Правила организации выставок

1. Определение целей и задач.

2. Оформление заявки на участие в выставке (На сайте выставки в разделе "Участникам" или "Условия участия и документы" публикуются специальные формы, по которым, предварительно, заполнив их, заказывается та или иная услуга).

3. Подписание договора с организаторами выставки (В некоторых случаях Договор считается заключенным с момента получения Организатором Заявки на участие в выставке при условии, если Организатором был выставлен Экспоненту счет в соответствии с условиями оплаты, указанными в Заявке на участие в выставке).

4. Резервирование и оплата выставочной площади.

5. Схема стенда и расположение демонстрируемых образцов товара (Ваш выставочный стенд должен быть грамотно продуман. Демонстрируемые образцы, необходимо определить заранее. Выяснить их точное количество и наличие на складе. Затем составить список с точными габаритами и весом каждого выставочного образца).

6. Формирование ТЗ (Технического задания) на строительство выставочного стенда.

7. Сотрудничество с компанией-застройщиком (согласование сметы, утверждение дизайна) (С особым вниманием нужно отнестись к застройке стенда и оформлению выставочной площади. С этой работой справятся специально обученные люди, компании-застройщики, которые в своем штате имеют профессиональных дизайнеров и художников. В существующих условиях компании-застройщики предлагают различные решения по застройке выставочного стенда).

8. Организация транспортировки оборудования.

9. Заказ дополнительно оборудования на стенд (электричество, воздуховоды, мебель) (Дополнительное оборудование заказывается только в том случае, если вы выбрали стандартно оборудованную площадь. Оборудованная площадь представляет собой выставочный модуль, собранный из стеновых панелей, фризовая надпись, ковролин, светильник СПОТ, розетка 220 и корзина для бумаг. Все оборудование сдается во временное пользование. Отнеситесь серьезно к плану застройки вашего стенда - потому что организатор выставки вправе соорудить стенд по своему усмотрению, если экспонент не предоставил в указанный срок план стенда. Перепланировка выставочного стенда будет осуществляется за ваш счёт в размере 60% от стоимости оборудования на день оплаты).

10. Изготовление полиграфических и рекламных материалов.

11. Изготовление визиток и бэйджей для сотрудников компании.

12. Составление опросного листа для посетителей (Опросные листы, необходимы на каждой выставке, но многие менеджеры, как и посетители негативно относятся к заполнению всякого рода анкет и опросных листов. Тем не менее, они необходимы, поэтому используйте маленькие хитрости. Во-первых, вопросов должно быть немного, не более 5-6 вопросов. Во-вторых, не обязательно говорить собеседнику, что сейчас произойдет опрос. Пять вопросов, вы можете легко запомнить и просто "вклинивать их в общую беседу", предварительно попросив разрешения делать пометки в блокнот в ходе разговора, под предлогом ничего не забыть).

13. Организация работы персонала на выставке.

14. Работы по монтажу-демонтажу.

15. Контроль отгрузки.

16. Составление общего бюджета выставки.

17. Поствыставочная работа (Главная цель выставки - контакты. Что бы выжать максимум из тех средств и сил, которые вы вложили, необходимо в течение первой недели, после окончания выставки обработать все контакты. Этот этап один из самых главных).

Методика проведений культурно-массовых мероприятий.