Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях Территориальной комиссии

7.1. Формирование проекта повестки дня заседания Территориальной комиссии.

7.1.1. Проект повестки дня заседания Территориальной комиссии формируется председателем (секретарем) Территориальной комиссии в сроки, установленные регламентом Территориальной комиссии, на основании планов работы и решений Территориальной комиссии, поручений председателя Территориальной комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем Территориальной комиссии, подписывается секретарем Территориальной комиссии.

7.1.2. Члены Территориальной комиссии вправе предложить внести в проект повестки дня заседания вопросы, в том числе, не предусмотренные планами работы и решениями Территориальной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания Территориальной комиссии при письменном обращении (в том числе направленного по средствам электронной почты) члена Территориальной комиссии по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя Территориальной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи подготовленного проекта решения в соответствии с пунктом 7.2 Инструкции и материалов к нему секретарю Территориальной комиссии.

7.1.3. Согласованный с председателем Территориальной комиссии и подписанный секретарем Территориальной комиссии проект повестки дня заседания Территориальной комиссии тиражируется для рассылки членам Территориальной комиссии.

Проект повестки дня заседания избирательной комиссии размещается на официальном сайте избирательной комиссии в информационно-телекоммуникационнойсети Интернет.

7.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Территориальной комиссии.

7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Территориальной комиссии, готовятся членами Территориальной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, работников аппарата Территориальной комиссии и других специалистов.

7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Территориальной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании Территориальной комиссии, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

7.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании Территориальной комиссии, визируются исполнителем, и членом Территориальной комиссии, ответственными за подготовку документа.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности Территориальной комиссии, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером Территориальной комиссии.

Визы проставляются в конце текста проекта решения либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по установленной форме (приложение № 6). Каждый лист приложения визируется исполнителем. Виза проставляется в правом нижнем углу на свободном поле страницы после текста либо на оборотной стороне.

7.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные регламентом Территориальной комиссии.

7.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

7.2.6. После просмотра, а в необходимых случаях – внесения поправок, секретарь Территориальной комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку «На заседание», ставит подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для тиражирования.

7.2.7. Проекты решений Комиссии и другие необходимые материалы предоставляются членам Комиссии не позднее, чем за два рабочих дня до заседания Комиссии, а в исключительных случаях – не позднее чем за 1 час до начала заседания Комиссии.

7.2.8. Ответственный за ведение делопроизводства (подготовку заседания) комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Территориальной комиссии и раздает их членам Территориальной комиссии, в срок, установленный регламентом Территориальной комиссии.

Если член Территориальной комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за ведение делопроизводства (за подготовку заседания).

Членам Территориальной комиссии с правом совещательного голоса и лицам, приглашенным на заседание, соответствующие материалы передаются перед началом заседания.

7.2.9. Перед началом заседания ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю Территориальной комиссии.

7.2.10. На заседании Территориальной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись). В случае производства аудио- или (видео) записи члены Территориальной комиссии и приглашенные уведомляются об этом до объявления повестки дня заседания.

 

7.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Территориальной комиссии.

7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании Территориальной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом субъекта Российской Федерации, регламентом Территориальной комиссии или не оговорен на заседании.

7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия Территориальной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и в случае необходимости определяется срок исполнения.

При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании изменений, он визируется у членов Территориальной комиссии, внесших на заседании соответствующие предложения.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (решения, приложения) по установленной форме (приложение № 6).

7.3.4. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к решению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте.

7.3.5. Если вопросы, содержащиеся в решении Территориальной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе решения Территориальной комиссии.

7.3.6. К оформленному для подписания решению Территориальной комиссии исполнитель прилагает отчет о размещении решения на официальном сайте Территориальной комиссии и рассылке по соответствующим адресатам, которым направляется решение избирательной комиссии (далее – Отчет) (приложение № 7).

В Отчет включаются должностныелица (организации), которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Отчет подписывается исполнителем и утверждается председателем Территориальной комиссии.

7.3.7. Оформленный комплект документов (решение, обозначенные в его тексте приложения, Отчет) исполнитель передает ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю Территориальной комиссии.

7.3.8. Решение подписывается председателем и секретарем Территориальной комиссии.

Если на заседании Территориальной комиссии председательствовал заместитель председателя Территориальной комиссии, секретарь Территориальной комиссии или один из членов Территориальной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря Территориальной комиссии осуществлял один из членов Территориальной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя Территориальной комиссии» – в случае временного отсутствия председателя Территориальной комиссии;

«Исполняющий  обязанности председателя Территориальной комиссии» –при наличии решения Санкт-Петербургской избирательной комиссии о возложении на одного из членов Территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя Территориальной комиссии;

«Председательствующий на заседании Территориальной комиссии» - в случае временного отсутствия председателя, заместителя председателя Территориальной комиссии, отсутствия решения Санкт-Петербургской избирательной комиссии о возложении на одного из членов Территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя Территориальной комиссии и при наличии решения Территориальной избирательной комиссии;

«Исполняющий  обязанности  секретаря Территориальной комиссии» – в случае наличия решения Территориальной комиссии о возложении  на одного  из членов Территориальной  комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря Территориальной комиссии.

«Секретарь заседания Территориальной комиссии» – в случае временного отсутствия секретаря избирательной комиссии и при наличии решения избирательной комиссии.

7.3.9. После подписания решения регистрируются председателем (ответственным за ведение делопроизводства) Территориальной комиссии с использованием регистрационной формы. На документах и Отчете проставляется регистрационный номер.

7.3.10. Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Территориальной комиссии. Номер решения состоит из номера протокола и порядкового номера решения, разделенных дефисом, например: 1-5.

7.3.11. Указанные выше реквизиты вносятся в регистрационную форму.

7.3.12. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель Территориальной комиссии. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в соответствии с Отчетом, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя Территориальной комиссии и секретаря Территориальной комиссии (без воспроизведения подписей).

7.3.13. Копия решения Территориальной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в Территориальную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Территориальной комиссии.

7.4. Оформление протокола заседания Территориальной комиссии.

7.4.1. Протокол заседания Территориальной комиссии оформляется на бланке в срок, установленный регламентом Территориальной комиссии.

7.4.2. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.

7.4.3. Текст протокола заседания Территориальной комиссии состоит из двух частей – вводной и основной.

7.4.4. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председательствующего (председатель Территориальной комиссии, заместитель председателя Территориальной комиссии, секретарь Территориальной комиссии) и присутствующих на заседании: заместителя председателя Территориальной комиссии, секретаря Территориальной комиссии и членов Территориальной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание, в алфавитном порядке.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

Например:

Председательствовал:	Председатель Территориальной избирательной комиссии №__ Ф.И.О.
Присутствовали:   Заместитель председателя Территориальной избирательной комиссии №__	Ф.И.О.
Члены Территориальной избирательной комиссии №__	Ф.И.О.
Члены Территориальной избирательной комиссии №__ с правом совещательного голоса	Ф.И.О.
Приглашенные	Ф.И.О.

7.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

7.4.6. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «Территориальная избирательная комиссия № ___ решила», которые печатаются от границы левого поля.

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в родительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего) излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части «Территориальная избирательная комиссия № ____ решила:» отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения.

7.4.7. Протокол заседания Территориальной комиссииподписывается председателем Территориальной комиссии (или председательствующим) и секретарем Территориальной комиссии (членом Территориальной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря Территориальной комиссии, или секретарем заседания Территориальной комиссии).

7.4.8. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Территориальной комиссии.

7.4.9. Протоколы заседаний Территориальной комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами,послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов Территориальной комиссии хранятся у председателя Территориальной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.