2020-08-05
63
4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
4.2. Отправка документов из Территориальной комиссии осуществляется фельдъегерской или специальной связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС «Выборы», ПИ ДЕЛО, каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.
4.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.
4.4. Исходящие письма направляются за подписью председателя Территориальной комиссии, в его отсутствие – за подписью заместителя председателя или иного члена Территориальной комиссии, исполняющего обязанности председателя, на бланке письма.
4.5. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в ПИ ДЕЛО или журнале.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
4.6. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации исходящего документа в регистрационной форме обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.
4.7. Документы по вопросам формирования Территориальной комиссии и осуществления ее финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппарата Территориальной комиссии, в обязательном порядке направляются нарочным.
Иные документы могут быть отправлены по средствам ПИ ДЕЛО или почтой по указанию председателя Территориальной комиссии.
4.8. По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.
4.9. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса оформляется подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в Территориальную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.
4.10. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 5), который подписывается председателем, в его отсутствие – заместителем председателя или иным членом Территориальной комиссии, исполняющим обязанности председателя Территориальной комиссии. После регистрации письмо тиражируется в необходимом количестве и отправляется.
Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
4.11. Отправка документов производится ежедневно в часы работы Территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, впериод подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем Территориальной комиссии.
4.12. Документы с отметкой о срочности доставки «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются незамедлительно, отправляются по каналам факсимильной связи, ПИ ДЕЛО или нарочным.
4.13. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи, как правило, заказными письмами.
4.14. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
4.15. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.
4.16. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Территориальной комиссии.
