Структура и штатная численность

Тарифные ставки.

Формы унифицированных документов.

 Штатные расписания и изменения к ним.

Резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на неболь­шом дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя:

Фамилия И.О. исполнителя

Содержание поручения

Срок исполнения

Подпись руководителя

Дата резолюции

Например:

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта к 26.01.98

подпись 06.01.98

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное в резолю­ции первым.

Заголовок к тексту.

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:

приказ - о приеме на работу

положение — о бухгалтерии

протокол — собрания акционеров

должностная инструкция — менеджера по кадрам

Располагается после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». На типографских бланках для этого реквизита устанавливаются ограничительные знаки.

Отметка о контроле. 

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле — буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль». Проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Текст документа.

Текст документа составляют на русском или национальном язы­ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направ­лении их:

· в федеративные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации;

· на предприятия, в организации и их объединения, не находящи­еся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связан­ного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем сущест­вительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Ха­рактеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предло­жения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть, без констати­рующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения; справки, до­кладные записки — оценку фактов, выводы).

Отметка о наличии приложений.

Часть служебных документов имеет приложения, которые до­полняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затро­нутые в тексте.

В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте документа есть полное наименование приложе­ния, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наиме­нование документов, входящих в приложение. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим обра­зом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывают.

В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложе­ниях:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа. Например:

Приложение 1

к приказу директору АО «Квант»

от 22.09.96 № 15

Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе в произвольной форме опись приложений по следующей форме:

ОПИСЬ

приложений к письму №___ от________

Наимен. док – та                                  Кол – во листов          Кол-во экз.    

1.

2.

3.

Секретарь               Личная подпись                       Расшифровка подписи

Опись подписывается составителем и датируется, а в сопроводительном письме делается отметка: Приложение: по описи.

Подпись.

Подпись — это один из основных способов удостоверения доку­ментов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­держание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр доку­мента. В состав подписи входят: наименование должности лица, под­писывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная,подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавы­чек и скобок. Например:

Генеральный директор                     подпись          Р.Л. Ломакин

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:  

Зав.кафедрой Документоведения

и документационного обеспечения

управления

профессор, к. э. н.                                               подпись          В.А. Кудряев

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, ко­торая соответствует занимаемым должностям. Если документ подпи­сывают несколько равных должностных лиц, их подписи располага­ются на одном уровне. Например:

Директор АО «Лана»                                  Директор АО «Синтез»

подпись К.Ю. Смирнов                              подпись М.Е. Аверин

Также несколькими лицами подписываются документы колле­гиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределе­ние обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов ко­миссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии                      подпись             И.К. Корнеев

Члены комиссии                                  подпись             В.В. Галахов

                                                                                                Г.Н. Ксандопуло

                                                                                              А.В. Пшенко

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фами­лии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.