Анализ коммерческой деятельности предприятия ООО «BI Consult»

2.1.Анализ функциональной деятельности предприятия ООО «BI Consult» 

Компания BI Consult работает на международном рынке информационных услуг с 2008 года и является старейшим российским партнером компании QlikTech, создателя первой в мире мощной и простой в использовании платформы бизнес-анализа Qlik Sense и QlikView, которая позволяет оперативно принимать оптимальные бизнес-решения на основе анализа имеющихся данных.

С точки зрения классификации, наиболее верным будет отнести деятельность фирмы к комплексному консалтингу. В штат компании входят бизнес-аналитики, консультанты, программисты, тестеры и большое количество сертифицированных разработчиков. Офисы компании находятся в Санкт-Петербурге, Могилеве и Нью-Йорке.
Миссия фирмы была сформулирована генеральным директором как «Широкое внедрение систем бизнес-анализа в деятельность современных фирм». Многолетний опыт работы BI Consult позволяет помочь их клиентам заказчикам повысить эффективность бизнес-процессов за счет использования инновационных инструментов и открыть новые направления для развития компании.
За семь лет работы число фирм клиентов только в Санкт-Петербурге
можно исчислять десятками, причем среди них есть довольно крупные даже по международным меркам: сеть магазинов «Магнит», Газпромнефть, ФК Зенит, сеть магазинов «Линзмастер», Mondi Group, Ilim Timber и другие.

Основным инструментарием фирмы является комплекс программного обеспечения на базе QlikView Business Discovery, созданный фирмой QlikTech - компаней-разработчиком программного обеспечения со штаб квартирой в Радноре. Отличительной особенностью программного обеспечения QlikView Business Discovery является возможность

интегрирования результатов работы систем 1С и SAP[5] в собственную платформу, что делает потенциальными клиентами подавляющее большинство фирм использующие эти платформы.

  При работе с клиентом первоочередной задачей становится выявление его потребностей и их классификация. Если потребность классифицируется как потребность, решаемая путем проведения ряда работ в направлении информационного консалтинга, то специалисты проводят стандартный комплекс работ включающий:

1) Внедрение систем бизнес-анализа QlikView и Tableau, адаптация этих систем под требования клиентов;

2) Разработка и реализация проектной стратегии быстрого и эффективного внедрения систем бизнес-анализа;

3) Оценка эффективности использования и оптимизация систем под новые задачи бизнеса;

В случае классификации потребностей, как потребностей, решаемых путем проведения работ в направлении управленческого консалтинга, оказываются услуги по:

1) Разработке и внедрение специализированных отраслевых и функциональных решений для бизнес-анализа;

2) Разработке индивидуальных решений "с нуля" в соответствии с потребностями заказчика;

3) Подбору инструментов и алгоритмов принятия управленческих решений и разработка результативных моделей интерпретации данных.

4) Разработке рекомендаций по оптимизации системы управления в компании с помощью систем бизнес-анализа;

Кроме того ООО «BI Consult» предлагает реализацию пилотных проектов систем бизнес-анализа и обучение кадров по направлению бизнес-аналитики с последующей выдачей сертификатов.
Стоит так же отметить, что фирма, имея статус официального партнера QlikTech обладает правом реализации лицензий на программное обеспечение этой фирмы, за определенный процент прибыли со сделки.
С недавних под фирма так же взяла курс на развитие нового направления в своей деятельности - SEO продвижение ресурсов заказчиков с привязкой к регионам, направленное на расширение клиентской базы последнего. Данная услуга носит скорее маркетинговый характер, но становится все более востребованной год от года как сама по себе, так и в комплексе вместе с рядом других консалтинговых услуг.

Помимо всего этого ООО «BI Consult» имеет собственный отдел технической поддержки, оказывающий консультирование клиентов по техническим проблемам возникшим в процессе работы программного или технического обеспечения, предоставленного фирмой.
Давая характеристику функциональной деятельности ООО «BI Consult» важно понимать, что данная фирма не является абсолютным лидером ни на отечественном рынке ни на рынке Санкт-Петербурга и на момент написания этой работы, как и подавляющее большинство консалтинговых фирм России переживает период упадка коммерческой деятельности связанный с мировым финансовым кризисом. Этот фактор заставил руководство фирмы отказаться от создания новых офисов, расширения персонала и внедрения новых типов услуг и решений разработанных аналитиками фирмы. Тем не менее имеющийся спектр услуг, сформированный из наиболее востребованных и позволяющий компании сохранить свои позиции на рынке информационных услуг, нельзя назвать узким. Многие из перечисленных выше услуг видоизменяются год от года, эволюционируя в новые виды деятельности, меняя масштабы своего применения и степень востребованности, позволяяООО «BI Consult» сохранять за собой позицию одной из лидирующих фирм рынка информационных услуг РФ.

 2.2. Анализ консалтинговой деятельности ООО «BI Consult»

Основным инструментом деятельности ООО «BI Consult» можно назвать
программное обеспечение QlikTech, в частности QlikView и QlikSense.
Именно эти два продукта внедряются в деятельность фирм-клиентов в подавляющем большинстве случаев. QlikView - первая в мире платформа класса Business Discovery с ассоциативным поиском в оперативной памяти. С ее помощью пользователи могут объединять данные из различных источников, исследовать их, находить ответы на свои вопросы и по-новому подходить к решению бизнес-задач. Алгоритмы работы QlikView, как и человеческого мозга, основаны на ассоциациях. Пользователи осуществляют поиск и анализ данных с помощью интерактивных панелей посредством любого имеющегося в их распоряжении устройства. Они работают самостоятельно или совместно со своими коллегами, задают многочисленные вопросы, получают ответы, выстраивают логические цепочки и находят новые пути решения различных задач. QlikView - это единый программный продукт, состоящий из множества компонентов, которые выполняют различные функции и предназначены для бизнес-пользователей, бизнес-аналитиков, разработчиков и ИТ-администраторов.
Продукты QlikView позволяют интегрировать результаты работы на подавляющем большинстве популярных платформ, включая 1С и SAP,
что делает его применение в нашей стране крайне простым и удобным
так как именно эти две платформы получили наибольшее распространение у фирм самых разных размеров в нашей стране.

На рисунке 2 показан принцип устройства работы платформы QlikView Business Discovery.

 

Рисунок 2 - Принцип устройства работы платформы QlikView Business Discovery
Из рисунка 2 видно, что для функционирования систем на платформе платформы QlikView Business Discovery зачастую требуются дополнительные продукты, вроде QlikView Publisher или QlikStart.
ООО «BI Consult» может предоставить потребителям лицензии на все эти продукты, но это почти никогда не требуется в виду того, что многие из них не имеют русскоязычного интерфейса или требуют высокой квалификации для комфортной работы или прохождения дополнительных курсов, которые тоже могут быть предоставлены ООО «BI Consult». 

На сегодняшний день QlikView является лидером в области систем бизнес-аналитики на мировом рынке по удовлетворенности пользователей. Согласно исследованиям Ухнаковой Ю.И. этот показатель составляет в среднем 97%. Прежде всего это связано с постепенным отходом  QlikView от OLAP-технологий [6].

Благодаря своей архитектуре системы бизнес-анализа Business Discovery хранят транзакционные данные, и поэтому нет необходимости постоянно изменять модель/архитектуру данных. Бизнес-задачи решаются и новая отчетность создается на уровне визуализации данных.

К тому же удалось решить проблему OLAP- кубов[7], пораждающик массу избыточных данных. При работе с QlikView новый запрос от бизнес-пользователей не пораждается  новый куб данных, а ведется работа с уже имеющейся струкурой в оперативной памяти, а не на жестких дисках.

Благодаря такому полходу гораздо быстрее разрабатывается модель данных: создание OLAP-куба для SAP BW в среднем занимает 5 рабочих дней,а решение такой же задачи в QlikView – всего несколько минут.
Еще одним плюсом является и то, что любое поле в QlikView может быть и показателем и измерением одновременно. Сточки зрения бизнес-пользователя в QlikView каждый следующий анализ делается на основе предыдущих.

Явным преимуществом является и то, что решение QlikView может поддерживать 1 человек и туда входит всё:  ETL, модель данных, хранение и визуализация.
 Решения на базе OLAP обеспечивает, теоретически, максимальную скорость обработки запросов, но обладает рядом серьезных недостатков по сравнею с решениями QlikView:

- Огромный "взрыв" данных. На кубах с большой размерностью, отношения объема многомерного куба к объему исходных данных, часто, составляет

 десятки и сотни раз.

 

 

 - Медленная загрузка данных. Загрузка новой порции данных приводит каждый раз к перестройке всего куба, что происходит непозволительно долго. К тому же, пользователи не могут в это время работать с данными.

 -  Изменение в структуре куба приводит к его полной перестройке.

 - Пользователи не могут осуществлять произвольные запросы к системе, только те, которые были запланированы при проектировании куба. 

 -  Произвольные запросы невозможны.

Реальность текущих бизнес - сценариев выглядит таким образом, что большинство из них являются неоптимальными с точки зрения производительности.

В настоящее время традиционная IT инфраструктура не может полностью удовлетворять потребностям одновременно транзакционных и аналитических систем. Это соответственно ведет к тому, что в архитектуре систем делаются уступки, тем или иным образом компенсирующие слабые стороны. Традиционные архитектуры практически не позволяют сочетать транзакционные среды (продажа товаров, обслуживание заказов, сбор денег) и аналитические (например доходность от продаж в разрезе заказчика или, например, конкретного региона).

Схема на рисунке 3 показывает достаточно простой бизнес процесс, работающий в рамках традиционной IT инфраструктуры. Конкретный процесс на схеме – «От заказа до оплаты» присутствует практически в каждой компании, которая хочет управлять продажами своих продуктов.
Консультанты ООО «BI Consult» рассматривают подобные процессы с двух сторон: транзакционной и аналитической.

          

Рисунок 3 - Схема обычного бизнес процесса, работающий в рамках традиционной IT инфраструктуры

 

С транзакционной стороны «order to cash» является сквозным бизнес процессом. Его действие затрагивает многие отделы предприятия и требует данных из большого количества систем. В рассматриваемом случае данные о товарах и финансовые данные получаются из транзакционной системы. В нашем случае предполагается, что транзакционные данные используются в финансовой системе и в системе поставок. Компании могут создавать миллионы или даже миллиарды документов в день. Таким образом, автоматизированные системы должны иметь возможность обрабатывать и сохранять эти документы очень быстро.  Каждый документ может быть достаточно простым по объему данных, которые в нем содержаться, но потенциально может потребоваться большому количеству людей или систем. При этом целостность данных является критичной, и эффективность работы процесса может играть важную роль в успешности жизнедеятельности предприятия.

С аналитической точки зрения каждый документ может в последствие быть загружен в систему другого типа (аналитическую систему) для того, чтобы компания могла понять, изменилось ли что то и можно ли каким то образом улучшить бизнес процесс. В примере представленном на рисунке 3 данные о товарах и финансовые данные, содержащиеся в финансовой системе и в системе поставок, загружаются в аналитическую систему и анализируются с точки зрения их изменения с течением времени. В аналитической системе можно провести анализ стоимости и доходности на данных загруженных из транзакционных систем, и в случае формирования каких либо выводов по результатам анализа бизнес процессы в транзакционных системах могут быть адаптированы. В противоположность транзакционным системам аналитические системы могут оперировать огромными объемами данных, и анализ может занимать часы, дни или даже недели. В настоящее время стоимость такой архитектуры ограничивает число потенциальных пользователей теми, для кого аналитическая информация является реально критичной.
Специалисты ООО «BI Consult» стремятся уменьшить сложность и стоимость, связанную с описанным выше примером, где делается деление на операционную и аналитическую часть путем объединения их в единое целое. На рисунке 4 показано как QlikView может обеспечить более простую среду для обеспечения работы того же бизнес процесса.

Рисунок 4 - Схема бизнесс процесса, обработанного  с помошью QlikView

Не вдаваясь в прочие детали, можно выделить несколько потенциальных областей, в которых ООО «BI Consult» позволяет своим клиентам достигнуть потенциального повышения производительности внедряясвои основные продукты и услуги, базирующиеся на Qlik-технологиях, как потенциальную замену каким либо другим средствам аналитики (OLAP):
1) Самоиндексация - QlikView сама строит индексы по таблицам. Таким образом, архитекторам и администраторам больше нет необходимости тратить время на создание, администрирование, анализ и оптимизацию индексов в схемах данных.

2) Высокая степень сжатия данных - QlikView позволяет обеспечивать сжатие данных до 20 раз по сравнению с их оригинальным состоянием. Таким образом, при миграции 20 ТБ данных могут быть сжаты до 1 ТБ. Более того анализируются непосредственно сжатые данные. Все это позволяет сократить расходы на системы хранения данных и на вычислительные мощности.

3) Поколоночное хранение данных - нет необходимости в предварительном построении агрегатов, как следствие, можно достаточно легко анализировать временные последовательности. В данном случае можно привести аналогию с калькулятором с бесчисленным количеством функций. В тоже время традиционные аналитические системы можно сравнить с калькуляторами с чеыремчя или пятью предопределенными функциями. В традиционных системах необходимо знать, что конкретно необходимо искать и делать прекалькуяцию для оптимизации времени отклика. В QlikView таких требований нет и все типы анализа возможны фактически на лету.

4) Хранение данных в памяти – поскольку данные доступны мгновенно, возможны варианты очень быстрого анализа. Есть примеры, когда обработка данных в QlikView происходила в 10000, и в 100000 раз быстрее.

5) Консолидация транзакционных и аналитических данных - данное преимущество будет ключевым для QlikView. Объединение транзакционных и аналитических данных (расчета на лету) в едином хранилище, на едином оборудовании/сетевой инфраструктуре может кардинально уменьшить стоимость владения системой, одновременно увеличив и улучшив доступ, качество данных и производительность системы.

6)Новые типы бизнес приложений - использование QlikView в качестве аналитического инструмента представляет возможности по разработке совершенно новых типов приложений, таких как анализ займов, сегментация покупателей в торговле, онлайн оценка рисков, и т.д.

ООО «BI Consult» имеет линейную организационную структуру управления, которая представлена на рисунке 5.

 

Рисунок 5 - Организационная структура управления ООО «BI Consult»

  Представленная на рисунке структура имеет принцип централизации власти и единоначалия, что имеет ряд недостатков, вроде избыточной управленческой нагрузки на генерального директора и его заместителя.
В своей работе ООО «BI Consult» стремится максимально приблизиться
к модели петли качества представленной на рисунке 6.

Рисунок 6 – Модель петли качества, к которой стремится ООО «BI Consult»

Эта модель отражает цикл улучшения качества как всей консалтинговой услуги, так и каждого ее отдельного элемента. Цикл процесса улучшения может включать:

- определение, измерение и анализ текущей ситуации;

- установление целей для улучшения;

- поиск возможных решений;

- оценку этих решений;

- внедрение выбранных решений;

     - измерение, верификацию и анализ внедрения;

   Выполнение консалтинговой услуги - консалтинговый процесс - начинается с "клиент-консультантских" взаимоотношений, которые в свою очередь начинаются с диагностики проблемы. Успешным результатом таких отношений является удовлетворение потребностей клиента, а именно, дальнейшее разрешение проблемы.

Успех зависит от способности консультанта создать обоюдовыгодные отношения, которые базируются на необходимости, понимании и доверии. Успех взаимоотношений зависит от степени участия клиента и качества предоставленной клиентом информации. Успешные "клиент-консультантские" взаимоотношения продолжаются после первого соглашения.

  Значимой причиной применения консультирования является ожидаемый положительный экономический эффект. Он может быть немедленным, отложенным, полученным за счет дополнительных поступлений или за счет экономии. Сегодняшнего потребителя не устраивают только качественные характеристики ожидаемого эффекта или приведение примеров успешного выполнения аналогичного проекта. Клиенту нужен обоснованный количественный экономический эффект.

Для комплексного анализа эффективности консалтинговой деятельности в ООО «BI Consult»используются статистические методы повышения качества, проводится анализ с двух сторон: со стороны клиента и со стороны консультанта для дальнейшего получения комплексной оценки. Согласно ISO 9000:2000[8] статистические методы применяются для лучшего понимания изменений в процессах и в их результатах. Использование этих методов помогает решить технические проблемы. Эти методы могут также способствовать лучшему использованию имеющихся данных для дальнейшего принятия решений.

Анализируя документы, работа с которыми велась в ООО «BI Consult», можно отметить некоторые недостатки. Во-первых,начимую часть документооборота  по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

- сложность организации эффективного контроля и отчетности;

- трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

- длительность сроков подготовки и согласования документов;

- медленный поиск документов;

 - сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

- трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

- в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем современных систем электронного документооборота. Для таких организаций, как  ООО «BI Consult», где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

 Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В ООО «BI Consult» график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого сложно узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Также не может быть рассчитано ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.