Тема 7 «Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета»

       7.1 Документы как источник первичной информации

       7.2 Классификация документов

       7.3 Организация системы управления документооборотом

       7.4 Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

 

       7.1 Документация – это способ первичного наблюдения и регистрации хозяйственных операций, осуществляемых в ходе хозяйственной деятельности.

       Документация является составным элементом метода бухгалтерского учета, и материальный носитель экономической информации называется документом.

       Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство о факте соверше6ния хозяйственных операций или о праве на их совершения.

       В документах, являющихся основанием для бухгалтерских записей, содержатся сведения о совершившихся хозяйственных операциях. Однако до совершения основной операции оформление документов проходит определенную процедуру, в ходе которой осуществляется предварительный, текущий контрольза законностью, целесообразностью хозяйственной операции, подлинностью подписей лиц, санкционирующих ее выполнение.

Затем полностью оформленный документ поступает в бухгалтерию, где осуществляется последующий контроль и он подвергается обработке. Таким образом, при помощи документации бухгалтерский учет выполняет свои управленческие, контрольно-аналитические и информационные функции.

       Документация играет особую роль в обеспечении сохранности имущества субъекта, при помощи документов закрепляется материальная ответственность лиц, работающих с товарно-материальными запасами и другими активами, денежными ресурсами.

       Также велико правовое (юридическое) значение документации. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между хозяйствующими субъектами или лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и обязательств. Таким образом, документы дают юридическую силу бухгалтерской информации.

Согласно статьи 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой

отчетности» формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком РК в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

       Первичные документы, как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом, разрабатываются индивидуальными предпринимателями или организациями самостоятельно.

       Бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

       Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

       В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

       Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

       Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом.

 

       Учетные регистры.

Согласно статьи 1. п. 5 Закона РК «О бухгалтерском учете и

финансовой отчетности» от 28.02.2007г. №234-4 регистры бухгалтерского учета – это формы для обобщения, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения в системе бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

       Под учетными регистрами понимаются разграфленные специальным образом листы, в которые производятся текущие учетные записи. Это второй этап учетных работ. В них группируются и систематизируются по синтетическим и аналитическим счетам данные о состоянии и движении хозяйственных средств и их источников. По данным учетных регистров составляется отчетность. В практике бухгалтерского учета применяются учетные регистры, различные как по внешнему виду, так и по содержанию. Используются свободные листы (журналы-ордера, ведомости), карточки (хранятся в картотеках) и книги (кассовая книга, книга регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, главная книга и др.).

       Выбор того или иного типа учетного регистра обуславливается требованиями организации учета на конкретном участке его применения.

       По содержанию или назначению учетные регистры делятся на регистры:

       - синтетического учета;

       - аналитического учета;

       - совмещающие синтетический и аналитический учет.

       В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления таблиц.

       Для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам используются специальные учетные регистры. При этом построение и содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, может быть разнообразным в зависимости от объектов аналитического учета, задач учета, оперативного контроля и руководства хозяйственной деятельностью субъекта.

       Предприятию для контроля за материальными запасами необходимо иметь точные сведения о ежедневном поступлении и выбытии по каждому виду в натуральном и денежном выражении. По операциям взаимных расчетов с поставщиками необходимо иметь конкретные сведения о состоянии расчетов с каждым отдельным поставщиком или каждой партии полученных от него материалов. Поэтому регистры аналитического учета товарно-материальных запасов будут отличаться от регистров аналитического учета по расчетам с поставщиками.