Регистрация обращений

2.1. Письменные, устные и электронные обращения (запросы) подлежат обязательной регистрации с использованием АИС.

Регистрация письменного, электронного обращения (запроса) осуществляется, как правило, в день его поступления в порядке общей очерёдности, но не позднее трёх дней после поступления обращения (запроса). Регистрация обращения (запроса), составленного в устной форме, осуществляется в день его поступления.

2.2. Письменные и электронные обращения (запросы), поступившие в ОКД либо полученные депутатами областной Думы, сотрудниками областной Думы, адресованные председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, председателям или заместителям председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы, передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.

Письменные обращения, поступившие в ОКД областной Думы либо полученные непосредственно должностными лицами областной Думы или сотрудниками аппарата областной Думы в адрес депутатов областной Думы, после отметки в учетных формах ОКД передаются для регистрации и последующей работы помощнику депутата, в адрес которого поступило обращение.

Поступление электронных обращений из интернет-приемной в АИС отслеживается сотрудником отдела по работе с обращениями граждан и помощником депутата областной Думы не реже двух раз в день.

2.3. Письма с пометкой «Лично» на конверте, адресованные должностным лицам областной Думы, передаются им для рассмотрения без вскрытия конвертов с отметкой в учетных формах под роспись.

2.4. При приёме письменных отправлений необходимо соблюдать меры безопасности в соответствии с п. 2.5. Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе. 

2.5. Электронные обращения (запросы) после поступления в отдел по работе с обращениями граждан либо в приемную депутата распечатываются для регистрации и последующей работы.

Печать обращений (запросов), поступивших через интернет-приемную, осуществляется в виде заданной в АИС формы (приложение 1).

Печать обращений, поступивших на электронный адрес областной Думы либо на электронный адрес депутата, осуществляется таким образом, чтобы отображался электронный адрес, а также имеющиеся контактные данные отправителя письма.

2.6. При регистрации обращения (запрос) в АИС заполняется ЭРК, в которую вносится информация о поступившем обращении (запросе) и о его отправителе (п. 2.1.1. Инструкции по работе в программном модуле). Одновременно обращение (запрос) проверяется на повторность поступления, при наличии повторности устанавливается флажок «Повторное» в ЭРК.

Если обращение (запрос) поступило от объединения граждан, включая юридическое лицо, указывается наименование объединения (юридического лица), фамилия, имя, отчество подписавшего, почтовый адрес, по которому необходимо направить ответ.

2.7. При сохранении ЭРК обращению (запросу) автоматически присваивается регистрационный номер.

Структура регистрационного номера первичного обращения (запроса) включает в себя: буквенное обозначение «О», индекс места регистрации обращения (запроса) в зависимости от адресата (приложения 6, 6а), через дефис порядковый номер поступления обращения (запроса) (в пределах календарного года), через дробь – две последние цифры года регистрации обращения. Например: ОД1-117/11.

2.8. Регистрационный номер повторного обращения (запроса) состоит из регистрационного номера первичного обращения (запроса) с добавлением записанного через дефис номера, кратного числу повторности обращения (запроса)  в скобках, например: ОД1-117/11-(2).

В случае поступления идентичного обращения (запроса) до подписания окончательного ответа заявителю обращение (запрос) приобщается к материалам первичного обращения (запроса) с отметкой в АИС о дате и форме поступления идентичного обращения (запроса). В случае поступления идентичного обращения (запроса) после подписания окончательного ответа заявителю обращение (запрос) регистрируется как первичное с соответствующей отметкой в АИС.

2.9. На первой странице письменного обращения (запроса) в правом нижнем углу или на ином свободном от текста месте проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты поступления обращения (запроса) (приложения 2, 2а).

2.10. При необходимости зарегистрированные письменные обращения (запросы), а также документы по их рассмотрению сканируются сотрудником отдела по работе с обращениями граждан либо помощником депутата, после чего полученные электронные образы прикрепляется к ЭРК обращения (запроса).