Учетно-отчетная документация, порядок списания медицинского имущества

Учет медицинского имущества на корабле ведется по формам документов, приведенных в приложении 23.

На надводном корабле со штатной аптекой учет ведется:

- в аптеке - инвентарного имущества в целом за корабль и за каждое подразделение медицинского пункта - в книге по ф. 27, расходного имущества, только находящегося на хранении в аптеке, - в книге по ф. 26;

- в подразделениях медицинского пункта - инвентарного имущества, находящегося в эксплуатации, - в книге по ф. 26; лекарства, содержащие ядовитые, наркотические и приравненные к ним средства, а также другие лекарства, подлежащие ежедневному учету, - в книге по ф. 49.

На надводном корабле без штатной аптеки все медицинское имущество учитывается в целом за корабль в книге по ф. 26. При этом для учета инвентарного и расходного имущества ведутся отдельные книги.

На подводной лодке в книге по ф. 49 учитываются только лекарства, содержащие ядовитые, наркотические и приравненные к ним средства, а также другие лекарственные средства, подлежащие ежедневному учету (приложение). Учет остального медицинского имущества ведет медицинская служба объединения или аптека береговой (плавучей) базы по месту приписки на обеспечение.

При заведении новых книг учета медицинского имущества листы в них пронумеровываются, скрепляются мастичной печатью «Для пакетов» и свидетельствуются подписью начальника медицинской службы. на кораблях без штатной аптеки, где учет медицинского имущества ведет непосредственно начальник медицинской службы, количество листов в книгах свидетельствуется подписью командира корабля.

Все книги учета и книга регистрации учетных документов (ф. 25) регистрируются в делопроизводстве корабля.

Книга учета лекарств, содержащих ядовитые и наркотические средства (ф. 49), на подводной лодке оформляется и учитывается медицинской службой объединения (береговой или плавучей базы).

Медицинское имущество в книгах учитывается отдельно по каждому наименованию. Новые книги начинаются с записи остатков из предыдущих книг или на основании первичных приходных документов и актов снятия остатков при инвентаризациях. При записи остатков инвентарных предметов одновременно записываются сроки выдачи их в использование или ввода в эксплуатацию. В предыдущих книгах указываются номер и страница книги, в которую записан остаток данного имущества.

При переносе остатков из одной книги в другую правильность переноса ядовитых, наркотических и приравненных к ним средств и имущества, подлежащего ежедневному учету (приложение), а также инвентарного имущества подтверждается на каждом лицевом счете двумя подписями: начальника медицинской службы и начальника аптеки. Аналогично подтверждаются также итоги по этим предметам, подводимые в книгах учета при инвентаризации, в том числе при приеме и передаче дел и должности материально ответственным лицом.

На кораблях без штатной аптеки правильность записей о переносе ядовитых, наркотических и приравненных к ним средств, а также имущества, подлежащего ежедневному учету, подтверждается подписью командира корабля и начальника медицинской службы.

в книгах учета итоги о приходе, расходе и остатках имущества подводятся при инвентаризациях и подчеркиваются двумя чертами, при передаче должности материально ответственными лицами и в других необходимых случаях - одной чертой. Книги учета ведутся до полного использования.

Все документы учета подлежат обязательной регистрации в книге регистрации учетных документов (ф. 25) в день поступления на корабль. Порядковый номер регистрации документа в книге по ф. 25 является его номером и проставляется на каждом листе документа и приложений к нему.

Исполнительные документы должны иметь подпись получателя и выдавшего имущество, а также отметку о записи приходных (расходных) операций в книгах учета по каждому наименованию в указанием номера книги и страницы, на которой произведена запись. Принимать и отпускать медицинское имущество, а также записывать в книгах учета по документам, не оформленным в соответствии с установленным порядком, запрещается.

Исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела (папки). По мере подшивания листы нумеруются, документ вносится в опись установленной формы, а по окончании календарного (отчетного) года количество листов в деле подтверждается подписью начальника медицинской службы и заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов».

Требования (рецепты) на ядовитые, наркотические и приравненные к ним средства в чистом виде и в смеси с индифферентными наполнителями и другими препаратами, а также на гидройодид пахикарпина и спирт этиловый в чистом виде регистрируются в книге ф. 25 наравне в другими документами на медицинское имущество. Требования (рецепты) на прочие лекарственные средства и расходное имущество в этой книге не регистрируются и подшиваются ежедневно отдельно от других документов. Требования (рецепты), зарегистрированные по ф. 25, подшиваются и хранятся отдельно.

Списание с книг учета инвентарного медицинского имущества, пришедшего в негодность по истечении установленных в соответствующих руководящих документах сроков эксплуатации, производится по акту качественного состояния (ф.13). Списание сложных образцов медицинской техники, на которые ведутся эксплуатационные паспорта, оформляется актом технического состояния (ф. 12). Акты на списание инвентарного имущества утверждают:

- командир корабля - на предметы стоимостью до 50 руб. за единицу (общая сумма не ограничена);

- начальник органа управления медицинской службы - на предметы стоимостью свыше 50 руб. за единицу. Акт, утверждаемый командиром корабля, составляется в одном экземпляре, а утверждаемый начальником органа управления медицинской службы, - в двух экземплярах. Оба акта представляются по команде, к ним прилагаются паспорта на списываемое имущество. После утверждения акта начальником органа управления медицинской службы первый экземпляр возвращается на корабль и служит основанием для списания имущества по книгам учета.

Медицинское имущество, утраченное в результате аварии, незаконного расходования, недостач и хищений, а также пришедшее в негодность ранее установленных сроков эксплуатации, списывается на основании приказа командира корабля и акта списания (ф. 11) по инспекторскому свидетельству. Порядок выдачи инспекторского свидетельства определяется соответствующими руководящими документами.

Списание расходного медицинского имущества по книгам учета производится:

- ядовитых, наркотических и приравненных к ним средств и другого имущества, подлежащего ежедневному учету, - ежемесячно по книгам учета (ф. 50), записи в которые вносятся ежедневно на основании требований (рецептов) на выдачу этих средств, а на корабле без штатной аптеки - по книгам учета (ф. 49), итоги в которых подводятся ежемесячно;

-остального имущества - один раз в 3 месяца по акту списания (снятия остатков) по ф. 11, который составляется в одном экземпляре внутрипроверочной комиссией по составлению на 1-е число квартала. Списание должно оправдываться требованиями (рецептами), а на кораблях без штатной аптеки - записями о назначении лекарств и процедур в книге учета больных в амбулатории и медицинских книжках.

Подразделениям медицинского пункта корабля инвентарное имущество выдается по накладной (ф. 2), расходное - по требованиям (на бланках со штампом корабля). Требования на ядовитые, наркотические и приравненные к ним средства, этиловый спирт в чистом виде выписываются на отдельном бланке и визируются начальником медицинской службы корабля.

Выдача лекарств на руки больным запрещается. При амбулаторном и стационарном лечении больные принимают лекарства в присутствии дежурного медицинского работника. Только в отдельных случаях, когда посещение амбулатории в установленное для приема лекарств время затруднено, допускается выдача из на руки офицерам и сверхсрочнослужащим.

При отпуске лекарств на руки больным непосредственно из аптеки выписывается рецепт, который оформляется в полном соответствии с установленными правилами и скрепляется личной печатью врача.

Рецепты для амбулаторных больных на наркотические и приравненные к ним средства как в чистом виде, так и в смеси с другими препаратами и индифферентными наполнителями и растворителями, на кодеина основание, кодеина фосфат, этилморфина гидрохлорид, пахикарпина гидройодид в чистом виде и в смеси, а также на ноксирон выписываются на отдельных бланках собственноручно врачом и скрепляются мастичной гербовой печатью корабля. Запрещается отпускать из аптеки лекарства, содержащие ядовитые, наркотические и приравненные к ним средства, по рецептам, выписанным врачами других кораблей (частей, учреждений).

Требования и рецепты, выписанные на бланках не установленных образцов и с нарушением правил выписывания и оформления, считаются недействительными, и лекарства по ним не отпускаются.

На корабле без штатной аптеки выдача инвентарного имущества из запасов в пользование документально не оформляется, не выписываются также требования (рецепты) на расходное имущество. Ежедневный расход ядовитых, наркотических и приравненных к ним средств и другого имущества, подлежащего ежедневному учету (приложение), на оказание помощи и лечение больных отмечается в книге (ф. 49). Перевязочные материалы и этиловый спирт, расходуемые для выполнения процедур, разрешается отмечать в этой книге один раз в 5-10 дней. Не позднее 5-го числа следующего месяца по книге (ф. 26). Записи в книге (ф. 49) должны подтверждаться данными о назначениях лекарств и процедур в книге учета больных в амбулатории и в медицинских книжках.

В мирное время корабль, состоящий на самостоятельном обеспечении, представляет следующую отчетность по медицинскому имуществу:

- отчет-заявку наличия и потребности материальных средств (ф. 14 мед.)один раз в год к 20 октября;

- донесение о наличии, движении и освежении материальных средств (ф. 16 мед.) один раз в год к 15 октября;

Все документы учета должны содержать достоверные сведения о движении медицинского имущества за отчетный период и о наличии его на день составления. Они представляются начальнику органа управления медицинской службы по месту приписки на обеспечение через флагманского врача соединения.

Учетные документы на медицинское имущество хранятся на корабле в течение следующих сроков:

- книги учета, приходные и расходные документы, книги регистрации учетных документов, отчеты-заявки, донесения - 3 года;

- книги учета ежедневного расхода лекарств, содержащих ядовитые и наркотические средства, требования, рецепты, акты снятия остатков при инвентаризациях - 1 год.

По истечении сроков хранения документы уничтожаются установленным порядком.

 

Контроль за своевременным и полным обеспечением корабля положенным медицинским имуществом и законностью его расходования подразделяется на предварительный и последующий.

Предварительный контроль имеет целью предупредить незаконное и нецелесообразное расходование имущества и осуществляется всеми должностными лицами в пределах предоставленных им прав в период оформления требований (рецептов), актов на списание и других первичных документов на медицинское имущество.

Последующий контроль имеет целью проверить законность и целесообразность совершенных с имуществом операций. Основной формой последующего контроля является инвентаризация медицинского имущества.

Инвентаризация проводится как самостоятельно, так и при приеме и сдаче дел и должности начальником медицинской службы и материально ответственными лицами.

Инвентаризацию проводит внутренняя проверочная комиссия в присутствии материально ответственных лиц. Инвентаризация включает проверку фактического наличия, качественного состояния, комплектности имущества и сличения наличия с учетными данными. В аптеке подлежит инвентаризации расходное и инвентарное имущество, в других подразделениях - только инвентарное.

При инвентаризации проверяются также сроки годности, освежение, условия хранения имущества, выявляются излишки и недостачи имущества.

Как самостоятельная форма контроля инвентаризация медицинского имущества текущего снабжения и неприкосновенного запаса проводится по приказу командира корабля один раз в год по состоянию на 1 января или в другой срок, установленный вышестоящим командованием.

Результаты инвентаризации оформляются актом произвольной формы, к которому прилагается акт произвольной формы, к которому прилагается акт снятия остатков (ф. 11). Акт утверждает командир корабля.

Контроль за наличием, хранением и расходованием ядовитых, наркотических и приравненных к ним средств, этилового спирта и другого медицинского имущества осуществляют начальник медицинской службы корабля - не реже одного раза в три месяца в аптеке и других подразделениях, начальник аптеки - не реже одного раза в месяц во всех подразделениях.

Кроме того, по состоянию на 1 января и 1 июля независимо от срока инвентаризации проводится полная проверка наркотических лекарственных средств. Результаты проверки комиссия оформляет актом с приложением ведомости наличия и качественного состояния проверенного имущества.

Состояние аптечек на боевых постах проверяется ежедневно боевым санитаром.

Прием и сдача медицинского имущества производятся при назначениях и переводах начальника медицинской службы и материально ответственных за это имущество лиц. Материально ответственные лица принимают имущество лично в присутствии членов внутренней проверочной комиссии.

Начальник медицинской службы корабля при приеме дел и должности наличие, качественное состояние, комплектность, условия хранения и эксплуатации имущества проверяет на выборку. При этом обязательна проверка хранения, учета и расходования всех ядовитых, наркотических и приравненных к ним средств, этилового спирта и другого имущества, подлежащего ежедневной выборке (приложение), а также имущества неприкосновенного запаса.

При приеме дел и должности начальником медицинской службы и начальником аптеки внутренняя проверочная комиссия проводит инвентаризацию всего медицинского имущества корабля, при приеме дел и должности другими материально ответственными лицами - только имущества, находящегося в их ведении.

Принимающий дела и должность должен сверить данные учета медицинского имущества корабля с данными учета органа управления медицинской службы по месту приписки на обеспечение. Прием и сдача медицинского имущества оформляются актом, к которому прилагается акт снятия остатков (ф.11). При приеме и сдаче дел и должности начальником медицинской службы акты утверждает командир корабля, в остальных случаях - начальник медицинской службы.