Виды и общие правила проведения инвентаризации. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств

Инвентаризация, основных фондов, нематериальных активов, финансовых вложений, товарно-материальных ценностей предприятия проводится для проверки наличия и состояния товарно-материальный ценностей. При этом выявляется соответствие фактического наличия основных фондов, нематериальных активов, финансовых вложений товаров и тары на момент инвентаризации их остаткам по данным бухгалтерского учета. Помимо обеспечения сохранности ценностей и проверки правильности организации материальной ответственности инвентаризация решает задачи контроля учетных данных по товарам и таре, их реального отражения в балансе; а также посредством инвентаризации выявляются неиспользуемые, залежалые товары, продукция устаревших фасонов и моделей и т. п.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:            

1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли.             

2. Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (напри­мер, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто приходят в негодность. С по­мощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.

3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т. д.

4. Кражи, злоупотребления.

5. Недоверие к материально ответственному лицу.

6. Проведение ревизий, аудиторских проверок.

7. При смене бригадира при бригадной материальной ответственности.

8. По требованию судебно-следственных органов.

Основными этапами инвентаризации являются:

1. Проверка фактического наличия товаров.

2. Документальное оформление результатов инвентаризации.

3. Принятие хозяйственных решений на основании результатов ин­вентаризации.

Инвентаризацию можно классифицировать по следующим принципам.

В зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной.

При полной инвентаризации проверке подлежат все виды иму­щества. Проводится она обязательно в конце года перед состав­лением годового отчета, при аудиторской проверке или ре­визии и охватывает все материальные ценности, денеж­ные средства и расчетные отношения с другими органи­зациями и лицами. При полной инвентаризации охваты­вают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в перера­ботку, и т. д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвен­таризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материалами но ответственных лиц, и т. д.

По методу проведения инвентаризация бывает выборочная и сплошная.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация производится в организациях с большой номенклатурой ценностей.                                       

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.           

В зависимости от основания проведения инвентаризации бы­вают плановые и внеплановые, повторные, контрольные.

Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с Поло­жением о бухгалтерском учете и отчетности и Основными поло­жениями по инвентаризации основных средств, товарно-матери­альных ценностей, денежных средств и расчетов.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передачей дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений). Внеплановые инвентаризации организуются по мере необхо­димости, в основном внезапно.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии ин­вентаризационной комиссии, а в остальных случаях - заблагов­ременно.

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.  

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий иматериально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой секции и т. д., где проводилась инвентаризация.

Согласно действующему Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются организациями самостоя­тельно, за исключением следующих случаев, когда проведение инвента­ризации обязательно:

- при смене материально ответственного лица (при коллективной материальной ответственности - при уходе в отпуск бригадира и более половины членов бригады);

- при установлении фактов краж, ограблений, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений; а также пожара, стихийных бедствий;

- при ликвидации, реорганизации предприятия, передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и в других случаях, установленных законодательством.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество не учтенное по каким-либо причинам.                  

Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается центральная постоянно действующая инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем или его заместителем в составе: главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций. Центральная инвентаризационная комиссия осуществляет профилакти­ческую работу по обеспечению сохранности ценностей, инструктажи членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризаций, кон­тролирует правильность их проведения, осуществляет выборочные про­верки и повторные сплошные инвентаризации (при необходимости), контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, про­веряет правильность определения результатов инвентаризации. Комиссия рассматривает также объяснения материально ответственных лиц, допус­тивших недостачи (излишки), пересортицу товаров или их порчу, вносит предложения об упорядочении приема, хранения и отпуска товаров, улучшения их учета и контроля за сохранностью ценностей.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентари­зации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.       

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).  

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имуще­ство сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, по­ступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

К началу инвентаризации бухгалтерия обязана закончить проверку и обработку документов на складе, определить остатки на день инвентаризации по каждому наименованию товара. При этом в местах хранения товары должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т. п., в зависимости от применяемого в организации способа хранения. На товары должны быть заранее составлены ярлыки с необходимыми сведениями о количестве, массе, мере.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в нату­ральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимо­сти от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, мет­рах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей пу­тем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачерк­нутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и матери­ально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о про­верке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, произво­дивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответ­ственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывает­ся описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнару­жат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедлен­но (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их под­тверждения производит исправление выявленных ошибок в установ­ленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует прово­дить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, сек­ции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведении инвен­таризаций.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показа­тели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арен­дованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предло­жения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия. После утверждения результаты инвента­ризации отражаются в учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактичес­ким наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражают­ся на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;       

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естествен­ной убыли относятся на издержки производства или, обращения, сверх норм— на счет виновных лиц. Если виновные лица, не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у ком­мерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.