Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

 

Инвентаризация – способ определения фактического состояния объекта, а также отклонений от учетной стоимости, данных неучтенных ценностей, потерь, недостач, хищений. Она способствует сохранности ценностей и контролирует их использование, устанавливает полноту и достоверность учетной информации.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризацию подразделяют на полную и частичную.

       Полную инвентаризацию проводят, как правило, один раз в год перед составлением годового отчета, она имеет своей целью обеспечить реальность отражения в балансе всех активов и пассивов предприятия. Также полная инвентаризация может быть проведена по требованию контролирующих органов.

       Частичная инвентаризация охватывает только часть инвентаризуемых объектов, то есть какой-либо один вид средств хозяйства, например, основных или денежных средств, находящихся в кассе.

       По своему характеру инвентаризации подразделяются на:

       - плановые, осуществляемые в заранее назначенные сроки, исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения;

       - внезапные, проводимые по распоряжению руководителя, по требованию контролирующих органов, при смене материально ответственного лица, после стихийных бедствий.

 

Для проведения инвентаризации активов и обязательств создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации.

       В состав инвентаризационной комиссии включаются представители административного персонала, работники бухгалтерской службы и другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и др.).

       После утверждения приказа о назначении председателю комиссии выдается письменное распоряжение за подписью индивидуального предпринимателя или руководителя организации, в котором, кроме состава комиссии, указываются: номер и дата приказа, объект, подлежащий инвентаризации, сроки начала и окончания работы.

       До проведения инвентаризации члены комиссии должны:

       - подробно ознакомиться с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам, с мерами, принятыми по результатам последней инвентаризации;

       - опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;

       - проверить исправность весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе проведения инвентаризации, и соблюдение установленных сроков их клеймения;

       - получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.

       Материально ответственные лица представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход, и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, сданы в бухгалтерскую службу. Аналогичные расписки принимаются и от лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

       Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственного лица, при этом материально ответственное лицо не может являться членом комиссии на своем участке.

       Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносятся в инвентаризационные описи – документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества и обязательств на определенную дату не менее чем в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

       На имущество, пришедшее в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись.

       По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные акты и описи, сличительные ведомости сдаются в бухгалтерскую службу.

На практике проводятся следующие виды инвентаризаций:

- инвентаризация основных средств и нематериальных активов;

- инвентаризация запасов;

- инвентаризация расчетов;

- инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности.

При инвентаризации нематериальных активов проверяется:

- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в

 учете;

- наличие документов, подтверждающих права индивидуального

предпринимателя или организации на его использование (патенты, лицензионные соглашения, товарные знаки и др.).

       До начала инвентаризации основных средств проверяется:

       - наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных описей и списков по учету основных средств;

       - наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

       - наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности индивидуального предпринимателя или организации, а также сданные или принятые в аренду, на ответственное хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

       При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

       Основные средства заносятся в опись по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вноситься в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

       Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в один цех или отдел и учитываемые в одной типовой инвентарной карточке, в инвентаризационных описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

       При хранении запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки запасов помещение опломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

       Запасы в инвентаризационных описях отражаются по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества.

       На счетах учета запасов могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным – копиями предъявленных покупателями документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением банка; по находящимся на складах других организаций – сохранными расписками, на последнюю дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

       Инвентаризация запасов, находящихся в пути, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся на соответствующих счетах сумм.

       Предварительно может быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.

       При установлении фактов неоприходования поступивших запасов должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их.

       В описях на запасы, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование запасов, дата отгрузки, дата выписки, номер и сумма по счет-фактуре.

       Запасы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по месту их нахождения и лицам, на ответственном хранении которых они находятся.

       Инвентаризация кассы проводится полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

       При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).

       Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме.

       В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации, и выносится результат. При обнаружении комиссией недостачи или излишков в акте указывается сумма.

       Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:

       - при сдаче денежной наличности – с данными квитанции банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассатором обслуживающего банка и т.п.;

       - по суммам, переведенным собственником или другими организациями – согласно полученным от них извещениям (авизо0 с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования обслуживающего банка или почтового отделения, принявшего перечисление.

       Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на текущем счете в тенге, на текущем счете в валюте и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерской службы индивидуального предпринимателя или организации, с данными по выписке банков.

        Инвентаризационные описи могут быть оформлены как на бумажных, так и на электронных носителях.

       Записи в инвентаризационных описях осуществляются без помарок и подчисток.

       На последних листах инвентаризационной описи пустые строки прочеркиваются.

       При обнаружении материально ответственным лицом после инвентаризации ошибки в описях, оно немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявляет об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

       Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

       По окончании инвентаризации при необходимости проводятся контрольные проверки ее правильности с участием членов комиссий и материально ответственного лица, которые оформляются актом.

       Не допускается внесение комиссией в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков.

       В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации – расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов).

       Сличительные ведомости составляются по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных.

       Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишки – доходом и подлежат оприходованию, недостачи – расходом.

       Недостача и порча запасов сверх норм естественной убыли при наличии виновных лиц возмещаются виновными лицами.

       Комиссия выявляет причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным индивидуальным предпринимателем или руководителем организации.

       Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой финансовой отчетности.