Требования к бланкам документов

В соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30-03 все документы изготавливают на бланках. Установлены два основных формата блан­ков документов - А4 (210x297 мм) и А5 (147x210 мм). Допускается также использование бланков форматов A3 (420x297 мм) и А6 (148x105 мм) по ГОСТ 9327.

Бланки, воспроизводящие постоянную информацию, изготавливаются типографским способом или вводятся в память компьютера и автоматически выводятся при распечатке документов, реже нано­сятся на стандартный лист бумаги с помощью специального штам­па.

Для организации, ее структурного подразделения или должност­ного лица установлены три вида бланков:

- общий бланк организации;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для всех видов организационно-распорядительной документации, кроме писем, поэтому код фор­мы документа по Общероссийскому классификатору управлен­ческой документации проставляется на нем только при его со­ставлении (зависит от конкретного вида документа).

Максимальный набор реквизитов общего бланка включает:

- герб (эмблему);

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации - автора документа;

- наименование структурного подразделения;

-дату;

- номер (индекс документа);

- место составления документа. Например: бланк приказа.

МИНИСТЕРСТВО ПО ДЕЛАМ ФЕДЕРАЦИИ

И НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

№ __

«___» __________199__ г.                                                       г. Москва

 

Максимальный набор реквизитов бланка для письма несколько иной: вместо вида документа и места составления в нем используют­ся реквизиты «Адрес организации» и «Ссылка на индекс и дату вхо­дящего документа (для писем-ответов)». Например: бланк письма

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

Документоведения и архивного дела

ВНИИДАД

101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д..7в

Тел. 923-00-54, факс 923-23-60

ОКПО 02842708

___________№_______________

на №_______от_______________

 

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

- герб или эмблема организации;

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

- дата и номер документа. Например:

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА            АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА

 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                      РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Москва

от «____» ___________200__г.               №_______________

 

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое размещение является наиболее рациональным для писем, т.к. правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, т.к. эти реквизиты тоже располагаются в правом верхнем углу.

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее – 20 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

 

Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации вос­производится на бланках высших органов власти, министерств и ве­домств, учреждений, входящих в их систему, а также суда, прокура­туры, арбитража и др.

Бланки организаций с изображением Государственного герба РФ являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Такие бланки изготавливаются по заказам органов государствен­ной власти и иных государственных органов. Их изготовлением имеют право заниматься только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, получившие лицензии на соответствующий вид деятельности и имеющие сертификат о наличии необходимых технических и технологических возможностей для выпуска такого рода продукции.

Гербовые бланки подлежат учету раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (на карточке или в журнале). На каждом бланке типографским способом или нумератором простав­ляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих но­меров.

При регистрации в журнале или на карточке используются сле­дующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации, изготовившей гербовые бланки;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фами­лия и инициалы должностного лица - получателя бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Тиражирование документов на гербовом бланке средствами опе­ративной полиграфии организации допускается при условии завере­ния каждой копии документа печатью организации, если эти доку­менты предназначены для рассылки.