Формування посадових інструкцій виконавців

Облікового процесу

Для того, щоб закріпити і чітко сформулювати коло обов'язків для кожної посади розробляється посадова інструкція. Вона є первинним елементом структури управління та повинна відповідати наступним вимогам: відбивати все коло обов'язків, прав і відповідальності, які відносяться до працівника, який займає дану посаду; мати точні і короткі формулювання; містити однакові положення для ідентичних і взаємозалежних посад; бути гнучкою і динамічною, що забезпечується врахуванням особливостей кожної посади й своєчасним переглядом положень про неї.

Єдність основних вимог, що висуваються до різних посад сфери обліку і контролю, дозволяє здійснювати їхню розробку на основі типової посадової інструкції, що містить наступні розділи (додаток З.1).

Розділ 1 – загальна частина – вказується найменування підрозділу, в якому працює дана особа, порядок призначення на посаду, рівень кваліфікаційних вимог, пропонованих працівникові при заміщенні даної посади, порядок регламентації роботи з даної посади: якого роду накази, розпорядження, інструкції направляють роботу даного працівника.

Розділ 2 – обов'язки даного працівника – містить опис основних обов'язків. Він повинен відбивати всі головні аспекти діяльності особи, яка займає визначену посаду. Для цього доцільно виділити основні функції господарського керівництва і дотримуватися їх при описі обов'язків. Таких функцій можна виділити чотири: планування; організація; оперативне керівництво і контроль; координація і зв'язок. При розподілі обов'язків за посадами важливим є дотримання однієї з основних умов ефективного функціонування організації – максимального вивільнення керівників вищих рангів від діяльності з оперативного керівництва й зосередження їхньої уваги на основних, вузлових питаннях організації. Загальне правило якого варто дотримуватися, полягає в тому, що обсягу і характеру обов'язків і відповідальності працівника повинен відповідати обсяг і характер наданих йому прав.

Розділ 3 – права працівника – дається опис прав, необхідних для виконання всіх дій, які запропоновані посади для досягнення необхідних результатів. Насамперед вказуються права працівника у відношенні підлеглих чи підконтрольних йому посад. Ці права полягають у тому, щоб вимагати від працівників виконання певних дій, дозволяти ті чи інші дії, забороняти чи припиняти відповідні дії, а також контролювати їх.

Вказуються також права стосовно вищих інстанцій, підрозділів та посадам, які не підлеглі й непідконтрольні даній посаді. Так, працівник має право доповідати про положення справ, виносити на розгляд певні питання й пропозиції, брати участь у їхньому обговоренні, представляти матеріали з питань, що вимагають втручання інших інстанцій тощо. При визначенні права для кожної посади, необхідно встановлювати їх у строгій відповідності з діючими законодавчими актами, які регламентують статус посади.

Розділ 4 – відповідальність – тут формулюється зміст, а при необхідності ще й форми відповідальності за посадою. Причому необхідне встановлення найточнішої відповідальності кожної особи за виконання визначених, ясно і недвозначно окреслених завдань і практичних робіт. Без виконання цього правила неможливе проведення дійсного контролю.

Відповідальність припускає, що кожен працівник відповідає перед вищими інстанціями відповідно до посади, яку він займає за результати і наслідки як власної діяльності, так і підлеглого йому підрозділу.

Працівник несе відповідальність: за досягнення кінцевих цілей і задач, у тому числі за виконання наказів, поставлених вищими інстанціями; за досягнення встановлених вимог, яким повинні відповідати кінцева продукція діяльності працівника – це може бути продукція, що випускається, технічна й економічна документація, прийняті рішення, передана інформація; за стан довірених працівнику матеріально-технічних і грошових ресурсів; за характер і результати діяльності його підлеглих.

При формулюванні відповідальності в необхідних випадках повинна бути зазначена форма відповідальності – адміністративна, матеріальна, карна. Це дозволяє конкретизувати відповідальність працівника за означені результати діяльності. Варто підкреслити, що працівник несе відповідальність як за результати діяльності, так і за те, що не прийняв належних мір, якщо вони відносяться до кола його обов'язків.

Розділ 5 – взаємозв'язок з іншими підрозділами. Він включає характеристику як вхідної, так і вихідної інформації, якою даний працівник обмінюється з іншими функціями управління, працівниками обліку і контролю та підрозділами підприємства.

Розділ 6 – раціональний режим праці і відпочинку.

Розділ 7 – стандарти роботи – містить різні додаткові вимоги, до яких можна віднести кваліфікаційні вимоги та особисті якості, стаж роботи, освіту, спеціальні знання й спеціальну підготовку, організаторські здібності, ініціативність, аналітичні здібності, стан здоров’я тощо. Також до стандартів роботи можна віднести критерій оцінки виконання робітником обов’язків.

Посадова інструкція затверджується керівником підрозділу. Для повного й детального представлення про обсяг і характер обов'язків працівника в необхідних випадках можуть бути використані як додаток до інструкції карти маршрутної технології, виконання робіт, операційні карти й інші документи, що розроблюються на підприємстві й характеризують склад, зміст, призначення і порядок виконання певних видів робіт. У додатках З.2 – З.4 наведено приклади посадових інструкцій для основних посад в структурі бухгалтерії.