Язык и стиль служебных документов

Стиль − это особенность языка, проявляющаяся в отборе, со­четании и организации языковых средств в связи с задачами об­щения. Различают такие функциональные стили, связан­ными с той или иной сферой деятельности человека, как публи­цистический, научный, художественно-литературный, разговор­но-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет за­фиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии − ос­новного компонента любого функционального стиля. Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содер­жанию, по объему и языковому выражению. Стиль офи­циально-делового общения людей в разных сферах жизни: эконо­мической, социально-политической и культурной − сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точнос­тью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

Официально-деловой стиль − это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.

Функция делового стиля заключается в том, что он придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.

Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:

1. Официально-документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основной жанр − это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.

2. Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.).

Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально-деловом стиле высок уровень общения и в то же время конкретизация, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является также широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально-деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.

Основными особенностями языка служебных документов являются следующие:

1. Употребление канцелярских штампов − воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив...).

2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).

3. Введение специальной терминологии, не имеющей синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация...).

4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо   составляется (не пишется, не направляется, не посылается).

5. Преобладание имен существительных.

6. Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).

7. Большинство форм глагола выступают в значении долженствования (считать, обязать).

8. Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола.

9. Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела).

10.  Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части).

11.  Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.

12.  Использование прямого порядка слов в предложениях.

Деловой стиль − это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пи­шущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важно­сти, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением – с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конст­рукция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важ­ности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязательно выполнить то или иное предписание.

Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для официально-делового стиля важнейшей являет последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к oпределенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление − это тексты, авторы которых преследуют конкретные цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должна быть ясной и убедительной.

Рассмотрим лексические и грамматические проблемы, которые -возникают при составлении и редактировании официальных текстов.