Пресс-конференции, их назначение и подготовка к проведению

Пресс-конференции — один из наиболее распространенных и эф­фективных способов организации связей с общественностью и пере­дачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняют пресса и другие СМИ.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда органи­зации необходимо:

♦ проинформировать свою общественность о каком-либо важном
и неординарном событии в своей жизни;

♦ продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продук­цию;

♦ представить новую концепцию развития, вызывающую массо­вый общественный интерес;

♦ решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

♦ наладить личные контакты руководства организации с предста­вителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференций в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различ­ных структур организаций и компаний, а иногда работники СМИ, ко­торые под давлением различных групп общественности желают по­лучить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие вопросы. Специалисты в области связей с общественностью не рекомен­дуют организовывать пресс-конференции по малозначительным по­водам, а также в тех случаях, когда обычная информация может быть передана с помощью традиционных средств (например, с помощью пресс-релизов).

До начала пресс-конференции ее организаторы должны подго­товить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть на данном мероприятии. Такой выборочный подход к составу участников пресс-конференции не ис­ключает, однако, того, что на ней будут присутствовать журналисты оппозиционно настроенных изданий. Организаторы пресс-конфе­ренции не должны препятствовать их участию в обсуждении наме­ченных проблем, поскольку это почти всегда отрицательно влияет на деловой имидж организации, свидетельствует о неуверенности руко­водства фирмы в правильности своих позиций, нежелании выслуши­вать острые вопросы и отвечать на критические замечания.

Представителям ежедневных изданий приглашение для участия в пресс-конференции рекомендуется высылать примерно за неделю до ее проведения с тем, чтобы у них было несколько дней для плани­рования собственной работы и подготовки к мероприятию.

Если в работе пресс-конференции предполагается участие жур­налистов из ежемесячных или ежеквартальных изданий, то сроки рас­сылки приглашений должны быть скорректированы соответствую­щим образом.

В самом приглашении следует указать:

• место, день и время проведения пресс-конференции, ее при­мерную продолжительность;

• общую тематику пресс-конференции и перечень основных воп­росов, предполагаемых к рассмотрению;

• фамилии и должности основных участников пресс-конферен­ции со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется слишком подробно перечислять и тем более комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему со­бытию.

При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпал с днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ.

Средства массовой информации, получившие приглашения для участия в пресс-конференции, но не приславшие на нее по каким-либо причинам своих представителей, не должны лишаться возможности рассказать о данном событии на своих страницах, в радио- или теле­эфире. Поэтому организаторы пресс-конференции обычно рассыла­ют в упомянутые СМИ все необходимые материалы, а также тексты или тезисы основных выступлений участников пресс-конференции.

Руководители СМИ (особенно центральных или популярных в конкретном регионе) ежедневно получают большое количество при­глашений для своих сотрудников на ту или иную пресс-конферен­цию. Некоторые приглашения вызывают у них интерес, а другие они просто игнорируют. Именно поэтому организаторам пресс-конферен­ции необходимо учитывать, что количество разосланных приглаше­ний далеко не всегда будет совпадать с количеством посетивших ее журналистов и репортеров. В любом случае целесообразно продумать и организовать процедуру регистрации лиц, прибывающих для учас­тия в работе пресс-конференции. Это тем более полезно сделать для оценки действенности пресс-конференции по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих ре­портажей в других СМИ.