Что и как нужно отразить в локальных нормативных актах

Локальные нормативные акты по вопросам трудовых отношений

 

Трудовые отношения регулируются трудовым законодательством и иными нормами трудового права (Конституция РФ, законы, постановления Правительства и др.). Регулирование осуществляется также и локальными нормативными актами (ст. 5 ТК РФ). Их отличие от обычных законов, принимаемых органами власти, в том, что локальные акты действуют в пределах конкретной организации, которая их приняла. Поэтому локальные нормативные акты имеют большое значение для регулирования трудовых отношений.

 

Какие документы являются локальными нормативными актами

 

В трудовом законодательстве нет четкого определения локальных нормативных актов. Указано лишь, что эти документы содержат нормы трудового права, принимаются работодателями в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством, коллективными договорами и соглашениями (ст. 8 ТК РФ). Согласно сложившейся практике к локальным нормативным актам можно отнести такие документы как положения, политики, правила, инструкции, регламенты, приказы по основной деятельности и др.

       Трудовое законодательство перечисляет обязательные локальные нормативные акты, которые должны быть в каждой организации:

· Правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) (ст. 189 ТК РФ);

· Локальный акт об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);

· Локальный акт о персональных данных (ст. 87 ТК РФ) - рекомендации по составлению документа дает Роскомнадзор http://www.rkn.gov.ru/personal-data/p908/;

· Штатное расписание (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1);

· Приказ об утверждении формы расчетного листка (ст. 136 ТК РФ);

· График отпусков (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4414-6);

· Инструкции и правила по охране труда (ст. 212 ТК РФ, «Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда» утв. Минтрудом РФ 13.05.2004);

· Положения по охране труда (Положение об обучении требованиям охраны труда, Положение о системе управления охраной труда) (ст. 212 ТК РФ).

 

Условно обязательными локальными нормативными актами являются такие акты, которые регулируют отдельные вопросы. Например, если практикуется премирование или направление работников в командировки, нужно принять локальные акты о премировании и о командировках. Обязательными при наличии соответствующих трудовых отношений будут:

· Положение о премировании;

· Положение о командировках (ст. 166 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);

· Положение об аттестации (ст. 81 ТК РФ, Постановление ГКНТ СССР № 470, Госкомтруда СССР № 267 от 05.10.1973);

· Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ);

· Положение о добровольном медицинском страховании;

· Регламенты согласно отраслевому законодательству (например, для фармацевтической отрасли и отрасли торговли).

 

Может являться локальным нормативным правовым актом и должностная инструкция, поскольку содержит не только трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). Если в трудовом договоре с работником данные требования не определены, руководству нужно издать должностные инструкции, чтобы определить права и обязанности, а также требования к работникам. Ведь если эти вопросы не будут отражены на бумаге, а работник не будет ознакомлен с ними под роспись, его будет нельзя  привлечь к ответственности за неисполнение трудовых обязанностей – ведь он с ними не ознакомлен. Либо при отсутствии обязательного профстандарта по должности или выполняемой работе будет сложно обосновать необходимость направления работника на обязательное обучение.

Некоторые условно обязательные локальные нормативные акты лучше издавать отдельными документами. А некоторые правила можно включить в ПВТР отдельными разделами. Обычно в ПВТР включаются правила о порядке приема и увольнения работников, основных правах, обязанностях и ответственности сторон трудового договора, режиме работы, времени отдыха, применяемых к работникам мерах поощрения и взыскания. Например, в ПВТР будет целесообразно включить правила о ненормированном рабочем дне, разъездном характере, суммированном учете рабочего времени и др.

Существуют и не обязательные локальные нормативные акты. Руководство может издать эти акты по другим вопросам, чтобы более эффективно организовать работу трудового коллектива: Положение о персонале, Положения об отделах, Корпоративный кодекс, Положение об обучении (ст. 196 ТК РФ), Положение об отпусках, Положение об использовании мобильной связи, о пропускном режиме, различные регламенты, стандарты, описание бизнес процессов и т.д.

       Однако независимо от того, установлена ли трудовым законодательством обязательность того или иного локального нормативного акта, любой нормативный акт, принятый в соответствии с трудовым законодательством, обязателен для исполнения как работниками, так и руководством. Локальные акты действуют в отношении работников независимо от места выполнения ими работы (ст. 13 ТК РФ) даже в период испытательного срока (ст. 70 ТК РФ).

Стоит обратить внимание, что если организация относится к категории субъектов малого предпринимательства и является микропредприятием в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 № 209-ФЗ, руководство вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов (ст. 309.1 ТК РФ). Однако в этом случае в трудовые договоры с работниками придется включать все условия, которые должны регулироваться локальными актами (ст. 309.2 ТК РФ), а трудовые договоры нужно будет заключать на основе типовой формы, утверждаемой Правительством РФ. В настоящее время такая форма утверждена (Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

 

Что и как нужно отразить в локальных нормативных актах

 

В локальных нормативных актах необходимо отразить правила, которые действуют по регулируемым этими актами вопросам. В результате практической работы сложилась примерная структура локального нормативного акта, которая включает:

· общие положения - перечень вопросов, нормативные правовые акты – основания, перечисление структурных подразделений и категорий работников, на которых этот акт распространяется;

· основная часть - права и обязанности работника и работодателя, процедуры и правила, порядок взаимодействия подразделений, надлежащие действия сторон, сроки, ответственность и др. (например, Положение об использовании корпоративной мобильной связи может включать порядок получения корпоративной СИМ-карты и ее использования, порядок учета расходования средств и информирования пользователей, порядок возврата номеров корпоративной сотовой связи);

· заключительные положения - время вступления локального нормативного акта в силу, период действия, порядок внесения изменений, порядок его отмены и другие условия;

· приложения - схемы, таблицы, образцы документов и другие приложения.

 

При оформлении локального нормативного акта следует учесть требования Правил заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ) (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33) и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Для некоторых локальных нормативных актов могут быть установлены особые правила. Например, штатное расписание должно оформляться по Форме Т-3, а график отпусков по Форме Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). С 01.01.2013 г. допускается разработка собственных форм учетной документации, однако формы должны соответствовать ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

       Если есть вопросы, которые остались неурегулированными и требуют контроля, то лучше для четкого управления процессами и в целях определения прав, обязанностей и ответственности по этим вопросам принять локальный нормативный акт.