Пресс-конференция. Особенности организации и проведения

Наиболее привычной и привлекательной для журналистов формой информационного общения является пресс-конференция. Пресс-конференция — это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте.Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Инициаторами проведения пресс-конференций являются руководители и специалисты различных структур организаций и компаний, но иногда и работники СМИ, желающие получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие общественность вопросы.

В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяются следующие этапы: подготовительный; этап, непосредственно предшествующий мероприятию; пресс-конференция и этап по окончании мероприятия, каждый из которых имеет характерные особенности.

Первый этап — это планирование и оповещение. Изначально стоит определить, насколько ваша информация интересна представителям СМИ, ведь можно ограничиться рассылкой пресс-релиза. Хотя можно отметить, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый хороший пресс-релиз. В любом случае пресс-релиз необходим на этапе подготовки пресс-конференции в качестве разогревающей информации и после завершения акции как дополнительный материал.

Время, непосредственно предшествующее мероприятию, также необходимо использовать для достижения наибольшего успеха пресс-конференции.Нужно изготовить и разместить указатели:объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя «регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов, уместен указатель «раздевалка», особенно если она расположена не на виду. Чем быстрее вас найдут журналисты, тем в лучшем расположении духа они окажутся. Нагрудные указатели (беджи) должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода вопросам.

В проведении пресс-конференции допустимо немного затянуть ее открытие. Отступление от объявленного времени на 5–10 минут (но не более) иногда даже желательно — за этот период подтянутся опоздавшие. Но планируемая продолжительность не должна превышать 30–60 минут (менее 30 минут — это оперативный

В это же время окончательно распределяются роли на пресс-конференции. Их три: ньюсмейкер — носитель новости, имеющий опыт публичного выступления; ведущий (или модератор) и эксперт — специалист в данной области.

Предваряющее выступление ньюсмейкера необходимо, его нормальная продолжительность, которая не утомит журналистов, — 10 минут. Вступлением вы задаете свои правила информационной игры, а отказываясь от него, ввязываетесь в игру по чужим правилам.

Главный критерий успешного выступления на пресс-конференции — информативность. Ноширокий перечень цифр, фамилий, организаций целесообразнее отдать журналистам в письменном виде, иначе в СМИ почти наверняка появятся искажения.

Последний этап пресс-конференции наступает после ее непосредственного завершения. Когда модератор говорит «спасибо и до свидания», пресс-конференция не заканчивается, ведь журналисты подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Это допустимо, ведь основной целью пресс-конференции является максимальный выход материалов в СМИ. Чем больше встреч и вопросов, тем больше материалов.

Цикл мероприятий вокруг пресс-конференции завершает пресс-клиппинг — полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время. Это исследование выполняется специалистами службы по связям общественностью организации, проводившей пресс-конференцию. Пресс-клиппинг крайне необходим для определения степени эффективности акции и для формирования планов организации на будущее.

Выставка. Правила организации.

Выставка (англ. exhibition) – показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении для удовлетворения потребителей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих перспектив. Выставка – одна из ведущих форм и средств организации целевых связей с общественностью. Выставки позволяют широкой общественности узнать об учреждении.