Гриф согласования документа

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Этим грифом оформляется внешнее согласование с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом. Он выражает согласие учреждения или его органа, не являющеегося автором документа, с его содержанием.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Зам. председателя

Госстандарта

подпись П.В. Доронин

16.09.98

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 14.05.98 № 4

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа.

Визы согласования документа.

Используют для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким – либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления.

Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями, работниками, ответственными за исполнение документа, финансовыми подразделениями организации, с юридической службой и т.д. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

Например:

Главный бухгалтер

подпись

И.Д. Луконина

12.07.98

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Реквизит располагают ниже реквизита «Подпись» на последнем листе 1-го экз. документа.

На исходящих документах визируются экземпляры, которые остаются в организации.

Оттиск печати.

Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно

Инспектор личная подпись О.В. Белова

01.06.98

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью.

Отметка об исполнителе.

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

Соколов 341 12 56

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.

Данный реквизит включает в себя:

· слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года;

· при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

· краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

· подпись исполнителя документа и дату проставления отметки. Например:

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 24.05.98

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Располагается в левом нижнем углу документа.

Отметка о поступлении документа в организацию.

При поступлении документа в организацию на нем проставляется регистрационная отметка. Она может быть выполнена от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Данный реквизит включает в себя: его входящий регистрационный номер, дату поступления документа,. Например:

Вх, № 03-14/16

Дата 27.06.98

Реквизит проставляется в правом нижнем углу документа.

Идентификатор электронной копии документа.

Является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Схема расположения реквизитов документов

(01) (02) (03) Контроль (19)

Наименование организации (08) Адресат (15) (16)

Адрес (09)

Телефон

E-mail РЕЗОЛЮЦИЯ (17)

ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД

(04) (05) (06) (07)

(10)

____(11)_____ № ____(12)_______

(14)

На № ____(13)___ от ___________