Классификация документов

Для того, чтобы правильно применять те или иные документы, нужно знать их классификацию. Хозяйственные операции, совершающиеся на предприятиях, различны по своему содержанию, этим и объясняется разнообразие документов, которыми они оформляются.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

- назначению;

- порядку составления;

- способу охвата операций;

- месту составления.

 

Классификация документов

 

Признаки классификации	Виды
По назначению	Распорядительные
	Оправдательные
	Бухгалтерского оформления
	Комбинированные
По способу составления	Первичные
	Сводные
По способу охвата операции	Разовые
	Накопительные
По месту составления	Внешние
	Внутренние

 

Распорядительными являются документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной хозяйственной операции. К ним относятся приказы, чеки, доверенности. Их основное назначение – передача указаний руководителей непосредственным исполнителям. Распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражений их в учете.

Оправдательными признаются документы, содержащие факт совершения операций. Они составляются в момент совершения операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. К их числу относятся накладные, акты, кассовые ордера и другие.

Документами бухгалтерского оформления считаются документы, создаваемые бухгалтерской службой для обобщения данных первичных оправдательных документов с целью облегчения, сокращения и упрощения бухгалтерских записей. Кроме того, в бухгалтерском учете есть ряд операций, которые не оформляются первичными документами, а их необходимость подтверждается расчетами, справками. К ним относятся ведомости начисления амортизации, зарплаты и удержания подоходного налога, расчеты налогов и отчислений в бюджет, исправительные записи в бухгалтерском учете, которые должны быть оформлены бухгалтерскими справками.

Комбинированными называются документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Они служат одновременно и распоряжением на выполнение операций и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию, в то же время содержит указание о порядке отражения ее на счетах.

 

 

7.3 Организация системы управления документооборотом.  

Важным направлением улучшения работы бухгалтерии является совершенствование организации и ведения документооборота.

Документооборот – это особая часть управленческой деятельности организации, связанная с работой над документами.

Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив носит название документооборота.

Основными задачами документооборота являются:

i. составление и оформление документа;

ii. прием документа учетным аппаратом (бухгалтерией);

iii. движение документа по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей;

iv. передача документа в архив.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным (старшим)

бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия.

       Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии).

       Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов-фактур и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указывается, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

       Все работники предприятия, имеющие дело с документами, обязаны строго соблюдать установленный документооборот. Для проверки соблюдения документооборота устанавливается контроль исполнения документов, дающий возможность ежедневно следить за тем, все ли документы, назначенные к проводке (записи по счетам) за данный день, действительно проведены (записаны).

       Рациональная организация документооборота имеет большое значение. Она является одним из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

       На каждом предприятии документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. В нем необходимо предусматривать:

       - наименование отчетов или первичных документов;

       - время составления;

       - лицо, которое составляет, подписывает или ведет записи в документах;

       - сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

       - лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле храниться в текущем архиве.