Министерство по делам Федерации и национальностей

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

«17»  09.99г.                                                №11                                                г. Москва

 

Об обеспечении сохранности

документов в структурных

подразделениях Министерства

 

В целях обеспечения сохранности документов, создаваемых в под­разделениях, и в связи с изменением структуры Министерства в соот­ветствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 августа 1999 г. № 892 и приказом Министра от 25 августа 1999 г. № 19

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Руководителям структурных подразделений Министерства:

принять меры по обеспечению сохранности документов, находя­щихся в текущем делопроизводстве подразделений;

сформировать все имеющиеся документы в дела в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и передать их в Цен­тральный архив Министерства, независимо от сроков их хранения;

документы, требующие исполнения, передать по акту вновь обра­зованным структурным подразделениям.

2.Организационно-контрольному управлению оказать структур­ным подразделениям Министерства необходимую методическую по­мощь в этой работе.

3.Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Ми­нистра Деркача А.И.

 

Министр                                                                                                            В. Михайлов

 

Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении обязанностей между руководством может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ»

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатают на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие.

В распорядительной части излагаются предписания, указываются исполнители и сроки исполнения.

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нумеруют арабскими цифрами.

Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер начинаются с глагола неопределенной формы. Например: «провести инвентаризацию основных фондов в следующие сроки…».

Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться с указания должности и фамилии (инициалы в тексте ставятся после фамилии) исполнителя в дательном падеже. Например: «Главному бухгалтеру Овчинниковой В.А. представить на утверждение …».

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе не указывается.

Часто последним пунктом приказа по основной деятельности указывается должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом. «Контроль за исполнением приказа возложить на …», «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Приказы подписывают руководители организации или замещающие их должностные лица.

Протоколы

Относятся к ОРД. Этими документами фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях и т.п.

Протокол совещаний ведет секретарь организации или другое назначенное (избранное) лицо. Оформляется протокол на основании записей хода совещания и других материалов, заранее подготовленных к совещанию: повестки дня, списка участников и приглашенных, регистрационного листа, текстов докладов, выступлений, справок по обсуждаемым вопросам, проектов решений. Если совещание стенографировалось или записывалось на диктофон, то при оформлении протокола используются материалы этих записей.

Реквизиты протокола:

·  наименование организации

· наименование вида документа

· дата

· регистрационный номер

· место заседания

· заголовок к тексту

· текст

· подпись.

Датой документа является дата совещания, но не дата оформления или подписания протокола. Иногда совеща­ние проводится в течение нескольких дней, тогда дату следует оформлять следующим способом: 20-23.12.97.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Заголовок протокола указывает название коллегиаль­ного органа и вид коллегиальной деятельности, он дол­жен сочетаться в падеже с наименованием документа, на­пример: «заседания педсовета», «производственного сове­щания», и т.п.

Текст протокола может быть кратким и подробным. В кратких протоколах указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих и принятые реше­ния. Эти протоколы не отражают содержания выступле­ний, поэтому по ним трудно получить представление о ходе обсуждения вопросов. В подробных протоколах за­писывается полностью содержание всех выступлений.

Если к протоколу прилагаются тексты докладов и вы­ступлений, то после фамилий выступающего и записи ос­новного названия доклада делается отметка «Доклад при­лагается», например:

СЛУШАЛИ:

Мазаеву О.Т. — об итогах окончания 1 полугодия 1997/98 уч. г. (Доклад прилагается).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной.

В вводной части протокола содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии присутствующих располагаются либо в алфавитном порядке, либо указы­вается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу. Например:

Присутствовали: 42 сотрудника (список прилагается), или:

Присутствовали: зам. директора Мазаева О.Т, гл. бух­галтер Овчинникова В.А, преподаватель Черткова М.В.

На заседаниях, где должен быть определенный кво­рум, указывается число присутствующих и количество участников, необходимое для принятия решений.

Вопросы повестки дня нумеруются и располагаются по степени их важности. Их начинают с предлога «О» или «Об». Например: Повестка дня:

1. Об итогах зимней сессии.

2. О ходе подготовки к конференции.

3. Об утверждении программ курсов дисциплин.

Основная часть протокола состоит из разделов, соот­ветствующих пунктам повестки дня совещания. Эти раз­делы имеют три составные части:

1. СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

2. СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) и т.д.

Содержание выступлений в тексте протокола излагают от третьего лица единственного числа. Текст решений (постановлений) должен быть конкретным и указывать действие, исполнителя и сроки исполнения.

Полностью отредактированный и оформленный про­токол подписывается председателем и секретарем собра­ния. (Приложение решений, принятых на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до исполнителей в ви­де распорядительных документов (постановлений, реше­ний, приказов), в виде копий или выписок из протокола.