Организация эффективного делопроизводства на предприятии

Цель практической работы:

Научить эффективной организации делопроизводства на предприятии посредством документационного обеспечения.

Ожидаемый результат:

Навык по разработке документов, способствующих организации эффективного делопроизводства на предприятии.

 

Описание ситуации. Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей.

Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство – один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

Постановка задачи. Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Делопроизводство - это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами. Для осуществления делопроизводства необходимо разработать Инструкцию по документированию управленческой деятельности.

Инструкция по документированию управленческой деятельности создается для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения для документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами; типовые сроки исполнения документов на предприятии; маршруты движения наиболее важных документов; система контроля за исполнением документов; особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну; правила регистрации документов; типовые формы документов.

Необходимо разработать рекомендации по составлению Инструкции по делопроизводству в организации, включающей также и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.

Примечание. При разработке инструкции по ОДОУ (делопроизводству) в организации необходимо обратить внимание на:

1. Какие виды бланков для документов вводятся в организации.

2. Состав справочных данных об организации на бланках.

3. Порядок бланков документов, их формы.

4. Состав отметки для автоматического письма документов в памяти компьютера.

5. Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации.

6. Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделения.

7. При наличии у организации законных прав на размещение Герба РФ или Герба субъекта Федерации – требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с гербами.

8. Порядок проставления реквизитов «Отметка об исполнителе».

9. Порядок контроля исполнения документов.

10. Типовые сроки исполнения документов.

11. Порядок контроля исполнения документов.

12. Типовые сроки исполнения документов.

13. Перечень документов, по которым требуется составление не только компании, но и отпуска.

14. Признаки оригинальной подписки на документах и порядок использования подписи-факсимиле.

15. Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, сама номенклатура дел в качестве приложения к Инструкции.

16. Положение об экспертной комиссии по делопроизводству.

17. Перечень документов, требующих утверждения и заверение печатью, а также указание места размещения печати.

18. Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов.

19. Порядок визирования документов должностными лицами организации и состав визирующей надписи.

20. Должностная инструкция ответственного за документационное обеспечение управления и других лиц, для которых работа с организационно-распорядительными документами является основным видом деятельности.

21. Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и другие виды ограничения доступа.

22. Документооборот по важнейшим сквозным документам.

23. Словарь слов, содержащих трудности при написании.

24. Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки.

25. Система кодировки подразделений и должностных лиц организации.

26. Перечень нерегистрируемых документов.

27. Указание, что при наличии нескольких исполнителей у документа, согласно резолюции, ответственным за исполнение документа в целом является лицо, чья фамилия идет первой в списке исполнителей или подчеркнута.

28. Особенности и примеры составления конкретных видов документов.

Методические указания. Студенты должны выбрать один из выше перечисленных вопросов, изучить его содержание и сформулировать рекомендации по использованию данного вопроса при составлении Инструкции по делопроизводству.

Для составления Инструкции предлагается использовать образец Приложения 11.

Самостоятельная работа. Для проведения практического занятия по теме: «Организация делопроизводства по документам, содержащим коммерческую тайну» необходимо изучить раздел «Особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну». В подготовке к практическому занятию студенты могут использовать информацию из следующих источников: Закон РФ «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, Гражданский кодекс РФ (ст.139), Трудовой кодекс РФ (пп. «в» п.6ст.81, п.7 ст.243), Уголовный кодекс (ст. 183), учебные пособия, указанные в перечне практикума.