2020-08-05
77
Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии №38 (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Территориальной избирательной комиссии №38 (далее – Территориальная комиссия).
Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями.
Инструкция разработана на основании Федеральных законов
«Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», законов Санкт-Петербурга, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации
от 15 июня 2009 года № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, Санкт-Петербургской избирательной комиссии, регламента Территориальной комиссии, с использованием ГОСТа
Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Унифицированные системы документации. Организационно-распорядительная документация».
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233
«Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»,за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.
1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов Территориальной комиссии и государственных гражданских служащих аппарата Территориальной комиссии (далее – гражданские служащие), а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.3. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат Территориальной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом настоящей Инструкции.
1.4. Ведение делопроизводства Территориальной комиссии осуществляет председатель Территориальной комиссии или гражданский служащий аппарата Территориальной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.
1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель Территориальной комиссии дает указание передать неисполненные документы другому исполнителю.
1.6. Делопроизводство в Территориальной комиссии осуществляется с использованием программного изделия «Дело» подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», входящей в состав специального программного обеспечения (далее – ПИ ДЕЛО).
Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса автоматизации территориальной избирательной комиссии (далее – КСА ТИК) по приказу председателя Территориальной комиссии.
Работа с документами Территориальной комиссии основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образцами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в Территориальной комиссии.
1.8. Инструкция утверждается решением Территориальной комиссии.
1.9. В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ – документ, подготовленный в Территориальной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ – документ, поступивший в Территориальную комиссию;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
докладная записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Территориальной комиссии;
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ – документ, отправляемый из Территориальной комиссии;
контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Территориальной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
письменное обращение гражданина – направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрационная карточка документа (далее – РК) – регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
регистрационная форма – система регистрации, используемая в Территориальной комиссии при регистрации документов (журнал);
реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;
система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа – получение электронного образа документа;
срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов – фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения;
электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе.
Прием, регистрация и прохождение поступающих документов
2.1. Документы в Территориальную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской или специальной связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю Территориальной комиссии.
Документы могут поступать в Территориальную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, через официальную электронную почту, по факсимильной связи.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся председателем Территориальной комиссии или ответственным за ведение делопроизводства с ПИ ДЕЛО ежедневно в часы работы Территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
В период подготовки и проведения избирательных кампаний порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, устанавливается председателем Территориальной комиссии.
Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в Территориальную комиссию или на следующий рабочий день.
Регистрация документов осуществляется в соответствии со сроками и порядком, установленных в соответствии с законодательством о выборах и референдумах для рассмотрения обращений.
2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение № 1).
2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской или специальной связью, по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем Территориальной комиссии или ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
2.7. Пакеты с пометкой «Лично» учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.
2.8. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты, времени (при необходимости) регистрации проставляется, как правило, в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При необходимости указывается время регистрации (часы и минуты). На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер, дата, Ф.И.О., подпись и должность лица принявшего документ, проставляется в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа.
Нумерация поступивших документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации документа в ПИ ДЕЛО, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения, которая передается ответственному за его исполнение.
После регистрации документа на бумажном носителе он может быть отсканирован, а затем к РК в ПИ ДЕЛО может быть присоединен электронный образ документа и приложения к нему в формате.pdf.
2.9. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем Территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в РК (в случае регистрации документа в ПИ ДЕЛО) передаются исполнителям под подпись.
2.10. Исполненные документы списываются в дело председателем Территориальной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Территориальной комиссии.
