документов и выполнить следующие действия:

• найти строку с документом, подлежащих копированию, и поместить на нее курсор;

• нажать клавишу F9 или выбрать пункт меню «Действия - Копировать";

• отредактировать реквизиты документа;

• напечатать документ нажатием экранной кнопки "Печать";

• сохранить документ и проводки нажатием экранной кнопки "Оk" и положительно ответить на запрос программы о сохранении документа и формировании проводок.

Описанные действия понадобится выполнить два раза - для ввода приходного ордера № 2 на сумму 12 500 грн. от Чурбанова В.А. и приходного ордера № 3 на сумму 10 000 грн. от Шурупова Е.Л.

Результаты введения приходных кассовых документов.

Действия, выполненные бухгалтером, приведут к следующим результатам.

1. Сформирован приходные кассовые ордера 11 1-3 и квитанции к ним, которые распечатаны и сохранены в информационной базе.

2. В журнале операций зарегистрирована запись о документе, датированный 02.04.2000, в котором указано:

Рис. 2.5 – Журнал операций

 

3. В журнале документов "Касса" и "Полный" зарегистрированы записи о документах, датированные 02.04.2000, в которых указаны важнейшие реквизиты документов.

 

Рис. 2.6 – Касса

 

4. На основании документа (операции) сформированы проводки, которые зарегистрированы в журнале проводок.

 

Рис. 2.7 – Журнал проводок

 

5. В компьютере сохранено формы ввода первичных документов. Они доступны для просмотра и корректировки. Их вызов может быть осуществлен из журналов операций, проводок и журнала "Касса" двойным щелчком мыши по соответствующей записи. Кнопка "Печать" в экранной форме позволяет повторно напечатать неограниченное количество копий любого документа.

 

2 Использование ДОКУМЕНТА "расходных кассовых ордеров".

 

Способ 1. Рассмотрим порядок отражения в компьютерной бухгалтерии операций по сдаче наличности на расчетный счет в банке на следующем примере.

Задача 2.

По приказу руководителя предприятия 14 от 02.04.00 кассиром производится сдача наличных денежных средств, полученных в качестве вклада учредителей в размере 37 500 грн. на расчетный счет 45567655645 в Киев ОКТЯБРЬСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ ПИБ. Необходимо данный факт хозяйственной деятельности отразить в компьютерном учете.

Выписку расходного кассового ордера лучше выполнить с использованием документа "Расходный кассовый ордер", входящая в типовую конфигурацию программы. Диалоговая форма ввода документа показана на рис.

Первое поле предназначено для ввода номера документа. Автоматически первого документа присваивается номер "000001". Во втором поле указывается дата документа, которая должна соответствовать дате сдачи наличности на расчетный счет.

В поле "Касса" необходимо выбрать кассу из справочника "Счета нашей фирмы».

В поле "Вид операции" выбирается одно из значений перечисления, которое характеризует суть операции.

 

Рис. 2.8 - Форма ввода документа "Расходный кассовый ордер"

 

Поле "Счет" предназначено для ввода счета, корреспондирует по кредиту со счетом 301. В нашем случае необходимо выбрать счет 311.

В зависимости от выбранного корреспондирующего счета ниже появятся поля для ввода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете (поле "Субконто"). На счету 311 аналитический учет ведется в разрезе расчетных счетов в банках, поэтому программа автоматически включает в документ поле для ввода реквизита "Р / с (Расчетный счет)". Его нужно заполнить путем выбора значения из соответствующего справочника, обращение к которому осуществляется нажатием кнопки. В данном случае придется выбрать из справочника единственное содержащееся в нем значение.

Поле "По документу" заполняется, если наличные выдаются физическому лицу, в этом случае в нем указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность.

В поле "Сумма" вводится сумма взноса учредителей в размере 37500 грн.

В поле "Основание" указывается содержание хозяйственной операции по выдаче денег из кассы: "Вклад учредителей в уставный капитал".

В поле "Приложение" перечисляются прилагаемые к приходному кассовому ордеру: Приказ № 14 от 02.04.00 о перечислении взноса учредителей на расчетный счет.

После заполнения всех полей документа нажатия экранной кнопки «Печать» приведет к выводу на экран окна, содержащего печатную форму документа "Расходный кассовый ордер".

Рис. 2.9 – Кассовый ордер

 

Бухгалтер должен проверить правильность составления документа. Если документ сформирован правильно, все поля заполнены правильно, можно распечатать данный документ на принтере.

После завершения печати документа окно с печатной формой можно закрыть, а также завершить процесс введения документа нажатием кнопки "ОК" в диалоговой форме ввода документа, при этом подтвердив его сохранения в информационной базе. Выписка расходного кассового ордера может не сопровождаться формированием проводок, поскольку они вводятся на основании банковской выписки. В связи с этим при сохранении документа является возможность отказаться от его проведения; в этом случае проводки сформированы не будут. После получения банковской выписки можно повторно обратиться к этому документу с тем записям, которые зафиксированы в журналах компьютерной бухгалтерии, и выполнить его проведения.