Система и функции учреждений Федеральной архивной службы

Менеджмент в архивах.

       В современном мире, чтобы быть конкурентно способными, эффективными и готовыми к постоянному развитию, необходимо знать современные методы и технологии управления и уметь ими пользоваться.

       Управление в целом – это общее свойство, присущее технико-технологическим, биологическим и социальным системам:

- для сохранения или поддержания существующих параметров системы;

- изменения каких-либо параметров на величину (+);

- изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. сведения существующих параметров к 0.

Виды управления определяются предполагаемым или реальным объектом управления, при этом существуют:

технико-технологические системы управления (неживые);

автоматизированные системы управления технологическими процессами;

биологические системы (живые);

социальные системы, где главным субъектом и объектом управления является человек.

Именно к последнему виду управления и применяется термин менеджмент.

Менеджмент – это совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования. Здесь мы будем употреблять термины менеджмент и управление в одном и том же значении. Хотя, несомненно, в обоих из них имеются нюансы, связанные со спецификой двух исследовательских традиций – западной и отечественной.

Основными функциями управления на сегодняшний день являются:

организация – предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;

прогнозирование – система и процесс определения вероятностей событий:

научно-техническое;

экономическое;

экологическое;

политическое;

планирование – система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;

координация – взаимная у4вязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам;

работа с персоналом – изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др;

маркетинг – вид человеческой деятельности, связанный с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворению этого спроса;

паблик рилейшнс – связи с общественностью;

инновации – нововведения на предприятиях, в организациях.

Из перечисленных функций наиболее характерные для архивов – планирование, работа с персоналом и маркетинг. Это будет рассмотрено далее.

Система и функции учреждений Федеральной архивной службы.

В систему Федеральной архивной службы России входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Федеральной архивной службе России, а также органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и подчиненные им учреждения. Современная сеть федеральных государственных архивов соответствует административно-территориальному делению страны. Она представлена четырьмя типами архивов: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и различия. Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных источников. Негосударственные архивы включают виды: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий. Муниципальные архивы (архивные отделы) представлены архивами органов местного самоуправления, комплектующиеся документами местных учреждений, организаций, предприятий, а также документами по личному составу.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

Сеть федеральных архивов и их филиалов утверждается Правительством, сеть центральных государственных архивов субъектов федерации, краев, областей, автономных округов в соответствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований. Современная сеть была создана Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1999 года «О федеральных государственных архивах» и включает в себя 14 федеральных архива и один Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ):

Государственный архив Российской Федерации;

Российский государственный архив древних актов;

Российский государственный исторический архив;

Российский государственный военно-исторический архив;

Российский государственный архив экономики;

Российский государственный архив социально-политической истории;

Российский государственный архив новейшей истории;

Российский государственный военный архив;

Российский государственный архив военно-морского флота;

Российский государственный архив литературы и искусства;

Российский государственный архив научно-технической документации;

Российский государственный архив кинофотодокументов;

Российский государственный архив фонодокументов;

Российский государственный архив Дальнего Востока;

Центр хранения страхового фонда.

       Функции Федеральной архивной службы России определяются Положением о Федеральной архивной службе России, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации № 1562 от 28 декабря 1998 г., органов управления архивным делом в субъектах федерации Положениями о соответствующих органах управления и Положениями об архивных учреждениях. Положения о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, являющихся в соответствии с Законом «Об охране и использовании памятников истории и культуры» (1978 г.), Государственным сводом особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации (1994 г.) объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством, о других федеральных госархивах и центрах – Федеральной архивной службой России. Положения о территориальных государственных архивах - органами управления архивным делом этих территорий, а положения о муниципальных архивах (архивных отдела) – органами местного территориального управления.

       «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации архивах» предоставили Федеральной архивной службе России и органам управления архивным делом в субъектах Федерации широкие полномочия по регулированию архивного дела в стране. На федеральном уровне их реализация осуществляется по пяти направлениям:

- подготовка законодательных и высших нормативных актов и распорядительных документов общего или предметного характера, связанных с архивным делом, либо участие в экспертизе таких актов, разработанных другими ведомствами;

- руководство федеральными архивными учреждениями;

- взаимодействие с федеральными государственными органами по вопросам архивного дела;

- взаимодействие с государственными органами управления архивным делом субъектов Федерации в области нормативного и методического обеспечения постановки архивного дела в этих субъектах;

- контакты с негосударственными организациями по вопросам постановки в них архивного дела.

Реализуя свои полномочия по первому направлению Росархив принимал участие в разработке актов высшего законодательного органа страны, актов Президента РФ, актов Правительства РФ. Их большая часть носила общий характер, а также касались организации работы федеральных государственных архивов, регулирования межведомственных отношений в организации архивного дела, решения оперативных вопросов федерального уровня.

В рамках второго направления свои полномочия Росархив осуществляет как административный орган, непосредственно руководя системой федеральных архивных учреждений. Росархив определяет статус и профиль таких учреждений, корректирует планы их работы, контролирует ход и результаты их выполнения, добивается единого методического обеспечения в решении принципиальных вопросов комплектования, обеспечения сохранности, использования архивных документов, регулирует их финансирование, подбирает и утверждает руководящий кадровый состав. 

 Третье направление о взаимодействии с федеральными органами власти по вопросам, связанным с постановкой в них и в учреждениях их систем архивного дела, Росархив реализует в нескольких формах: подготовка совместных организационно-распорядительных документов, обеспечивающих наиболее действенное регулирование оперативных и перспективных вопросов организации хранения, обеспечения сохранности и использования документов, хранящихся в ведомственных архивах, и передачи их в государственные архивы; разработка, согласование и утверждение общих нормативно-методических документов которые обеспечивают необходимые, удовлетворяющие стороны параметры сохранения и обработки архивных документов и тем самым создают преемственность в их трансформации из архивных документов в исторические источники.

Четвертое направление. Процесс федерализации архивного дела России нашло свое конкретное воплощение прежде всего в разработке и принятии в субъектах Российской Федерации собственных законодательных актов, регулирующих постановку в них архивного дела. Опираясь на принципиальные нормы «Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах», эти акты имеют прямое действие, учитывают специфику политического устройства, экономического, социального положения, исторические традиции развития того или иного региона. Органы государственного управления архивным делом субъектов Федерации полномочны определять и решать самостоятельно широкий круг проблем. В их компетенцию полностью входит решение кадрового, финансового, материального обеспечения деятельности подведомственных архивов, изменение системы архивов субъектов Федерации, их профилей, текущих задач комплектования, обеспечения сохранности, использования архивных документов. Взаимодействие с ними Росархива осуществляется в следующих формах. Информирование о важных решениях, принятых на федеральном уровне и косвенно или определенно затрагивающих кадровые, финансовые, материальные, чисто профессиональные вопросы архивного дела, с рекомендациями о возможных действиях на уровне субъектов Федерации позволяет органам управления архивным делом определить тактику и стратегию своих действий и механизмы их эффективной реализации. Поддержка Росархивом разумных инициатив субъектов Федерации перед их законодательными и исполнительными структурами придает им больший авторитет и способствует оперативному решению актуальных вопросов. Ежегодные встречи с руководством архивным делом субъектов Федерации на расширенной коллегии Росархива, дают возможность обсудить широкий круг насущных проблем, аккумулировать положительный опыт и сделать его известным.

Пятое направление. Взаимоотношения государственных архивных учреждений с негосударственными архивами в настоящее время характеризуется высокой степенью неопределенности, объясняемой целой совокупностью причин. Во-первых имеет место непроработанность правовой основы этих взаимоотношений, характера ответственности сторон в решении задач сохранения, пополнения и использования национального архивного достояния. Во-вторых отсутствует удовлетворяющий всех механизм реализации этих взаимоотношений, обеспечивающий, с одной стороны, выполнение государственными архивными учреждениями своих полномочий в отношении негосударственной части национального архивного достояния и не ущемляющий права юридических и физических лиц, владеющих и распоряжающихся негосударственными архивами, - с другой стороны.

       На основании Указа Президента Российской Федерации №314 от 09 марта 2004 года Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство с подчиненностью Министерству культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290 было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве, которым определены полномочия и организация деятельности. Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. Правительство возложило на архивное агентство:

- оказание государственных услуг в сфере архивного дела;

- государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

- обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

       В соответствии с Положением Федеральное архивное агентство ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, что подразумевает продолжение работы архивных органов и учреждений субъектов Российской Федерации по организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации с последующей передачей данных в агентство для централизованного государственного учета. Сохраняется существующий порядок представления отчетно-плановой документации архивных учреждений.

       В соответствии с Положением Федеральное архивное агентство, как и прежде, продолжает осуществлять координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, включая участие представителей агентства в их ежегодных заседаниях.

       Федеральное архивное агентство имеет право давать в пределах своей компетенции разъяснения по вопросам, отнесенным к его сфере деятельности, а также оказывать методическую помощь архивным органам и учреждениям субъектов Российской Федерации в организации их работы с документами Архивного фонда Российской Федерации, что позволяет сохранить практику рабочих командировок работников агентства на места с целью ознакомления с постановкой этой работы и выработки рекомендаций по ее совершенствованию.

       Федеральное архивное агентство остается государственным заказчиком подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)», реализация которой в 2005 году будет продолжена.

       В соответствии с Положением Федеральное архивное агентство не вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

       В Республике Татарстан руководство архивами осуществляет Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан – орган управления архивным делом, на основании Устава утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан № 123 от 14 марта 2002 года. В систему Главного архивного управления при КМ РТ входят:

- Национальный архив Республики Татарстан;

- Центральный государственный архив историко-политической документации Республики Татарстан;

- Центральный государственный архив аудиовизуальных документов Республики Татарстан;

- Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан;

- 44 архивных отдела администраций городов и районов Республики Татарстан;

- Архив по личному составу администрации Чистопольского района и

  г.Чистополя;

- Межведомственный архив по личному составу администрации Елабужского района и г.Елабуги;

- Архив по личному составу администрации Зеленодольского района и г. Зеленодольска;

- Государственное предприятие «Архивист».

Остановимся на основных функциях Главного архивного управления при КМ РТ, это:

разработка прогнозов развития архивного дела, а также планов деятельности архивных органов и учреждений своей системы на краткосрочную, среднесрочную и долгосрочную перспективы;

участие в определении концепции информатизации в области архивного дела в Республике Татарстан, организация создания информационных баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного дела Республики Татарстан;

проведение анализа состояния архивного дела в Республике Татарстан;

разработка предложений к проекту республиканского бюджета Республики Татарстан на содержание архивных учреждений;

осуществление финансирования архивных учреждений в пределах утвержденных ассигнований на соответствующий год;

обеспечение внедрения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Татарстан;

ведение установленного порядка государственного учета, документов Архивного фонда Республики Татарстан независимо от места их хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации, ведение централизованного государственного учета этих документов;

обеспечение установленного порядка отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создания и хранения их страховых копий; представление в установленном порядке сведений по учету в Федеральную архивную службу России;

определение порядка отнесения документов к составу Архивного фонда Республики Татарстан и экспертизы их ценности, категории организаций, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Республики Татарстан; участие в разработке типовых перечней документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и типовых перечней документов с указанием сроков хранения документов;

ведение регистрации специальных разрешений юридическими и физическими лицами на собирание старинных документальных памятников на территории Республики Татарстан, выдаваемых Федеральной архивной службой России по заключению Главного архивного управления, и осуществление контроля за их сбором;

контроль соблюдения установленного порядка передачи документов на постоянное хранение;

осуществление контроля за сохранностью и использованием архивных документов;

осуществление контроля за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе архивов по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти и управления, государственных учреждений, а также организаций иной организационно-правовой формы на основе договорных отношений;

осуществление ведомственного контроля за соблюдением Закона Республики Татарстан «Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах», в том числе организация и осуществление проверки выполнения организациями независимо от их ведомственной принадлежности требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и ведение документов в делопроизводстве;

контроль деятельности государственных архивов по привлечению внебюджетных средств, в том числе за реализацию платных работ и услуг;

обеспечение регулирования развития архивного дела в Республике Татарстан;

осуществление координации деятельности подведомственных государственных архивов и организаций, обеспечение их функционирования, а также координации деятельности органов управления архивным делом в городах и районах республики;

рассмотрение и решение вопросов распределения архивных фондов между учреждениями своей системы;

организация комплектования и хранения документов Архивного фонда Республики Татарстан в государственных архивах;

реализация преимущественного права государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Республики Татарстан по соглашениям;

осуществление координации деятельности органов государственного управления, государственных учреждений, организаций и предприятий в сфере архивного дела и ведения документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

организация полного и своевременного обеспечения органов государственной власти и управления, физических и юридических лиц информацией о составе и содержании документов Архивного фонда Республики Татарстан;

организация безвозмездного обеспечения органов государственной власти и управления Республики Татарстан документированной ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими властных полномочий, принятия и реализации управленческих решений, координация работы по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективности использования архивных документов;

совместно с Федеральной архивной службой России рассмотрение и решение вопросов хранения, комплектования и использования архивных документов, являющихся федеральной собственностью и находящихся в совместном ведении Российской Федерации и Республики Татарстан;

организация экспертизы научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в государственных архивах;

определение порядка использования документов в государственных архивах, согласование порядка использования документов в ведомственных архивах;

организация экспертной оценки, подготовка необходимых материалов для принятия в установленном порядке решения о временном вывозе юридическими и физическими лицами за пределы Республики Татарстан документов государственной части, а также уникальных и особо ценных документов негосударственной части Архивного фонда Республики Татарстан;

организация внедрения в практику работы архивных органов и учреждений наиболее рациональных систем хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принятие мер по материально-техническому обеспечению непосредственно подведомственных архивных учреждений;

организация повышения образовательного и профессионального уровня работников архивных органов и учреждений своей системы, работников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений организаций;

участие в установленном порядке в разработке, заключении и выполнении отраслевого (тарифного) соглашения в качестве представителя работодателя от лица подведомственных государственных архивов при условии делегирования ими Главному архивному управлению при Кабинете Министров Республики Татарстан соответствующих полномочий; содействие работникам архивных органов и учреждений своей системы в решении вопросов улучшения их условий труда и социальной защиты;

организация и осуществление контроля своевременного рассмотрения предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц, а также приема граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, в архивных органах и учреждениях системы и принятие по ним необходимых мер;

осуществление в установленном порядке деловых связей с архивными учреждениями государств-участников СНГ, а также зарубежных стран, участие в работе международных организаций по архивному делу и делопроизводству;

организация выявления и приобретения представляющих интерес для Архивного фонда Республики Татарстан архивных документов, находящихся за рубежом, в установленном порядке осуществление взаимовыгодного обмена документированной информацией;

определение номенклатуры платных работ и услуг, оказываемых государственными архивами и предприятиями юридическим и физическим лицам;

обеспечение подготовки и внесения на рассмотрение Кабинета Министров Республики Татарстан проектов правовых актов и нормативных документов по архивному дела и организации документов в делопроизводстве, предложений о развитии архивной службы;

организация реализации федеральных и республиканских программ развития архивного дела и выполнения основных направлений деятельности архивных органов и учреждений своей системы;

осуществление межотраслевого организационно-методического руководства работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе архивов по личному составу;

координация и направление научно-исследовательской и методической работы государственных архивов; участие в работе зонального Научно-методического Совета учреждений Приволжского Федерального округа; разработка мер по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения, археографии в практику архивного дела;

разработка и в установленном порядке утверждение обязательных для исследования нормативно-методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

оказание содействия собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании этих архивов;

организация издания архивных документов, справочно-информационной литературы о составе и содержании документов Архивного фонда Республики Татарстан:

осуществление по поручению Кабинета Министров Республики Татарстан других функций в пределах предоставленных ему полномочий.