ДОКУМЕНТАЦИИ
Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и др. документы, которые входят в состав организационно – распорядительных документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В состав организационно – распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно - справочные документы.
Организационная документация
К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т.д.
|
|
Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.
Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов:
- название организации (подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения);
- наименование вида документа;
- дата и номер документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
Распорядительные документы
Решения, принятые руководством, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрации организаций и учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции, общественные организации - постановления, распоряжения.
Постановления, решения и приказы издаются, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам, относящимся к компетенции данной организации. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, а также в целях организации исполнения постановлений, решений и приказов.
|
|
Информационно - справочные документы
К информационно-справочным документам относятся служебные письма, телеграммы, справки, докладные записки, акты и др. документы.
Информационно-справочные документы содержат информацию, которая может побуждать к каким-либо действиям, иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Приказы
Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.
Это самый распространенный вид распорядительных документов.
В организациях приказ может издаваться в соответствии с указанием вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений организаций или отдельных работников.
Существует два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно – хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы организации, изменением штатов и т.д.
Реквизиты приказа:
· наименование организации
· наименование вида документа
· дата
· регистрационный номер
· место составления
· заголовок к тексту
· текст
· подпись.
· Визы согласования
· Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Датой приказа является дата его подписания.
Нумерация приказов по основной деятельности производится отдельно от приказов по личному составу порядковыми номерами в пределах календарного года.
Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «о» или «об». Он должен быть максимально кратким и точным. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?», «О введении…», «О реформации…».
Текст приказа по основной деятельности делится на две части: констатирующую и распорядительную.
В констатирующей части указываются причины издания приказа, цели и задачи предписываемых действий. Обычно используются фразы: «В связи с переходом на новую систему планирования…», «В целях обеспечения сохранности документов…».
Если основанием к изданию приказа является нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации. Например: «… на основании приказа… от 00.00.00 № 00 «О …».