Управленческий документ. Основные понятия

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — отрасль деятельности, обеспечи­вающая документирование и организацию работы с официаль­ными документами.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — запись информации на различ­ных носителях по установленным правилам.

ДОКУМЕНТ - зафиксированная на материаль­ном носителе информация с рек­визитами, позволяющими ее идентифицировать.

ДОКУМЕНТООБОРОТ - движение документов в организа­ции с момента их создания или получения до завершения испол­нения или отправления.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ - вид официального письменного до­кумента, в котором фиксируется ре­шение административных и орга­низационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодей­ствия, обеспечения и регулирова­ния деятельности государственных органов власти, учреждений, орга­низаций, их подразделений и дол­жностных лиц.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - (лат. requisitum - требуемое, необ­ходимое) обязательный элемент официального документа.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ - совокупность расположенных в оп­ределенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

БЛАНК ДОКУМЕНТА - стандартный лист бумаги, на кото­ром отображена постоянная ин­формация и отведено определенное место для переменной.

Система документации на государственной службе и в организации

 Совокупность различных видов и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению, составля­ет систему документации.

В управленческой деятельности и делопроизводстве органов уп­равления используются различные системы документации:

- организационно-распорядительная;

- плановая;

- отчетная;

- финансовая;

- документация по материально-техническому обеспечению;

- договорная;

- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации и т.д.

Документы, составляющие ту или иную систему документации, в комплексе обеспечивают документирование определенной управлен­ческой функции или вида деятельности.

Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятель­ности властных структур занимает система организационно-распоря­дительной документации (ОРД). Она включает в себя пять основных групп документов:

- организационная документация (положения, уставы, инструк­ции, правила, определяющие статус учреждения, организации, его структурные звенья и порядок их работы);

-распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, характеризующие де­ятельность учреждения);

- справочно-информационная документация (письма, телеграм­мы, докладные записки, сводки, запросы, справки и т.д.);

- документация по личному составу (приказы по личному соста­ву, личные дела и карточки, приказы о переводе, характеристики, удостоверения и т.д.);

- документация по предложениям, заявлениям и жалобам граж­дан и коллективов.

Организационно-распорядительные документы фиксируют реше­ния административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельно­сти федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений.

Составляющие делопроизводства

1. Документирование управленческой деятельности органи­заций и учреждений.

2. Организация документооборота учреждения, хранения документов и их исполь­зования в текущей работе органа управления.

3. Обеспечение сохранности, учета, оформления, классификации документов, формирование и оформ­ление дел в делопроизводстве, их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами.

 

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понят­ным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на докумен­те и правила их оформления установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Общие требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб.

Государственный герб изображается только в случаях, предусмо­тренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, орга­нов народовластия, высших органов управления и др.

Герб субъекта Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках до­кументов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства - Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы), территорий или населенных пунктов.