Заповнення і розрахунок документа

     Якщо “ Картка підприємства ” була заповнена повністю, “шапки” звітних форм заповняться автоматично. В разі відсутності будь-яких реквізитів, необхідно відкрити “ Картку підприємства ” (в меню “ Установа ”, або комбінацією клавіш “ Alt+P ”), та уважно її заповнити.

     Форма звітності на екрані має такий же чудовий вигляд, як і на папері. При цьому існує можливість змінювати масштаб зображення. Для цього достатньо в меню “ Вигляд ” обрати “ Масштаб ”, або просто клацнути на формі правою кнопкою миші, що призведе до відкриття меню масштабування з діапазоном від 10% до 150%.

     Для зручності всі поля, в які може заноситися інформація, за замовчанням підсвічені на моніторі світло-зеленим кольором. При бажанні можна вимкнути підсвічення, натиснувши в панелі інструментів на кнопку “ ” (“ Підсвічування полів… ”), обравши в Головному меню “ Вигляд ” / “ Підсвічування полів ”, або просто натиснувши клавішу “ F11 ”. Повторна дія поверне підсвічування. Крім того, для зручності в статусному рядку (у нижній частині вікна з формою) відображається період, за який готується звіт, одиниця виміру, код та найменування поля, в яке встановлений курсор. Якщо курсор встановлений в поле з підключеним Довідником, в статусному рядку з’явиться його найменування. В такому випадку клавішею “ F3 ”, або подвійним клацанням миші необхідно відкрити Довідник, та обрати потрібні дані.

     Крім відображення документа на екрані монітора у вигляді паперового бланку, його можна відобразити і у вигляді електронної форми. В такому випадку він матиме вигляд таблиці, в якій перелічені описи і найменування ідентифікаторів полів документа, та містяться розташовані поля для вводу їх значень. Переключення між режимами здійснюється при виборі на панелі задач піктограми “ ”, в пункті “ Вигляд ” Головного меню, а також за допомогою комбінацій клавіш “ Shift+Ctrl+F1 ” та “ Shift+Ctrl+F2 ”.

     При формуванні звіта виконуються вбудовані програми обробки документа. Так, при створенні документа обов’язково запускається програма відкриття документа, в процесі виконання якої здійснюється зчитування системних полів з “ Картки підприємства ”, при необхідності переносяться дані з попередніх звітних періодів, або з підлеглих документів, тобто здійснюються крос-підстановки.

     В процесі заповнення звіта, після вводу чисел здійснюється програма модифікації, яка обробляє розрахункові поля, а при збереженні сформованого звіту - виконується програма його перевірки. При наявності помилок, в нижній частині екрана відкривається вікно з протоколом, який містить перелік знайдених помилок. Якщо встановити курсор на строку протоколу, поле документа з помилковим значенням підсвітиться світло-червоним кольором. В процесі заповнення документа всі програми можна запускати окремо, використовуючи спеціальні кнопки на панелі інструментів, або у відповідних пунктах меню:

                Кнопки:                            Пункти Головного меню:

     “ ” Перевірити документ (“ F4 ”) - “Документ”

     “ ” Оновити поля документа (“ F5 ”) - “Вигляд”

     “ ” Перерахувати документ (“ F6 ”) - “Правка”

      В процесі формування документа програму автоматичного перерахунку можна відключити. Для цього потрібно в меню “ Правка ” обрати пункт “ Автоперерахунок ”. Повторне натиснення повертає початковий стан.

     Після збереження створений документ попадає в “ Реєстр документів ”. Щоб його відкрити надалі, необхідно в Головному вікні обрати “ Документ ” / “ Відкрити… ”, або на панелі інструментів натиснути кнопку “ ” (“ Відкрити документ Ctrl+O ”).

     Для приклада підготуємо “Податкову декларацію з податку на додану вартість”. Оскільки частина даних Декларації формується на основі Додатка № 2 до неї “Розрахунок коригування сум ПДВ”, то першим для формування потрібно обрати саме цей документ.

     Таким чином, необхідно виконати наступні дії:

1. Запустити програмний комплекс “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС”, в Головному вікні натиснути кнопку “ ” (“ Створити документ ”), та у вікні, що відкриється необхідно встановити звітний період (місяць, або квартал).

2. В дереві бланків необхідно обрати розділ “ Податкова інспекція ”, а в ньому – групу “ ПДВ та акциз ”. Після цього, в реєстрі бланків необхідно знайти бланк з кодом J0200502, та відкрити його. В разі його відсутності, потрібно перейти у вікно “ Властивості бланку ”, змінити період і останній день подання, повернутися в “ Реєстр документів ”, та натиснути кнопку “ ” (“ Створити документ ”).

3. При відкритті документа з’явиться вікно-попередження, яке запропонує одразу ж створити і інші документи з групи зв’язаних форм. Для того, щоб додати Декларацію, потрібно її відмітити мишкою, або клавішею “ Пробіл ”, та натиснути клавішу “ Створити ”, що призведе до відкриття Додатка № 2, та створення у фоновому режимі обраного бланка Декларації, який буде розташований в “ Реєстрі документів ”, маючи статус “ Новий ”.

4. У вікні з документом потрібно подивитись на статусну строку та впевнитися, що звітний період та одиниця виміру обрані вірно, і після цього заповнити відповідні поля форми, та перевірити її. В разі виявлення помилок, необхідно їх виправити, та перевірити звіт ще раз. Якщо помилок немає, потрібно зберегти звіт.

5. Після виходу із сформованого документа відкриється вікно “ Реєстр документів ”, в якому цей документ буде мати статус “ Перевірений ”. Подвійним клацанням миші потрібно відкрити сформовану у фоновому режимі “Податкову декларацію з податку на додану вартість”, та запустити програми перерахунку і оновлення полів, внаслідок чого потрібні дані з Додатка будуть перенесені до основної форми - Декларації. Після цього необхідно заповнити та перевірити форму, і якщо є помилки, їх необхідно виправити, та перевірити ще. Якщо помилок не виявлено, документ зберігається.

        У програмному комплексі “БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” більша частина звітних форм формується аналогічно. Однак, при заповненні та обробці окремих документів, існують деякі особливості. Наприклад, це стосується заповнення бланка з використанням вбудованих довідників (реєстрів), так звані “табличні форми” і експорт даних у специфічному форматі. Найкращим прикладом для розгляду таких особливостей, є процес підготовки Форми № 1ДФ “Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку”, оскільки їй притаманні всі ці особливості.