Документы, передаваемые средствами электросвязи

Телеграмма - документ, передаваемый по телеграфной сети. Телеграмма содержит  следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.

В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Существует ряд степеней срочности телеграмм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т. д.

Текст телеграммы печатают прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.

Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб. Словами пишутся такие знаки: - (минус), + (плюс),! (восклицательный знак), № (номер),? (вопросительный знак), % (проценты) и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между цифрами не ставят.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, переда­ваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосред­ственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).

Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

• наименование и адрес организации-отправителя;

• дата отправления;

• номер телекса;

• адресат;

• текст;

• подпись.

Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу те­лекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу инфор­мации. С другой стороны, язык телекса мало чем отличается от языка письма. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключи­тельная формула вежливости, как правило, сохраняются знаки препинания.

Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором указыва­ется информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения.

Телексы печатаются латинским шрифтом. Для записи русских букв латински­ми используется специальная перекодировочная таблица.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса означает ожидание ответа.

Факсограмма (телефакс, факс) - это получаемая на бумажномносителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой - в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

 Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

 Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочно­го оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изме­нениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п.

Реквизиты телефонограммы:

• наименование организации — автора телефонограммы;

• наименование вида документа;

• дата и время передачи;

• адресат (наименование организации, куда передается телефонограмма);

• текст;

• подпись.

Кроме того, в телефонограммах обязательно указывают:

• наименования должности, фамилии, имена и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму;

• номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.

Телефонограмма должна быть подписана руководителем предприятия или от­ветственным исполнителем.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил:

• вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид документа;

• после передачи текста нужно записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи;

• при передаче текста указываются все знаки препинания.

  При приеме телефонограммы необходимо:

• записать название фирмы — автора телефонограммы и номер ее телефона, текст телефонограммы, должности, имена, отчества и фамилии лиц, подпи­савших и передавших телефонограмму, дату и время приема;

• во избежание неточностей или ошибок принимающий должен повторить за­писанный текст телефонограммы передающему лицу.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагает­ся список адресатов и номера их телефонов.