Автоматизация обмена документами между органами власти

Лекция 3. Информационно-документационное обеспечение государственного управления

1. Государственная система документационного обеспечения государственного управления.

2. Система электронного документооборота в органах государственной власти

3. Информационное обеспечение государственного управления.

Брескина Н.В. Основы делопроизводства [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Брескина Н.В.— Электрон. текстовые данные.— Ставрополь: Северо-Кавказский федеральный университет, 2014.— 123 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/63228.html.— ЭБС «IPRbooks»

Доронина Л. Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении [Текст] / Л. Доронина. Изд-во: КноРус, - М., 2018 - 360 с.

Медведева О.В. Основы документационного обеспечения управления. 2-е изд. [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Медведева О.В.— Электрон. текстовые данные.— Краснодар: Южный институт менеджмента, 2012.— 175 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9566.html.— ЭБС «IPRbooks»

Катаржнов А.Д. Организационно-распорядительные документы органов власти, муниципальных образований и предприятий по защите персональных данных [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Катаржнов А.Д.— Электрон. текстовые данные.— СПб.: Университет ИТМО, 2016.— 136 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/67450.html.— ЭБС «IPRbooks»

 

Слайд 2

Государственная система документационного обеспечения государственного управления

РОССИЙСКАЯ МОДЕЛЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ.

 В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ).

В 1973 году была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации

В 1980-х годах была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ — это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

В 1991 году была разработана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующая по настоящее время.

В 1973 г. вышли «Основные положения ЕГСД». ЕГСД (Единая Государственная Система Делопроизводства) – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив. ЕГСД действует до сих пор. В 70-80 г. сложился блок ГОСТов (Государственных Стандартов) на управленческие документы.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.
Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:

• общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров и Государственным комитетом по стандартам:
• отраслевые - министерствами и ведомствами и союзных республик;
• республиканские - Советами Министров союзных республик.

В 1993 году положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (2005), а затем и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009).

Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.

 

Слайд 3

Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

1. В чем же особенности " российской модели " делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

 - контроль за документом, начиная с момента его поступления;

 - централизация контрольных функций;

 - единые нормы документооборота.

 

 В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

 

 Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

 Другой важной особенностью "российской модели" является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

 

 В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

2. электронный документооборот – это совокупность новых технологий работы с документами. Применяемые технологии позволяют организовать "бесшовное" взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов.

3. В первую очередь к таким технологиям можно отнести:

 - технологии распознавания текстов, трансформирующие бумажные входящие документы в полностью электронную форму представления;

 - электронный аналог собственноручной подписи;

 - средства передачи данных;

 - средства хранения электронной информации.

 

 Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом, создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

 С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

 Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

Автоматизация обмена документами между органами власти.

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти или местного самоуправления, как системы документационного обеспечения управления, является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления.

 В настоящее время активно идет процесс внедрения компьютерной техники и сетей в государственных учреждениях, причем во многих достигнутый на сегодняшний день уровень достаточен для внедрения современных технологий работы с документами. Но кроме компьютеров и сетей, для этого требуется набор современных программных решений.

 В Российской Федерации в полной мере осознается важность этого направления, что нашло отражение в Федеральной целевой программе " Электронная Россия" 2002-2010 гг. утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 г. №65. в целом и в ряде ее конкретных мероприятий.

В 2008 году стало очевидным, что информационное общество в России развивается гораздо медленнее, чем в других странах, и в существовавших условиях нельзя ожидать каких-либо заметных перемен. Реализация федеральной целевой программы «Электронная Россия» (2002-2010) была сорвана. Государство приняло решение пересмотреть подход к своей политике в области информационных технологий. Пришло понимание того, что ценны не внедренные технологии и разработанные информационные системы сами по себе, а то, какую пользу они приносят гражданам, бизнесу, всему обществ

Слайд 4