2020-09-26
182
13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются в Администрации города децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.
Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел в целом в Администрации города осуществляется отделом документационного обеспечения, а в структурных подразделениях – ответственными за делопроизводство.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов;
- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2».
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, формируются в одно дело с протоколом и являются приложением к нему.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
13.2.2. Оформление дел - подготовка дел к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится специалистами структурных подразделений, отвечающих за формирование дел, при методической помощи и под контролем ответственных за делопроизводство соответствующих структурных подразделений и отдела документационного обеспечения.
Дела в Администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
При заведении дела исполнителем, ответственным за формирование дела, на обложку выносится:
- наименование структурного подразделения;
- наименование отдела (если он имеется);
- индекс дела по номенклатуре;
- заголовок дела по номенклатуре;
- срок хранения дела.
По окончании года проводится завершение оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, законченных делопроизводством:
- документы внутри дела систематизируются в прямом хронологическом порядке (самый ранний документ должен быть расположен в начале дела, а самый поздний – в конце). Из дела изымаются все черновики и дублетные материалы, металлические скрепления (булавки, скрепки);
- все листы дела, кроме внутренней описи и листа – заверителя, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа сверху вниз.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
- в необходимых случаях, составляется на отдельном листе внутренняя опись документов дела (Приложение № 21);
- составляется лист - заверитель дела (Приложение № 22);
- заголовок дела на обложке, предусмотренный номенклатурой дел, уточняется в соответствии с требованиями установленных правил описания документов.
Все дела постоянного хранения и по личному составу подлежат обязательному переплету с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
Работы по организации переплета этих дел осуществляет отдел документационного обеспечения и руководители структурных подразделений, самостоятельно передающих документы на муниципальное хранение.
Оформление обложек дел постоянного хранения и по личному составу осуществляется по установленной форме (Приложение № 27) после включения дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК управления архивами Свердловской области
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
13.3. Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до включения дел постоянного хранения в описи дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение одного года, а затем сдаются в отдел документационного обеспечения, в самостоятельных структурных подразделениях - ответственным за архив.
Дела постоянного хранения и по личному составу после внесения их в описи, хранятся в отделе документационного обеспечения (ведомственном архиве аппарата Администрации города), а в структурных подразделениях – у ответственных за архив, в условиях, обеспечивающих сохранность дел.
Постановления и распоряжения Главы города до передачи в отдел по делам архивов хранятся в отделе подготовки и контроля исполнения правовых актов Главы города в запираемых металлических шкафах.
Документы постоянного хранения о приватизации жилого фонда хранятся в ведомственном архиве управления по жилищной политике.
Выдача дел постоянного хранения и по личному составу из ведомственных архивов структурных подразделений Администрации города, в том числе отдела документационного обеспечения, во временное пользование сотрудникам структурных подразделений производится под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Управляющего делами или руководителя самостоятельного структурного подразделения по актам.
Постановления и распоряжения Главы города во временное пользование не выдаются.
Изъятие документов из дел постоянного хранения не допускается.
14. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
Документы Администрации города являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на муниципальное хранение в городской исторический архив.
Для временного хранения этих документов (в течение 5 лет с момента их завершения в делопроизводстве) в отделе документационного обеспечения Администрации города, структурных подразделениях создаются ведомственные архивы.
Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив включает работу отдела документационного обеспечения и должностных лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
