Признаки заведения дел

1. Номинативный признак (по названию разновидно­сти документов). Так формируются в дела распорядитель­ные документы, некоторые виды справочно-информационных документов. Например, «Приказы директора по основной деятельности за 2003 г.».

2. Авторский признак (по названию автора докумен­тов дела). Например, «Протоколы педсоветов УПО за 2003г.».

3. Корреспондентский признак (по названию коррес­пондента). Например, «Переписка с АО «Вымпел» по во­просам реализации продукции в 2004 г.».

4. Предметно-вопросный признак (в дело группируют­ся разные документы, относящиеся к решению одного во­проса). Например, «Учредительные документы фирмы (устав, договор учредителей, другие документы)».

5. Географический признак (документы разных кор­респондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов). Например: «Переписка с итальянскими фирмами по вопросу поставки обуви в 2004г.».

Последовательность расположения документов в формируемом, деле

С целью убыстрения поиска документы в деле распо­лагаются в определенной последовательности:

— в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефоно­граммы и т.п.

— в порядке алфавита по фамилиям группируются в самостоятельные дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.

— по номерам в дела подшиваются накладные, кви­танции, документы.

— в вопросно-логической последовательности подши­ваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой до­кумента.

Основные правила формирования дел

При формировании дел соблюдаются следующие ос­новные правила:

1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов данной разновид­ности, отметку об исполнении или надпись «В дело»).

2. Формируют дело из документов одного календарно­го года. Например, номенклатуру дел организации со­ставляют и утверждают в последнем квартале предыдуще­го года, но относится она к документам текущего года.

В организациях исключения могут составлять сле­дующие дела:

— переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год);

— личные дела (их формируют в течение всего перио­да работы какого-либо лица в данной организации).

3. Отдельно в дела группируются документы постоян­ного и временного сроков хранения.

4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.

5. Документы, относящиеся к решению одного вопро­са, группируются в одно дело.

6. В дело помещают основные документы и приложе­ния к ним. Приложения присоединяют к основным доку­ментам независимо от даты их утверждения или состав­ления.

7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.

В дела не подшиваются документы, подлежащие воз­врату. Машинограммы помещаются в дела на общих ос­нованиях.

В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные рас­порядительными документами, являются их приложе­ниями и группируются вместе с распорядительными до­кументами.

Приказы по основной деятельности группируются от­дельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному со­ставу разрешается группировать отдельные приказы по личному составу в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ по­мещается за документом-запросом.

Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок.

Дело, в которое подшиваются документы организа­ции, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается:

— название организации;

— название структурного подразделения;

— номер дела по номенклатуре дел;

— заголовки дела по номенклатуре дел;

— дата (указание года формирования дела);

— количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);

— срок хранения документов (в соответствии со ст. перечня).

 

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации

Дела с исполненными документами хранятся в струк­турных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации.

Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комисси­ей (ЭК), которая создается приказом руководителя орга­низации. Председателем ЭК назначается один из руково­дящих работников. Решения ЭК принимаются большин­ством голосов. Заседания ЭК протоколируются, прото­колы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК организации руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми пе­речнями документов с указанием сроков хранения, дру­гими нормативными документами.

Экспертная комиссия организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтоже­ния, если срок хранения документов истек.

В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и про­верке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.

Оформление дел

Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформ­лению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основны­ми правилами работы ведомственных архивов.

Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:

Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством.

Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов дело­производством.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводст­венного года).

Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим ка­рандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в пра­вом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фото­графии и т.п.) нумеруются на оборотной стороне в верх­нем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она со­ставляется на отдельном листе-заверителе дела по уста­новленной форме. В заверительной над­писи дела указывается ко личество пронумерованных лис­тов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внут­ренней описи.

 

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами состав­ляется на отдельном листе по установленной форме внут­ренняя опись. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, да­тах, заголовках и номерах листов дела, на которых рас­положен каждый документ. К внутренней описи дела со­ставляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее до­кументов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую об­ложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из де­ла удаляются скрепки и другие металлические крепле­ния. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.

Оформляется обложка дела. На ней указывают:

— наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

— наименование структурного подразделения;

— регистрационный номер дела;

— номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

— заголовок дела;

— аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

При оформлении обложки дел наименование органи­зации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать за­головку из номенклатуры дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения.

Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На основании заверительной надписи дела указывает­ся количество листов в деле.